浅析中职学校的档案保护

吴晖

【摘要】随着中职学校档案信息化建设的不断发展，对档案资源的开发、利用、要求越来越高。因而，档案信息资源如何及时、有效的安全保护，最大限度地延长档案资料的寿命，是当前档案工作者们亟需解决的问题。

【关键词】中职学校；档案保护；档案保护技术；信息化

档案保护工作是档案工作的重要组成部分，也是中职学校档案工作者的基本职责。档案具有原始性和唯一性，是一种不可再生的信息资源，它是中职学校建设发展历史的真实记录，随着信息技术的不断进步，各种形式的信息载体不断涌现，必须采取积极、稳妥、有效的安全保护措施，做好中职学校档案的安全保护工作，维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命，发挥档案的整体功能和价值，为中职学校建设与发展提供优质服务，推动档案事业不断向前发展。

一、档案保护在中职学校建设发展中的作用

（一）文化传承

中职学校在发展的过程中，拥有了许多历史留存和实践得来的文化资源，其中富集着学校发展史、人才培养优势和众多的文化成果，让我们能在教育体制变革的形势下，历史优势资源能完整地利用和借鉴发挥了重大作用，为中职学校的全面发展奠定了丰富的资源基础。

1.档案信息。档案信息资料是中职学校档案收集、整理、归档的相关资料，记录着整个学校各项管理信息的全过程，利用档案信息资源能保证学校教育教学和各项管理的顺利进行，在整个教学、科研、管理中发挥着积极的作用。

2.档案资源。档案是科学研究的基础，而中职学校档案真实地记录了学校历年来艰苦创业曲折发展的实践过程，记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等活动中积累的宝贵经验和重要的知识信息，为学校丰富学科门类、学术研究和科研工作提供了大量的图书情报资料和科技信息，特别是中职学校学术成果档案记载了全校师生历年来的学术论文、著作等学术成果，记录了他们在教学、科研活动中形成的大量有价值的事实、数据，总结了他们在科研教学活动中成功和失败的经验，蕴藏着丰富的知识资源，是知识继承和创新的基本条件。

3.档案服务。中职学校档案部门是为满足学校各部门和社会各领域对学校教学管理、专业设置和实习就业的需求，充分发挥其有价值的知识信息为社会服务。当前，档案部门从被动变为主动，从后台走向前台，充分发挥档案信息资源的优势，提供创新形式多样化的特色档案信息，为满足学校教学、科研和社会对其日益增长的需求，在很大程度上扩展了档案信息的社会服务化。比如说作为学校的信息资源可以作为决策的直接论据来源和预测未来的背景材料；对外开放可以吸引有需求的人和研究人员到档案部门来利用档案，进行学术研究。

（二）文化创新

不论是高校还是中职学校，文化传承与创新是密不可分的，传承是基础，创新是动力，没有传承就不可能产生创新。学校档案创新，要把学校图书、档案和校园网资源有效结合，充分利用校园网建设的平台，为师生提供方便、快捷的优质服务，丰富校园文化建设，让师生能够通过不断的学习研究去引领文化传承创新，继承传统而不保守，视野开阔而不盲从，始终坚持与时俱进适应时代发展需要。

（三）文化升值

中职学校档案的信息资源都是有价值的，它包括两种价值即文化价值和社会价值，文化价值是自身存在的历史价值，而有可能发挥出来的是它的社会价值，只有最大程度地发挥其社会价值，才能创造出合理的价值取向和经济效应。只有对这些收集、整理、保管、鉴定、统计得来的原始積累资料进行充分利用，才能体现出中职学校档案的利用价值。档案的价值就是其利用价值，且利用价值是随着时间的推移而增强的，只有充分利用档案资源，才会让档案价值得到充分的显现。

二、新时期中职学校档案保护工作

档案保护工作是一项专业性技术工作，即延长档案使用寿命的一系列的技术工作，如库房温度控制与调节，防光、防有害气体与防尘，有害生物的防治，库房建筑，档案修复技术等。因而，中职学校档案如何被及时、有效地安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等一系列问题也就成了档案保护工作的重要部分，迫切需要我们档案人员去解决档案保管及利用的安全问题，档案能否安全保存下去起着决定性的作用。现就中职学校如何做好档案保护工作概括如下几个方面：

（一）提高档案保护意识

当前，一些中职学校对档案管理工作认识不足，存在一定误区，认为档案管理工作只是简单的抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校重要工作的一部分。一些学校领导只重视教学工作和其他管理工作，学校上下都没有档案保护意识，认为都是些无关紧要的辅助工作，只要“守好摊”就行了。这样的思想意识严重影响到档案工作的滞后，致使相关文字材料、图片资料、实物档案等不能主动上交存档，造成原始档案材料采集不及时和不完整归档。只有把档案保护工作纳入到目标管理考核工作中来，提高档案工作在学校管理工作中的地位，积极争取领导对档案工作的重视和支持，才能做好档案保护工作。

