冶金矿山企业内部职责划分的思考与实践

闫志勇

摘 要：文章针对矿山企业内部各机构的职责划分进行了有益探索。从职责划分应解决什么问题，职责分工的重要意义、如何划分职能，职能如何调整，进行了理论研究，并就某冶金矿山企业进行了实证举例，探索了一条科学的、切合企业实际的职责分工途径。

关键词：企业管理 职责分工 矩阵表

中图分类号：F270 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）05-233-03

职责分工是企业内的一项基础性工作，是组织设计的重要内容，它规划和设计组织中各部门的职能和职权，确定其活动范围和权限，明确其责任。同时，职责分工还是连接组织机构设置与岗位说明书的纽带，一个组织的机构确定后，就须为之赋予相应的职能及相应的责任和权力，使其为企业的发展做出贡献。职责确定后，部门内部就可以设定相应的岗位，提出岗位要求，形成说明书，这样就为配置相应素质的岗位人员提供了依据。

A矿业公司是T钢铁（集团）公司最大的分公司，多年来，在职责分工方面进行了多方探索和有益的尝试，取得了一定成效，为企业的经营发展发挥了应有的作用。科学的职责分工大大提高了企业的整体运行效率和效益，也增强了企业的核心凝聚力和竞争力。

一、为什么要进行职责分工

人们常说三个和尚喝水的故事，这个故事表明，只要有两个以上的个人就形成了“组织”。就需要一定的分工协作，才能发挥“1+1>2”的功效，使五个指头攥成更有力的拳头，产生“整体大于部分之和”（亚里士多德）的作用。

同样，在组织内的上下级之间也应有明确的分工，才能做到各司其职。明朝冯梦龙编写的《东周列国志》讲过一个故事，诸葛亮正在亲自核对账册，主簿杨顒看到后，劝说：“治理国家有一定的规则，上下职权不能彼此侵夺，就如一个家庭内，男仆耕种，女仆缝衣做饭，鸡管报时，狗管看门，牛拉车载重，马跑长途，这个家就井井有条，衣食无忧，结果这家主人忽然要亲自干这些事，结果弄得一事无成，身心俱疲。现在您亲自核对账册，整天汗流浃背，这不仅使自己劳累过度，而且会把各项事务打乱。”这个例子从一个侧面说明一个组织内部合理分工的重要性。

可以说，没有合理的分工，企业内势必陷入职责不清，扯皮推诿，人浮于事，效率低下的境地。亚当·斯密是英国古典政治经济学家，对管理理论最大的贡献是他关于分工的观点，他认为分工是增进劳动力的重要因素。在《国富论》中，他指出，把工作划分为一小部分，这样可以减少工作转化浪费的时间，并提高熟练性和技能，从而提高生产率。他的这个理论，使英国的工业革命插上了翅膀，工作效率大幅提升。法约尔是法国一名管理工程师，在其《工业管理与一般管理》中，确定的管理14条原则首先提到的就是分工、权力和责任。所以说古今中外，只要是涉及组织管理的观点和方法，都把职责分工放在了极其重要的位置加以对待。

通过合理的职责设计，可以理顺流程与其上下左右各个环节之间的关系，消除流程上的梗阻，提高工作效率。同时，通过职责分工的合理性分析，有助于了解组织结构的弊端，并提出改进方案，从而使组织结构适应战略的变化，为下一步岗位说明书的编制和定岗定员提供依据。

二、职责分工的含义及其内容

所谓职责，实际是一个组合词，包含职务、职权和职责（任）三个方面的意思。职务针对的是企业内的单个人，对于一个机构来说，是指职能部门，职责分工的目的就是赋予个人或机构一定的责权，因此职务与机构的确定是职责分工的前提。其次是职权，指与职务相对应的权力，即对人、财、物、法、环、时诸方面的控制、指挥和支配的权力。从根本上说，职权是指组织内部授予的领导下属活动及其行为的决定权，这些决定一旦下达，下属必须服从。第三是职责，指对应于职务和职权承担的相应责任，每一个机构和每个特定岗位在企业中都负责一定工作，具有一定权力，因此也必须有与之配套的责任追究，来作为制约和保证手段，以使权力得到合理运用，职能得到切实履行。

