如何提升档案在高职院校中的作用

文/宝鸡职业技术学院　豆亚玲

如何提升档案在高职院校中的作用

文/宝鸡职业技术学院豆亚玲

【摘要】本文分析了高职院校档案的作用，提出了提升高职院校档案作用的有效措施，以便更好的服务于广大师生，服务于社会，希望更多的档案工作者能从中得到启发。

【关键词】高职院校；档案的作用；提升；有效措施

随着国家教育事业的不断发展，尤其是《国务院关于大力推进高职教育改革与发展的决定》一出来，高职教育在各个地市得到政府的大力支持，办学规模日益扩大，为国家培养出一大批生产、建设、管理、服务一线的技术应用型人才，与此同时高职院校的档案工作的更凸显出重要性。高职院校的档案在学院建设发展中起承前启后的作用，多数档案的原始记录或知识信息能够满足学院建设发展中的各项需求，为学院的建设发展、改革提供了许多有据可查的最直接、最真实的第一手资料。

一、高职院校档案的作用

（一）档案是学院行政管理和教学业务工作的查考凭据。高职院校档案是由学院行政管理部门和教学业务部门在学院各项工作、活动中形成的各种文件材料及声像资料积累、转化而来的，是各项行政管理工作和学院教学活动的记录，反映了学校行政管理和教学活动的完整情况。记录着学院历史发展的成绩及宝贵经验，为国家教育事业及高职院校的下一步发展提供了强有力的借鉴及参考凭据。

（二）高职院校档案是教育、教学研究的必不可少的有力保障。

档案是记录学院发展及各项研究成果的最原始的资料，其真实可靠性是值得信赖的。在高职院校中各项教育、教学研究工作是必不可少的。学院的档案资料为教育、教学研究者提供了大量真实的教学、实验数据供研究者参考，这样就避免了好多工作重复进行，研究者可以从大量的档案数据中找到规律吸取经验教训，避免走弯路。为广大师生进行教育、教学研究提供了丰富的资源平台，保证了研究工作的顺利进行。

（三）高职院校档案是积累和传播知识的重要载体。人类的文明靠的是文化知识的积累和传播，教育更是如此，高职院校档案的内容涵盖面广，记录了高职院校各个历史时期发展、变化的材料，是历史传承，知识传播和学识发展不可缺少的重要资源。高职院校档案是全院师生知识的源泉，为学院进步发展、教学改革的提供有力的参考资料。

二、提升高职院校档案作用的有效措施

档案的价值是潜在的，高职院校档案馆（室）只有对档案资源进行有效的开发、加工、汇集工作的同时，又要做到主动提供服务，才能使档案的价值得以充分体现。为此，我们在注重档案收集质量的同时要提高档案利用率，并及时分析、研究找出工作中的不足，为高职院校档案作用的发挥创造前提条件。

（一）加大高职院校档案收集力度，确保档案收集效果。充足翔实的材料是服务之本，是提供利用的前提和基础。档案收集的效果应该达到数量充分，质量优化，成分充实，注重特色，才能充分发挥档案的作用，满足学院师生的需求。近年来，由于高职院校大都是由多所中专学校合并产生的，接收进馆的档案大多不完善，没有及时进行重新归整，使得想查查不到，要改变这一现状，就要努力丰富馆藏，制定切实可行的收集方案，进行规范整理。一是选派专业人员经常督促检查各系部单位档案收集和归档情况，明确收集范围，确保档案材料收集要及时、齐全、完整。二是要确保收集渠道畅通，范围广泛，信息灵敏。当然我们对收集到的资料的真实性、可靠性要进行分析，为档案及时准确地发挥功效做好准备。

（二）做好高职院校档案资源开发利用工作。高职院校的档案只有不停地被广大师生借阅、利用才能体现出其价值，因此开发利用档案信息资源是高职院校档案部门建设和发展的主要途径。首先，要建立档案信息网，将不涉密的档案信息网上公布，使用户方便、快捷地查询到所需的档案信息。二要做好编研工作，强化服务意识，提高服务水平，最大限度地满足学院师生对档案信息的需求，更好地为学院建设和发展事业服务。三要做好开放档案的宣传工作，通过各种媒体把不涉密的档案目录和档案全文向学院师生公布，为档案的开发利用创造条件。

（三）注重高职院校档案价值时效性。高职院校的教学、科研档案有其特殊性，其价值与时间的关系极为密切。特别是好多实验参数，其价值是有时限的，有的科研数据可能在一段时期内有较高的参考利用价值，随着时间的推移，这种价值逐渐减小，甚至消失。这就要求我们档案管理人员要对有些时效性强的档案资料进行全面、合理的分析，准确掌握其价值的时效性，适时地提供利用，在适当的时机，提供给档案利用者，以便发挥档案的最大利用价值。

（四）克服影响高职院校档案作用发挥的制约条件。高职院校档案作用的发挥受到以下条件的制约：一是高职院校领导对档案的重视程度不够。由于各高职院校是刚合并产生的，目前也都处于建设发展中，院领导还都没有清楚认识到档案在院校中的重要作用，对档案工作的基础设施投资及专业人员培养不到位。二是档案管理机构不健全。机构不健全导到档案工作无人问津，无人重视。要成立以院长为组长，各科室负责同志参与的档案工作领导小组，形成人人重视档案，支持档案并自觉维护档案工作的体系。三是档案干部队伍不稳定，业务能力较低。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。

高职院校的档案工作是一项长期的战略任务，在当前新形势下我们档案工作者要充分认识高职院校档案的价值，及时有效地开发档案信息资源，积极探索提升档案价值的途径，引领广大师生做好学院的档案收集、管理工作，为学院的发展做出应有的贡献。