浅析非营利组织文秘人员培训

张维霄

摘要：在当今每个行业中都会有文秘的工作，它是一项常青的、不可或缺的职位，对于非营利组织来说也是如此，然而，由于非营利组织的特殊性，公开性和志愿者的流动性，这就要求其文秘人员的素质应该能够去适应非营利组织的特殊性，但是目前的形式来看，文秘人员出现了供过于求和供不应求的双重现象。本文在研究非营利组织文秘特点的同时，对文秘人员培训现状进行剖析，并且分析了非营利组织的文秘人员在培训中所出现的问题，针对这些问题提出了一些建设性的意见，以便更好的发挥培训的效果。

关键词：非营利组织；文秘；培训

在我国，非营利组织作为一个独立的概念在正式文件中基本没有出现过。在我国界定非营利组织应符合以下条件：一、不以营利为目的；二、任何单位和个人不因为出资而拥有非营利组织的所有权，收支结余不得向出资者分配；三、非营利组织一旦进行清算，清算后的剩余财产应按规定继续用于社会公益事业。非营利组织的文秘人员，由于他们工作组织的自身的性质和要求，具有其自身的特点。公共性，非营利组织为了适应社会公众自我管理需要而产生的组织，必然具有公共性的特点，这就要求文秘人员在这一特征下尽可能提供优质的服务。服务性，这是企业与非营利组织的根本区别，这使得文秘人员具有跟多的责任。公开性，使得文秘人员需要有更专业化的人员来担任。复杂性，非营利组织受政府的干预，使得文秘人员进行管理和控制的难度变大。

一、非营利组织文秘人员培训现状

非营利组织工作涉及社会的各个领域，需要大量的文秘人员，而高校承担培养文秘人员教育功能很少，再加上非营利组织发展的时间很短，经验积累的较少。作为非营利组织中的一名成员，就说明其对于组织的企业文化和企业目标是非常认同的。没有特殊情况下，是不会考虑离职的问题的。因此，对现有文秘人员的培训能提高组织的有效性和目的性。

第一，培训与学习的机会指组织都制定了员工有计划的培训或学习以及员工是否有机会参与一些培训或学习包括由政府部门挥着相关组织组织的活动。在调查中，53份有效调查问卷中，有46名被调查有机会参加培訓和学习，占总数的86.8%。在被培训过的46人中，有5人事自费参加的培训。89.1%的非营利组织中的人员培训都是公费进行培训的。在调查中也可以看出短期培训的人大多数与非营利组织的志愿者。对于文秘人员这种专职人员来说，组织对于他们培训的时间还是相对于比较长的。

第二，培训与学习的质量，拥有培训与学习的机会并不一定等于他们的水平得到了有效的提高，这关键取决于培训和学习的质量，这一指标是针对我国普遍存在的在职人员培训和学习流于形式的通病提出的。有调查可知，非营利组织中被培训的人员，认为重要的占28%，回答没有作用的占31%。由此可见，非营利组织中的培训也同样存在于流于形式的通病。这一方面是由于培训与学习流于形式，培训机构受礼仪驱动或者组织迫于各方面的压力是主要的原因；另一方面也有专职人员主动接受培训的意识不强，专业化意识较弱，简单的公费报销费用制度是他们不懂得珍惜培训的效果。而非营利组织中文秘人员的培训属于公费的培训，因此在培训时，文秘人员也有疏忽的现象出现，对公费报销的不珍惜也凸显出来。

二、非营利组织文秘人员培训问题及原因

1、社会方面

社会方面的问题主要表现在非营利组织文秘人员与市场需求不衔接。在非营利组织文秘人员市场同时出现供过于求和供大于求的现象。这一现象的主要原因是目前非营利组织的市场按照素质的不同分为高级文秘和低级文秘。高级文秘能很好的处理好自己的工作事宜，并且在自己平凡的工作岗位上为组织提供更多的帮助。这类文秘人员一直处于供不应求的局面。全国这种人才的缺口在一万人以上，并且这一数据在增长。而低级文秘是素质相对来说比较低，经验比较少，工作一般是基本的事务问题，这类工作的要求比较少，但是从业的人数却是不断的增加。因此能培养出社会需要的高级文秘人员是至关重要的。

2、个人方面

个人方面的问题主要表现在文秘人员的个人素质的差异性比较大。大规模的非正式组织中，如红十字会、自然之家等，他们的文秘人员的素质是比较高的，他们更多的是领导的参谋者，在工作中有十分凸显的成绩。小规模的非营利组织文秘人员，他们的工作是完成比较事务性的东西，很少能发挥自己主观能动性。除此之外，相对于企业中的文秘人员来说，组织中的文秘人员的年龄比企业中的年龄大；在工资上，由于非营利组织的公开性，其人员的工资是相对于企业文秘人员来说是略低一些的；无论是企业还是非营利组织的文秘人员，他们的上级都是自己的领导，自己是一个桥梁，在桥梁的那一面，非营利组织中的文秘人员面对的是流动性比较大，培训不够完善的志愿者或者非营利组织员工。

3、培训机构方面

培训机构对非营利组织文秘人员培训需求分析不够明确，导致不分主次，全部的文秘人员都用着一套的培训的方法和培训的内容，效果不佳；培训的内容往往有一些疏忽，培训流程上的一些忽视，导致培训的效果并不满意；培训过程中的实践性不强。

三、非营利组织文秘人员存在问题的解决方法建议

针对社会方面的问题，非营利组织文秘人员与市场需求不衔接。目前的非营利组织中的文秘人员的素质远远跟不上组织所需要的素质。针对这一问题，需要在培训中对文秘人员素质培训的高度重视，以及将文秘人员在培训中，培训成为一位综合性强的文秘人员。

在个人方面，主要存在的问题有，素质参差不齐、年龄大以及薪资偏低。针对素质问题，是在让文秘人员掌握基本知识的同时，让他们更加明白自己所应该具有的素质，并且加以培养。对于年龄大的文秘人员来说，相对来说创造性会比较弱。针对这一问题，在培训内容上独特性的加上了文秘人员创新的培训。薪资偏低与对文秘人员的培训看似是相违背的一件事情。但是在培训中，对非营利组织文秘人员的行业动态和文化的培训，能够让文秘人员更加了解自己所处的组织的情况以及自身的社会效益所在，这样就能更好的保证文秘人员通过培训以后的自我意思更加提高，从而来实现更多的社会效益。

在培训机构方面，主要存在的问题是需求分析不全面、内容的不全面性、实践性不重视。针对需求分析不全面，我在论文中指出对要培训的文秘人员要做合理的摸底测评，对文秘人员的现在能力做一个测评，了解哪些方面是需要去培训的，哪些方面是合格的，有的放矢对文秘人员进行合理的培训。针对培训内容的不全面，是在培训中不是强制性的要求文秘人员进行培训，而是根据文秘人员的自身情况来进行培训。并且在此基础上，在相同的费用上，让文秘人员选择自身缺陷并且感兴趣的培训内容来进行培训。套餐的设置在费用不变的基础上文秘人员可以根据自己选择培训内容，使得培训的效果更加可观。针对实践性不重视方面，在论文中培训流程设置中，有讲、练、答、模四个方面。这就不仅需要讲师讲述，更多的是文秘人员自己练和模拟和答。这样更加的使得培训的过程文秘人员参与的程度增加，从而增强了实践性。

（作者单位：广西科技大学）

参考文献：

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