其中，职权跟组织设计中的职位紧密相关，其拥有的大小取决于权力拥有者对资源的占有份额，组织在职责分工的设计中，必须根据任务活动的重要性程度，科学合理地分配这些资源，并使这些资源能够产生最大的效用。在实际的企业管理活动中，职权可以分为：

1.居于某一特殊职位所拥有的命令指挥权。

2.由于个人具备核心专长或高级技术知识而拥有的技术能力职权。

3.个人能够有效地激励、领导和影响他人而拥有的管理能力职权。

一个人（部门）承担一定的责任，必须拥有一定的权力。同样，一个人获取权力的同时就必须负担起责任，这种责任就叫做职责。职责与职权是有区别的。职权是一种权力，其合法性来自于组织中的职位，职权需要围绕职责而展开。另外，职权喻示着下属必须完成被指派的任务，而职责则喻示着下属所完成的任务必须符合上级所规定的标准。因此，权责必须一致，有职权而无职责必然会导致职权的滥用，而仅有职责也必然会导致执行者的无所适从。

三、职责分工如何进行

在职责分工的过程中，经常强调“职责清晰，分工明确”八个字。这八个字具有前后逻辑关系，只有职责全面清晰，分工才能科学合理。职责清晰是前提，分工明确是目的，通过将企业管理中涉及的所有事务进行清晰地描述，分工时才能不漏项、不空白，方能避免职责交叉，分工才能更合理。日常管理活动中，常常发生“有人没事干，有事没人干”的现象。其原因就是由于职责描述不全面，分工方法不科学造成的。

1.职责如何才能做到全面、客观、清晰。职责分工具体操作比较科学的要想使职责做到全面、客观、清晰，首先要考虑职责的来源问题。传统的观点认为职权来源于组织的顶层，即职权的发展由上至下，然后贯穿整个组织。因此，首先要明确企业的中长期战略、当前的目标任务，以及具体的内外部环境。当前无论政府层面和企业层面，都特别强调战略规划，战略规划的任务不在于看清企业目前是什么样子，而在于预测企业将来会是什么样子。战略规划决定了企业前进的方向和途径，因此为了实现这样一个目标，也为了循着这样的途径不断前进，必须将长远的目标现实化，具体化，并将这些细化了的目标分解到相关的部门，才能保证企业的发展战略最终能实现。其次，职能还必须围绕企业当前的任务进行解析，不能只看长远，不管眼前，在实际经营过程中，眼前的任务更紧迫，更应该解决好，如果眼前的事处理不好，长远的目标也就失去了保证。

将企业的战略和当前的目标任务仔细分解就成为企业的管理活动，从人、财、物、法、环五个方面分析，大致有以下一些内容：战略决策管理；财务管理；技术研发，设备管理；制造管理；品质管理；采购管理；人力资源管理；现场管理；市场销售管理。

