对高校教学秘书工作的思考

杨　柳

(长春师范大学外语学院，吉林长春 130032)



对高校教学秘书工作的思考

杨柳

(长春师范大学外语学院，吉林长春 130032)

[摘要]高校教学秘书承担着基层教学管理工作，其工作能力和质量在教学管理中起着至关重要的作用。高校应加强教学秘书队伍建设，强化评价考核体系，加快教学秘书队伍的专业化发展，从而切实提高高校教学管理水平。

[关键词]高校；教学秘书；教学管理；工作现状

随着高等教育教学改革的不断深化，各大高校逐渐实行二级学院制管理，将部分权力下放到二级学院。教学秘书作为高校教学管理的基层成员，承担着教学职能部门、教师、学生之间信息沟通的重要作用，教学秘书素质的高低直接影响着学校教学管理水平和教学质量。但是，长期以来教学秘书不受重视、任务重、待遇低、晋升空间小等工作现状，严重制约着教学秘书的工作积极性。因此，建立一支稳定的教学秘书队伍成为各高校提高管理水平的重要保障。

1高校教学秘书应具备的素质

1.1高度的责任感和“以人为本”的服务精神

教学秘书是教学管理工作的直接组织者和管理者，负责各项教学任务的具体实施和落实，具有工作内容繁杂、时间性强等特点，其间任何一个环节的疏忽都易酿成教学事故，这就要求教学秘书具有高度的责任感，对待各项工作都要兢兢业业，认真负责，严格遵守纪律，爱岗敬业。教学秘书还是一个服务性的岗位，其工作对象是广大的师生群体，因此在工作中要做到想师生之所想、急师生之所急，用热情、真诚和耐心对待教学管理工作[1]，切实做到“以人为本”。

1.2广博的知识储备

教学秘书日常接触的教师通常具有较高的专业知识水平，这就要求教学秘书有较高的知识储备，加强对所在学院专业知识的了解和学习，熟知各门学科的结构体系、教学大纲、教学计划等，以便协助领导处理教学中出现的问题。同时，教学秘书要自觉加强秘书专业知识的学习，如秘书学、文秘处理、管理学等，并学以致用。另外，教学秘书经常接触学生，因此对心理学、教育学等理论知识要有一定程度的掌握。最后，还要有较高的管理学知识，学习并应用科学的管理方法，提高工作水平。

1.3较高的综合能力

在信息技术日新月异的今天，如何利用网络技术在短时间内将繁杂的工作快速完成，是教学秘书需要具备的能力。这就要求教学秘书熟练使用常用的办公软件，如office文字和数据处理软件、学校教学管理软件、统计软件等，同时还应熟悉复印机、速印机、传真机等工具的使用。教学秘书还承担着辅助教学院长的职责，要经常根据工作需要撰写一些教学公文和会议记录。因此，对应用文写作、文字处理、会议组织等知识也要掌握。另外，良好的沟通组织能力、语言表达能力、调研分析能力、教学创新能力、突发事件的处理能力也是教学秘书应具备的能力。

2高校教学秘书的工作现状

多数高校对教师队伍建设和科研工作极为关注，而对教学管理工作较为忽视。长期以来，教学秘书工作存在的各种问题，严重制约了教学秘书工作的积极性，很大程度上影响了高校教学管理的质量。

2.1工作不受重视，教学秘书队伍流动性大

随着我国高等教育的不断发展，作为高校教学工作的基层管理者，教学秘书的重要性日益凸显。但一直以来，多数人对教学秘书的工作仍缺乏正确的认识和评价，对其在教学管理中的重要性没有给予足够的重视。认为他们不需要专业的知识与技能，只要听从领导的安排就能胜任，干好干坏影响也不大。因此许多高校在教学秘书人员的配置上存在很大的随意性，往往是抽调其他部门人员或聘任专业不对口的人员担任。不受重视引发的失落心理，害怕出错导致的焦虑心理，以及职称、待遇方面的不平等造成的不平衡心理[2]，极易导致教学秘书队伍的不稳定，严重影响教学管理工作的稳定性和延续性。

2.2工作内容繁杂、待遇低

高校教学秘书工作内容繁杂、涉及面广。从内容上看，包括学生的学籍管理、排课、调课、教师管理等教务工作；校内考试、补考、重修等考试安排和成绩管理等考务工作；等级考试和各种竞赛的报名、组织工作；毕业资格审查和学位资格审查，成绩归档等事务性工作。从领导结构看，教学秘书受到学校教务机构以及学院教学院长的双重领导，既要完成学校安排的教学任务，又要听从教学院长的指挥。在一些严重缺编的学院，教学秘书还要兼任科研秘书、研究生秘书、行政秘书等职务，并且许多工作都有时效限制，无论哪一项环节出现纰漏，都可能发生教学事故，因此，教学秘书经常处于紧张忙碌的工作状态中。但是教学秘书的付出和回报大多不成正比，很难看到工作成果，很难进行量化考核。多数高校教学秘书的工资待遇与导员、科研人员、教师等相比通常都是偏低的。

2.3缺乏系统性的专业培训，业务水平不高

目前高校教学秘书普遍存在专业不对口问题，大多数人在从事教秘工作前并不具备相应的教学管理专业知识，缺乏科学的管理方法和手段，对各专业的课程体系和教学计划没有深入了解。繁杂的工作使他们没有充足时间学习相关的专业知识，加之没有系统性的专业培训，以致自身业务水平得不到提高。同时，各校对教秘岗位不同程度的忽视，导致现有的师资配置和培训力度不够，缺乏培养、进修等保障制度，培训的机会较少，多数培训只是短期的业务知识培训。

