机关事业单位档案管理创新与改革探讨

文/威海市专业技术职务评审中心 于珊

机关事业单位档案管理创新与改革探讨

文/威海市专业技术职务评审中心 于珊

机关事业单位档案管理工作普遍存在档案利用率低、管理手段落后等问题，大大制约了档案在机关事业单位中发挥的效用。所以在进行档案管理的过程中，机关事业单位要遵循规范、灵活的统一原则、制定与执行并重的原则，用以促进机关事业单位内部社会信息的完善。本文主要对机关事业单位档案管理的创新与改革进行了探讨，并提出相应策略，用以提高档案管理的有效性。

机关事业单位；档案管理；创新；改革；分析

档案管理工作的内容包括收集、分类、统计、检索、编目和开发利用等，是一项对信息处理能力、综合分析能力要求较高的工作，它能够将大量档案信息资料系统化、标准化和优质化，从而为相关对象提供高效的档案利用服务，最终满足社会档案管理的要求。

一、机关事业单位档案管理的现状

（一）档案管理手段非常落后。随着网络时代的到来，互联网技术在全球占据了重要地位。互联网技术具有兼容性强、快捷等特点，所以被广泛应用于各个领域并取得一定成绩，尤其在信息处理方面十分突出。但是，目前仍有部分机关事业单位不懂利用计算机网络技术提高档案管理的效率，且不积极创新与改革管理模式，依然沿用传统的人工管理，对档案的稳定性十分不利，同时出错率极高，大大制约了档案管理的发展。此外，部分机关事业单位并未设立专门的档案管理室或设备老化、储存环境、条件相对简陋等，增加了档案管理工作的困难。

（二）档案资源的开发利用工作不够完善。档案管理的质量取决于档案资源的开发利用。但遗憾的是，许多机关事业单位并未意识到这一点，认为只要档案资料得到有效保存、档案不丢失、磨损就实现了档案的有效管理，最终导致档案的真正价值没有得到充分挖掘、发挥。

二、机关事业单位档案管理应遵循的原则

（一）规范、灵活相统一原则。机关事业单位属政府部门，具有较高的社会地位，因此在进行机关事业单位档案管理工作中要严格遵循规范、灵活相统一的原则，有利于促进档案管理系统的统一化，规范化和标准化。由于每个机关事业单位的管理特点不同，所以采用的档案管理模式应根据本单位自身特点、工作性质确定，不能照搬兄弟单位管理模式或直接借鉴优秀单位的档案管理模式，而是应该结合本单位的管理目标进行档案管理方式的探索与创新，并在实施过程中不断完善与改进，从而构建一套适合本单位发展、能够有条不紊开展档案管理工作的档案管理办法。

（二）制定、执行并重原则。许多机关事业单位经常制定了档案管理体制后不重视执行的有效性，最终导致档案管理工作没有取得突破性进展。因此，机关事业单位要重视制定、执行并重原则，只有在执行过程中不断创新与改革档案管理模式、对工作特点展开全面分析与总结，才能制定出更科学、合理化的档案管理制度。一旦建立管理体制，全体人员必须严格执行，首先机关事业单位要确定档案管理制度是否能够满足实际管理的要求，管理制度是否趋于人性化、合理化。其次设置专职管理人员督查档案管理制度的落实情况，用以提高档案管理的效率，真正发挥档案在机关事业单位发展中的职能。

三、机关事业单位档案管理创新与改革策略

（一）培养专业的档案管理人员。档案管理是一项技术性较强的工作，管理人员需要具备较高的专业水平和职业素养。首先，专业的技术水平、组织领导能力是决定档案管理工作质量的关键，因此，招聘技术过硬的人才加入档案管理队伍至关重要；其次，档案数据量庞大，技术人员想要做好动态数据与静态数据的分析与整合，就必须实时掌握相关信息的处理方法和技巧，而定期对管理人员进行培训教育有利于提高人员的业务管理水平，因此培养专业的档案管理人员至关重要。应注意以下两个方面：1.培训不仅只是学习理论知识，还要注意理论与实践的结合、实施；2.适当引入科学的激励机制，有利于激发员工的工作热情与积极性，对迅速提高员工的工作效率、工作质量有重要帮助。

（二）强化信息化建设，提高档案管理工作质量。与传统的档案管理模式相比，现代信息化档案建设不但可以弥补纸质档案在保存、调阅、检索方面的不足，还可以促进档案信息的交流与共享。首先，将信息化管理手段引入档案管理工作当中，不仅能够将大量分散的档案信息、资料得到快速查询、关联和共享，还可以通过互联网实现更新、上传下载等，真正做到准确性高、方便快捷地管理。同时，信息化档案管理模式有利于促进各机关事业单位间、部门间的交流与合作，在一定程度上提高了档案资源的利用率。其次，纸质档案的储存环境十分讲究，稍有不当便会造成纸质文档的损坏。而信息化档案管理不轻易受到自然因素的影响，有利于提高档案信息的稳定性，且电子档案保存寿命较长，是保护信息价值、促进档案安全、节约大量空间的有效途径。

（三）完善档案管理制度。可行性强的档案管理制度是开展档案管理工作的重要依据。在新时代的发展背景下，机关事业单位的档案管理办法必须符合国家法律法规、相关规章制度要求，且对创新档案管理工作有指导性意义。其次，基于人员是档案管理工作的主体，所以创新档案管理办法要充分考虑体制的平等性、约束性，应将工作人员的合法权益作为保护重点，无论是基层人员、领导者都具有约束力。此外，良好的档案管理制度还要起到“模范”的作用，不仅要奖惩分明、还要强调执行过程的公平、公正性。

［1］李云华.机关档案管理的创新发展路径探索［J］.劳动保障世界，2016（15）.

［2］王克伟.新时期的机关档案管理工作分析［J］.劳动保障世界，2016（15）.

［3］孙丽萍.浅析机关档案管理工作中存在的问题及对策［J］.办公室业务，2016（13）.