这些管理活动，基本上涵盖了企业内绝大部分工作，将这些工作逐层展开，简明准确的描述后，就为进一步的分工打下了基础。

2.职责分工如何才能科学合理。什么样的分工才是合理的？要回答这样一个问题，需要提出分工是否合理的判断标准（即分工的指导原则）：在实践中，我们总结出如下六原则：

（1）业务活动无空白，无交叉原则。这是职责分工的基本要求。

（2）责权统一的原则。在职责分工过程中，必须避免有责无权和有权无责的现象，权责要对等。

（3）责任主体唯一，业务活动相互独立原则。这是避免部门之间相互扯皮推诿的基本方法和原则，同时还要保证流程之间的合理搭接，以提高工作效率。

（4）业务流程简约化，高效化原则。这是克服官僚主义的基本手段，也是提高办事效率，使企业管理行为更经济的方法。

（5）与组织的结构体制相适应。组织机构设置大致分为职能型、行政型、矩阵型三种，职责分工要与组织的运行体制相适应，否则会打乱组织的运行秩序。

（6）业务活动的描述要细化到可操作，防止表述不清，产生误解。

3.职责分工的操作方法。问题的思考是一个心智分析的过程，需要对所要研究的对象进行逻辑推理、分析和抽象概括。这个分析与概括的过程，是要遵循一定的原理和“方法论”的。战国后期，著名的外交家苏秦、著名的纵横家张仪，他们运用纵横学说，将天下玩于股掌之间，这个“纵横”实际上就是一个坐标系，一个X轴，一个Y轴，运用到管理实践中就是一个二维表格，表格最有用的用途是能产生对应关系，形成一种类似于函数图形的直观的表达形式。用表格的方法，纵向将职能活动细分，横向将部门铺开，很容易形成对应关系，也很容易筛选出单个部门的所有职责。最早运用矩阵表进行职责分工的是日本的三菱公司，在上世纪八十年代，三菱公司进行内部的安全生产责任制划分即采用此法，此后，ISO9000质量管理体系进行质量管理职责的分配时，也采用了这个办法。操作步骤如下：

第一，先将企业所有业务详细列出，使事物具体化，然后按照不同类别进行分类、归纳，最后汇总抽象，概括出具有代表性的、普遍性的事物特点，就形成了职责描述。

根据企业的中长期战略确定核心任务，即一级职能，结合本企业所处的实际情况，对前述所列管理活动如财务管理、人力资源管理、制造管理等进行修正和补充，形成二级职能；接下来再将每一项活动看作一个过程，按PDCA顺序将其细化为具体的工作，形成三级职能，如计划财务活动细化为预算管理、财务管理、会计管理，而预算管理再细分为全面预算、对标管理、投资管理等业务即四级职能，如下图，形成一种树状结构。

第二，完成职责的分类描述以后，接下来就可明确每一项活动的责任和权力。这样做的最大好处是保证了职责无空白、无重复，同时权责能一一对应。也便于发现和改正职责分解过程中不合理的地方。

第三，然后即可用表格矩阵的形式进行分工，使职能、责任、权力，三者与部门一一对应。如表1所示。

4.职责分工的调整。企业内部，由于新旧业务的更迭，人员的调整，机构的变化，会产生新的职责，也会有旧的职责分工需要重新调整现象。在单项职责重新分配和调整的过程中，需要紧紧围绕职责分工“六原则”进行，尤其是责权统一、责任主体单一、流程高效化、业务经济化等原则要始终坚持。

四、A矿业公司职责分工的实践

从以上所述我们既回答了划分哪些职责，又解决了怎么划分职责的问题，A矿业公司在为机关各部门进行职责划分的实践中，就是按照这个思路进行操作的。

A矿业公司是隶属于T钢铁（集团）公司最大的分公司，主要产品有铁精矿、球团矿、白云石矿、冶金白灰、复合板、铬铁等。下辖三座铁矿山、一个白云石矿、两座石灰石矿、民爆公司。有在职职工7600余人。机关有12个部门，分别为生产部、安全部、设备部、技术部、组织人事部、计划财务部、采购部、宣传文化部、监察审计部以及办公室，共100余人。年产铁精矿粉1000万吨，球团矿200万吨，白云石矿100万吨，石灰石矿130万吨，复合板2万吨。

首先，明确认识集团公司的战略目标及集团公司赋予矿业公司的战略任务，T钢铁集团的战略目标是：建设全球最具竞争力的不锈钢企业，到2015年，营业收入达到2000亿元以上，成为国内一流、世界著名的大型企业集团。围绕这个目标，提出了实施资源战略、多元化经营战略等战略任务。矿业公司作为集团公司实施资源战略的主要阵地，必须围绕资源的获取和开发利用进行职能梳理。因此，赋予的任务就是获取和加工利用资源，低成本的开发利用资源，并且为新矿山的开发提供人员、技术的支持。

