基于Excel的建设工程成本管理模式

摘 要：建设工程成本管理是工程项目管理的核心内容，本文利用Excel的强大表格和函数功能，对其进行全面真实准确地管理。

关键词：Excel 成本管理 模式

建设工程存在规模大、工期长、多方参与、情况复杂等因素，这些特点决定了建设工程成本管理具有特殊性，财务人员可以利用Excel强大的表格和函数功能，实现对建设工程成本的管理。具体分三部分，第一部分建立工程成本管理模型的样式，第二部分对其进行表格的设置，第三部分建立工程项目资料。

一、对模型样式的建立

3.在Sheet3、Sheet4、Sheet5中分别建立货物合同情况、咨询合同情况、其他合同情况，输入如图2表格里的主要内容，修改“施工单位”为“购货单位”“咨询单位”；修改“累计完成投资额”为“累计购货额”“累计咨询额”；其他合同情况根据具体内容做相应的修改。

4.在Sheet6中建立合同基本信息情况，输入如图3表格里的内容。

5.在Sheet7中建立具体的合同号，如是土建合同，输入如图4表格里的内容；如果是货物合同、咨询合同，修改“施工单位”为“购货单位”“咨询单位”；修改“工程形象进度”为“购货额”“咨询额”；如是其他合同，根据具体内容做相应的修改。

根据工程项目的合同个数，在Sheet7表页后面按一、5.建立多个不同合同号的Excel表。

最后，更改 “Sheet1”为“总体”，“Sheet2”为“土建工程”，“Sheet3”为“货物合同”，“Sheet4”为“咨询合同”，“Sheet5”为“其他合同”，“Sheet6”为“合同基本信息”“Sheet7” 及以后Sheet页为具体的合同号，如“合同号1”“合同号2”……，便于以后信息的查找与核对。

二、对模型进行表格的设置

1.对具体的合同号表格中格式的属性进行设置：全选F列-J列，设置单元格格式为“格式→单元格格式→数字→数值→小数位数（D）：2；选择‘使用千位分隔符（，） →确定”。对表格公式进行设置：单击“D2”单元格，录入“=INDEX（合同基本信息！$A$1：$F$12，MATCH（$C$7，合同基本信息！$D$1：$D$12，0），5）”； 单击“D2”单元格，把光标移动到单元格“D2”的右下角（也就是填充柄的位置），这时光标变成一个黑色的十字架， 向右一直拖曳到需要填充的最后一个单元格，即“E2”，修改公式中的“5”为“6”；单击“J2”单元格，录入“=IF（$H2>$I2，I2，H2）- H2* $I$8”， 向下填充至“J6”；单击“F7”单元格，录入“=SUM（F2：F6）”，向右填充至“J7”。

2.对“土建工程”表格中格式的属性进行设置：全选E列-J列，设置单元格格式为“格式→单元格格式→数字→数值→小数位数（D）：2；选择‘使用千位分隔符（，） →确定”。对表格公式进行设置：单击“C2”单元格，录入“=INDEX（合同基本信息！$A$1：$F$12，MATCH（$B2，合同基本信息！$D$1：$D$12，0），5）”；向下填充至“C6”；向右填充至“D2”，修改公式中的“5”为“6”，向下填充至“D6”；单击“E2”单元格，录入“=IFERROR（VLOOKUP（$B2，合同号1！$C$2：$K$7，4，FALSE），0）+IFERROR（VLOOKUP（$B2，合同号2！$C$1：$K$7，4，FALSE），0） +……”（该工程项目有多少个合同，就加“IFERROR（VLOOKUP（$B2，合同号XX！$C$1：$K$7，4，FALSE），0）”多少个这样的公式），向下填充至“E6”；向右填充至“I2”，修改“F2”-“I2”公式中所有的“4”为“5”“6”“7”“8”，F列-I列向下填充至“F6”-“I6”；单击“J2”单元格，录入“=IF（$F2>0，F2，E2）-I2”，向下填充至“J6”；单击“E7”单元格，录入“=SUM（E2：E6）”，向右填充至“J7”。

3.对“货物合同”“咨询合同”“其他合同”表格中格式的属性、公式进行设置，按照二、2.进行。

4.对“总体”表格中格式的属性进行设置：全选C列-G列，设置单元格格式为“格式→单元格格式→数字→数值→小数位数（D）：2；选择‘使用千位分隔符（，） →确定”。对表格公式进行设置：单击“C2”单元格，录入“=土建工程！E7”，向右填充至“E2”；單击“F2”单元格，录入“=土建工程！I7”，向右填充至“G2”；同样的，“C3”“C4”“C5”单元格，按“土地工程”那栏操作，修改公式中“土建工程！”为“货物合同！”“咨询合同！”“其他合同！”；单击“C7”单元格，录入“=SUM（C2：C6）”，向右填充至“G7”。

5.值得注意的是：IFERROR函数在2003中不能使用，可以用if函数代替；具体的合同号表格（图4）中具体的合同编号只能录入“C7”单元格；如果各表格中行不够，就在已设置的公式栏内插入“行”，增加的公式按照对应的具体表格设置模式进行。

三、建立工程项目资料

财务人员必须对土建合同、货物合同、咨询合同及其他合同条款，包括协议书、通用条款、专用条款和质量保修书，进行认真学习，仔细研究，然后根据合同、工程进度监理报告、工程竣工结算审计报告和货物书面验收书的原件内容分别录入“建设工程成本管理模式”相关单元格。值得注意的是：

1.合同条款中是否有签订合同双方的基本资料，是增值税一般纳税人还是小规模纳税人；合同价款中是否包含增值税税额；提供增值税普通发票还是专用发票；专用发票开具时间与业主单位收到发票时间是否在180天之内及逾期的违约责任；增值税税率是多少；土建合同中预付款保函或履约保函比例或金额是多少；货物合同中质量控制条款的约定等。

2.“建设工程成本管理模式”单位为元；“合同基本信息”中“付款条件”根据土建、货物、咨询及其他合同付款条款的约定分别录入，而土建工程还需按预付款、工程进度款和工程竣工结算款三个付款节点的条件、时间、比例、扣除项目等详细录入。

3.工程进度监理报告是根据土建工程建设期长短，结合工程付款节点，要求监理单位按一定频率提供、有监理工程师签字的工程预算额（即工程合同价款）与已完工工程额，并有业主单位现场技术人员及负责人签字确认；同时要求附工程整体进度照片与局部核心照片电子档，注明时间按顺序存于同一篇Word文档中。单击具体合同号表格中“H9”单元格，插入“超链接→查找范围→选择存照片的Word文档→确定”。建设工程成本管理模式即完成，这种设置可以使财务人员更全面真实准确地对其进行管理，提高工作效率。

作者简介：郭丽霞（1980—），女，汉族，湖南桃源人，桃源县城市建设投资开发有限公司，总会计师。