2.4科研能力不强，职称评定难，晋升空间小

从目前的科研情况看，教学秘书普遍存在科研能力不强的现象，大部分人没有或有较少的科研成果，且形式比较单一，多集中于学术论文，极少有科研项目，少数的研究课题也仅限于市级、校级等，很难达到职称评聘的要求。究其原因，大概分为两种，一是教学秘书日常事务繁忙，没有相对充裕的时间和精力进行教学、科研研究。二是目前各高校关于教学秘书的评聘标准不一，多数高校将教学秘书划分到管理系列，与党政机关人员一起参加评定，由于教学秘书工作很难看到工作成果，工作绩效很难量化，教学秘书的评定处于劣势中。也有部分高校将教书纳入科研系列，将科研成果的多少作为考核标准，而教学秘书没有大量时间投入到科研中，因此也无法与科研人员和教师竞争。由此可见，教学秘书在与同级别的其他各类工作人员相比，在职称晋升方面处于劣势。这也造成了教学秘书的晋升空间狭小，很难有更好的发展。因此教学秘书经常在工作一段时间后纷纷离职，使教学秘书队伍一直处于不稳定状态。

3改善教学秘书工作现状的措施

随着高校教学管理工作的逐步深化，其工作形式和内容发生了巨大的变化，高校教学秘书队伍的建设也需与时俱进。

3.1加强教学秘书队伍建设，改善工作环境

在新的形势下，高校管理者应进一步转变思想观念，改变长期以来对教学秘书“重使用、轻培养”的观念，增强教学秘书队伍建设的责任感，切实地将对教学秘书的培养纳入学校师资培养体系，从教学秘书的切身利益出发，在择优录取、专业培养、收入分配、职称评定等方面制定相关政策，提高教学秘书的工作地位。同时要对教学秘书给予充分的理解和尊重，为他们创造良好的工作环境，激发他们的工作热情和主人翁意识，增强他们的归属感，从而吸引和留住优秀人才，保证教学秘书队伍的稳定性和延续性。

3.2强化评价考核体系，促进教学工作良性发展

教学秘书的事务性工作较多，难以形成量化的评价标准，年终考核往往是没有重大事故就视为合格，而获得优秀的可能性微乎其微，长此以往将造成教学秘书工作懈怠，因此必须制定合理的评价考核体系。首先，要实行岗位责任聘任制，明确教学秘书的岗位职责，确定工作范围，避免出现教学秘书身兼数职的情况，以保证教学秘书有较为充足的时间进行教学管理和科研工作。其次，要建立健全评价考核体系，对教学秘书的各项工作进行量化分析，制定奖惩机制，将考核结果与奖金、职称评定挂钩。对于业绩突出者给予奖励，并在职务晋升上给予优待；对于工作懈怠者视情节轻重给予批评教育或调职、解聘。加强对教学秘书评价考核工作的管理，制定行之有效的奖惩机制，是调动教学秘书工作积极性、激发教秘队伍的活力与创新精神的有效方式。

3.3完善教学秘书培养体系，提高教学秘书的专业水平

随着高校教学管理理念和模式的不断更新，高校管理者应为教学秘书制定系统的培养体系，采取岗前培训、岗位培训、专题培训和业务进修一体化的培养模式。新入职的教学秘书要经过岗前培训才能正式上岗，有经验的教学秘书要发挥“传、帮、带”的优良作风帮助新人；岗位培训则坚持每学期抽出固定时间学习教育管理理论，并将之与实际工作相结合，适时总结经验；同时要有计划地进行短期专题培训；进修学习则是通过交流学习、访学等多种形式，借鉴其他高校成功的教学管理模式，促进教学管理改革的不断深化。同时，教学秘书也要通过主动学习来加强专业知识和能力的培养，结合自身发展方向不断更新和完善专业知识体系，适应高校教学管理发展的需要。

3.4改善科研环境，为教学秘书的科研活动提供保障

高校教学秘书日常工作繁杂，多数时间、精力都投入到教学管理中，很少有时间进行科研活动，同时评职条件不断提高，发表文章的成本也很高，这都造成教学秘书在科研方面产生消极情绪，没有动力从事科研活动。因此，学校可以有针对性地为教学秘书提供教学管理改革项目或科研项目，提供一定的课题研究经费，鼓励教学秘书总结教学管理经验，撰写研究论文，真正把教学管理工作提到新的高度[3]。针对教秘工作量大的难题，学校也可以派勤工助学学生辅助教学秘书工作，一方面可以增加他们的工作经验，另一方面也可以适当减轻教学秘书的工作负担，更利于科研工作的开展。另外，也可以加大科研投入力度，对科研成果丰硕的人员提高奖励，从而促进教学秘书参与科研活动的积极性。

高校教学管理工作面临着新的挑战，教学秘书作为基层管理者在其中发挥着重要作用，各高校负责人应予以充分的重视。只有制定合理而人性化的政策，建立有效的评价考核机制，为教学秘书提供完善的培养体系和充足的科研保障，才能更好地吸收和保留优秀人才，建立一支稳定、专业的教学秘书队伍，切实地提高高校教学管理工作水平。

[参考文献]

[1]刘聪,孙铭娟.高校教学秘书角色探讨[J].卫生职业教育,2013(3):18-19.

[2]刘建凤,刘孟.高校教学管理中教学秘书的工作现状及改善建议[J].黄冈职业技术学院学报,2012,14(3):66-68 .

[3]肖康舒.高校教学秘书队伍的现状与思考——以Z学院教学秘书队伍为考察对象[J].湖南科技学院学报,2014(12):159-161.

[作者简介]杨柳(1985- )，女，教学秘书，硕士研究生，从事教学理论研究。

[收稿日期]2015-12-18

[中图分类号]G471

[文献标识码]A

[文章编号]2095-7602(2016)02-0104-03