其次，内外部环境要求。内部要求包括人员培养、技术革新、安全生产、现场环境改善、生活设施配套、教育医疗配套等方面的内容。外部环境包括地方发展规划限制，周边环境干扰、地域跨度大、环境保护力度加大等方面的内容。

以此作为核心，定义矿业公司的二级职能，从“人、财、物、法、环”五个方面进行考虑，并比照前述九项管理活动进行补充，同时加一些特定的职能如党建工作。得到如表2所示共27项职能：

对以上二级职能按“过程方法”进行再细分，就可得到三级职能，如在人力资源管理方面可细分为：人员招聘、培训开发、考评激励、人员流动、福利保险、外协管理等三级职能。财务管理细分为：价格管理、资金管理、税费管理等三级职能。

在此基础上，将每项业务进行文字描述后，就可得到全公司针对机关部门的完整的职责表，将这些职能用表格的形式分解到相关部门，再将责任和相应的权力进行描述，就得到一张职责分工表，如表3。

根据矩阵表，可以很方便地提取出每个部门的职能，如计划财务部的主要职能为：全面预算管理（全面预算、对标管理、投资管理）；财务管理（固定资产账务管理、价格管理、资金管理、税费缴纳）；会计管理（综合统计、会计核算）。

详细的职能描述有：（1）全面预算管理：一是全面预算。编制公司预算和重点工作，组织预算平衡会议，预算执行情况检查考核；重点工作落实，预算完成情况分析。二是对标管理。对标指标的选定与优化，差距分析与改进跟踪；标准成本制定、检查、考核。三是投资管理。项目投资计划的下达和项目费用控制与监督。（2）财务管理（略）；（3）会计管理（略）。

在企业管理过程中，机构经常调整，业务也经常有变化，职责需要重新调整，因此经常遇到职责分配的困境：一项职责，划分给甲部门合适还是乙部门合适，常常令人无所适从。在实践中，我们也采用表格矩阵的形式，在第一列将判断的标准列示，第二、三列将调整的方案列示，按照标准对所列方案进行对比判断，择优而定。现举该公司矿产品涉外管理一例说明，在矿产品涉外业务中，现状是由各矿组织招投标，但责任主体是生产部，因此导致相互指责推诿，为了理顺职能，拟重新调整职责分工，如表4。

五、结语

老子在《道德经》中说“道可道，非常道”，这个“道”，就是事物的规律，在两千多年前，老子就在努力寻找事物的本源以及事物变化发展的一般规律，并指出了一些基本的思路和方法。儒家学说也讲到“格物、致知、修身、齐家、治国、平天下”，其中“格物”讲的就是将所研究的对象用“窗格”一样的格子来细分，找出其中的规律，这个“格子”其实就指用纵、横两个维度将事物进行剖析。中国还有句话叫“条理清晰”，也包含有这层意思，“条”是指纵向，“理”是指横向，与上述孔子的思想异曲同工。到了近现代，人类研究事物的方法逐步成熟并多样化，一部分规律也已为人类所掌握。在企业管理方面，经过改革开发的几十年发展，中国的企业大量引进和吸收了外国的先进管理经验，逐步探索出适合自身的管理手段，该矿业公司在职责分工——这个企业管理的基础环节的探索也正是对事物自身规律的一种探索，而这种探索也正是在前人理论基础上的一种进步。

参考文献：

[1] 冯梦龙.东周列国志，2003

[2] 亚当·斯密.国富论，2001

[3] [法]法约尔.工业管理与一般管理，1996

[4] 周三多，陈传明.编著.管理学，2000

[5] 王恩亮编.工业工程手册，2006

[6] [美]理查德L.达夫特.组织理论与设计精要，李维安译1999

[7] 林明清编著.工业安全生产知识手册，1984

（作者单位：山西太钢（集团）公司矿业分公司组织人事部 山西太原 030000）

（责编：若佳）