（二）提高档案人员素质

学校必须配备专职的档案管理人员，负责学校档案材料收集、整理、归档、查阅工作，使日常工作中形成的档案材料能及时完整归档。以便让具有保存价值的档案材料，能有效地为领导决策、教学、科研提供准确、完整的信息资源。档案管理工作的好坏，取决于档案人员的专职水平，一方面要有责任心，能吃苦耐劳；另一方面就是要注重自身专业水平的提高，要通过在实践中的学习和参加档案管理培训等方式，以求达到熟悉和掌握科学、规范管理要领和方法，来提高工作实效和档案质量。达到

（三）提高档案投入

中职学校应设置专门的档案室，配置专用的档案库房。一般库房应选择在楼层高的位置且通风条件好、能遮阳的地方，整个库房的设计应符合国家档案保管库房的标准要求，以达到符合保护档案的条件。同时也要根据学校的条件配置相关的设备设施，如自动报警与灭火装置、杀菌设备、扫描仪、消毒机，还可根据温、湿度对档案的影响添置温湿调配器、空调等，特别是根据库房的面积位置来选择合适自己学校档案存放的密集架，也可根据新型载体的种类配备不同的柜架来贮存声像资料、光盘、胶片，以便于对这些载体档案信息的保护。在当前信息化时代，电子档案产生的同时需借助计算机系统来存贮和读取，通过网络来访问是必然趋势，故中职学校也要添置配套的计算机和相适应的网络系统，为日后的无纸化管理奠定相应的基础。

三、新时期档案保护技术的应用与发展

中职学校的档案形式有文字、声像、图文等，为保证档案材料的完整，保证学校档案质量，迫切需要对档案资料进行保护。

（一）传统纸质载体的保护及保护技术的应用

传统收集、整理、归档的文件以纸质为主，纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。由于纸质档案在整个档案形成的过程中会受到紫外线和温湿度的危害，复印、扫描带来的损失，还有人为破坏、传阅丢失等客观因素的影响，会导致纸质文件不能永久性保存。特别是纸张的耐久性在一定的条件下，如高温、高湿酸、酶、氧化剂的腐蚀，可发生水解和氧化反应，会导致纸质文件不能长期或永久保存。但只要我们运用现代科学新技术、新成果，对纸质档案进行防光、防霉、抗氧、去酸、去湿等技术处理，就能使处理过的纸质档案抵抗外界不良环境的能力有显著的加强；另外，纸质档案信息褪化或字迹渐变模糊的情况下，可以采用先进的恢复剂、保护剂和固色剂来防止纸质材料上的信息褪化、模糊。比如陕西省档案馆李玉虎研制的扩散、褪色复写纸、圆珠笔字迹恢复剂和褪色蓝黑墨水固色剂都是效果明显的保护剂。

（二）电子档案新型载体的保护及应用

随着电子技术的发展，电子文档也应运而生。电子文档的载体材料是磁性物质和光盘等新型载体，新型载体具有双重性，一是载体本身，二是所载信息。由于受电子文档载体制成材料的不稳定性，新型载体比纸张更容易受磁场、霉菌、库房温湿度、有害气体、烟尘等外界因素的破坏，特别是不可忽视的电脑病毒，最易导致所记录的信息更易被破坏，影响数据的正常读取和数据信息，使电子文档失去保存价值。对新载体的这种特性，需以科学的保护技术手段入手来保护所载信息的永久性和稳定性。国

1.纸质档案被电子档案所取代。在学校的日常档案管理中，电子文档应用越来越多，出现了纸质文档和电子档案并存的现状。档案人员在备份保存纸质档案的同时，必须对电子档案进行拷贝和加密，为了保护电子数据的安全性应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份并分开保存，为防止自然灾害等特殊情况，还要对重要档案资料采取异地备份和保存，以防档案信息任意更改和丢失。同时还需让电子档案保持中性格式化，具有兼容性，以便于信息可以在不同时期的计算机上读取和载体之间进行转移、传阅。

2.电子档案的多样性。中职学校除了文字材料还有图像、视频、音频等形式多样的原始资料。不同载体的保护方式是不一样的。如照片、照相底片、缩微片、磁带、软盘、光盘等新型载体，这些承载着整个学校的实践点滴和深刻记忆的信息资料，除了对它们进行库房环境优化、选择适当的保管器具和存放位置、正确使用防止误操作等物理技术的保护之外，如：照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长可调节库内环境的pH值，添加必要的防霉剂；照相底片應配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。如果要防止电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。在条件允许时，及时将存贮电子文件的磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，提高档案保护意识，采取有效的档案保护手段，把档案管理提升到一个全新的水平。转贴于中国论文下载中心 http：//www.studa.net 转贴于 中国论文下载

参考文献

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