关于我国档案信息化建设实施的理论思考

文/湖南理工学院 文科



关于我国档案信息化建设实施的理论思考

文/湖南理工学院 文科

【摘要】档案信息是一项非常重要的信息资源，含有较为重要的数据以及资料。传统的档案信息管理都是依靠手工汇总编辑，工作时间较长，降低了工作效率，而且在档案信息的利用上也不方面，将信息化技术应用到档案的汇总中，能够促使档案信息的重要性最大化地实现。

【关键词】档案信息化；实施；理论思考

现阶段，档案信息化还未有较为明确的定义，对其解释也众说纷纭，有部分学者提出，档案的信息化其实就是将网络化、数字化以及现代化技术作为核心技术应用于档案管理中，对档案资料进行有效的利用以及管理，使档案管理的工作效率得到最大化的提高，使其转变为自动化。虽然这种解释较为片面，但是却有效地诠释了档案信息化建设的核心所在，就是将计算机等先进技术应用于档案的管理中，以提高利用效率。

一、档案信息化建设的内容

（一）实现档案信息的数字化转变。档案信息化必须具备的基础条件之一就是数字化，这是档案信息化目标实现的前提。在传统的档案管理中，主要是以纸张的形式进行统计，还有少量的音频或者视频文件，而将档案信息进行数字化，就是将其转变为电子资料，并制作对应的目录以及形成数据库，方便使用者查看。所占空间较小，存储方便快捷，能够有效实现备份，不易出现损坏以及遗失的情况，使保管的安全性得到提高。

（二）实现档案信息的网络化转变。在科技水平不断发展的今天，人们生活中必不可少的就是互联网，应用互联网技术，能够实现信息的无限制传递与沟通，为档案信息的共享以及使用提供了较大的方便。在档案信息中应用网络化，意在应用局域网建设对档案信息进行管理，促使档案信息的管理效率得到提升，还能够在一定程度上降低资源的浪费率，对于档案信息的完整性以及利用性有了进一步的保障。

（三）实现档案信息的一体化转变。主要针对档案信息的管理以及利用方面，而利用性是档案最大的价值体现。通过上述讨论可以得出，档案信息化的建设提高了档案管理的效率，具有较为积极的作用。

二、档案信息化建设中存在的弊端

现阶段，档案信息化的建设已经取得了一定成就，但是，因其发展起步较晚的原因，还有许多方面尚未成熟以及完善，阻碍了档案信息化的管理。

（一）欠缺网络化协调机构。目前为止，在档案网络化的建设以及资源共享方面的工作，我国仍没有建立较为统一的组织对其进行管理约束，现行的所有档案网站全部都以分散独立的形式存在着，无法实现资源的有效共享，浪费了较多的人力、物力以及财力。

（二）档案信息的数字化以及辅助管理方面仍存在一定弊端。传统的档案信息较多是以纸质版存在，计算机无法实现有效的管理，阻碍档案信息化的有效进行。

（三）会存在档案信息丢失的现象。在对档案信息的收集中，因受到人为主观因素的制约，致使信息收集工作不够正规完整，阻碍了档案信息价值的正常发挥。

三、有效建立档案信息化的措施

（一）加强档案信息网络化建设。档案信息化实现的前提以及物质基础就是档案信息的网络一体化建设，这也同时保障了档案管理工作实现现代化的进程。基于此，各地区有关部门需将自身的档案馆网络建设加以建立并完善，并与当地的政务网络进行连接，使其形成一个较为完整的信息网，使档案信息化建设的进程加快。

（二）加强科学规划措施。秉承科学发展观的理念，保障信息化建设健康稳步地发展，加强对经济欠发达地区的扶持力度，以现有的人力财力为基础，制定有效的规划。

（三）利于经济宏观调控。对经济较为薄弱的地区，加大资金投入力度，以保障档案信息化的顺利开展，领导阶层应积极给予重视，制定相应发展规划，将档案信息化建设的经费放入事业费中，加大对其的资金投入力度。

（四）积极培养管理档案的人才。事业成败的关键就是人才的运用，将懂技术、懂知识的复合型人才应用到档案管理中，对档案人员进行合理分配，能够有效提高档案管理的效率。

四、结语

现阶段，我国各地区的发展水平均存在一定差异，这就决定了档案信息化的建设必须综合考虑国情以及经济的发展水平，以使档案信息化更加符合实际需要，总体来说，我国的档案信息化水平仍处于初期阶段，起步较晚，需加强重视，以加快档案信息化建设，从根本上促进经济的发展。

参考文献：

[1]由玲.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].赤子,2013，(6).

[2]谢晶.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].科学与财富,2014，(2).

[3]汤静波.解析对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].黑龙江科技信息,2013，(1).