浅析计算机技术在办公自动化中的应用

包宇　王明辉

摘要：社会的不断进步，人们工作、生活中往往需要处理越来越多的信息。若办公效率无法提升，对于企业而言必将损失严重。目前，能否实现办公自动化是现代企业处理信息自动化的重要标志，计算机技术在企业中得到广泛应用。计算机技术也因此成为企业日常运营中不可或缺的角色，其在提高办公速率的重要作用也日益显现。

关键词：计算机技术；效率；办公自动化；应用

社会的不断进步，企业要想在发展迅速的社会环境中生存和壮大起来，就必须提升自身的信息处理准确度和效率。当前，办公自动化在企业中得到广泛应用，大大提高了办公效率，办公自动化也因此受到广泛重视。为适应激烈的市场竞争环境，越来越多的企业将计算机技术应用到办公自动化管理体系中来，如OA（Office Automation）等。所谓的办公自动化，就是以计算机为核心，并利用各种软件处理相关数据，并得到相应信息等。办公自动化使信息资源、人员、办公室联系更为紧密，大大提高了工作的效率和准确度。

一、计算机技术对办公自动化的推进作用

1.有利于降低企业的成本，提高办公效率

计算机技术在办公自动化管理中的广泛应用，引发了经济革命和信息革命，管理成本大大降低。比如：计算机技术引发的办公自动化，不但减少了办公过程中不必要的环节和所需的材料，而且提高工作效率，从而提高了企业的经济效益。另外，以前可能需要多个人才能完成的工作任务，现在只要一个人就能完成，这在很大程度上减少了办公人员的数量，以及一系列的连锁反应，更有利于降低企业支出。

2.有利于提高企业的核心竞争力

计算机技术应用于办公自动化中，能够使企业实现交流无障碍、办公流效率提升、管理程序化等。这对企业而言，无疑是十分有益的，因为更能激发员工的创新能力。这种人人平等、沟通无障碍的环境更能激发员工的聪明才智和潜能，办公人员争取做好工作，而做好各项工作的前提是发挥个体的创造力。因此，计算机技术的应用，有利于激发企业个体的创造力，从而提高企业的核心竞争力。

二、计算机技术在办公自动化中的应用

目前，办公自动化已经和我们的工作密不可分，我们甚至可以不用纸张就能进行办公、信息的传达以及数据的整理，计算机技术在办公自动化体系中的作用，贯穿于办公自动化的各个环节和要素，提高了企业的办公自动化管理效率和水平，给企业带来了巨大的效益。这些效益的回报是计算机技术在办公自动化中的应用。总结计算机技术在办公自动化中的应用，主要包括以下几个方面的内容。

1.演示软件的应用

演示软件在计算机技术应用较广的一项功能。指的是将需要的各种图文内容，把表格、文本、图片、剪贴画、艺术字、公式等内容通过幻灯片格式进行编辑，并根据需要插入视频、声音等，最后播放出来。这一软件的应用，最大的功效就是能显著增强演示的效果，尤其在产品介绍、培训教育等方面能极大地激发用户的创造力，让听者能够加深理解和印象。

2.文字软件处理

现在的文字处理软件我们常用的是WORD、WPS等，这些文字编排工具的广泛应用使得包括商务合同、报告、书信等，且操作简单、快捷。该软件能将图形、表格、文字三者很好地结合起来，以便更好地呈现出效果，且使用方便。软件提供多项命令和功能，如列表排序、文件管理功能、邮件列表功能、数据计算功能、图形处理功能、创建显示类型、文字替换功能、文本对齐、添加图形边框等，以供用户选择，帮助其更快捷地完成任务。该软件在文字处理方面所体现出的强大功能，受到办公人员的普遍使用。

3.电子表格软件

电子表格功能强大，操作具有简便、清晰、快捷等特点，应用电子表格能极大地提高工作效率，而且极易上手操作。能提供大量分析工具、具有专业水准的计算工具，因而能在很大程度上削减重复、复杂的计算过程，工作效率得以极大提升。另外，数据处理电子表格还具备图表化功能，通过数据/图表透视表进行直观、形象的数据分析。尤其适合用于制作数据繁多且需要数理统计说明问题的项目，因而受到各个领域的推崇和使用。

4.数据处理软件

在现代企业办公中，数据繁多、过程处理复杂是一大特点。而应用数据处理软件，使用其提供的数据库管理系统、应用程序生成器等，能帮助用户创建各种数据库应用程序（包括各部门、个人），建立庞大的数据库，并方便读取，从而为所需的人提供各种有效、准确的数据信息，这为企业实现现代化管理和集团信息化目标奠定了基础。

三、办公自动化未来的发展方向

计算机技术运用得到办公自动化的进程是时代的进步的结果，随着计算机技术的不断发展进步，未来计算机技术将会从对数据、信息的处理，逐步过渡到知识处理，而数据库也将被知识库取代。以后的自动化办公更加高性能、网络化、集成化，并且深入到社会的每一个角落并得到提升。而正在研究的光计算机、纳米计算机、超导计算机、量子计算机等技术也将逐渐成熟，并在不不久的将来应用到各个领域中。总结办公自动化的未来发展方向，将会朝着人性化、大众化、网络化、智能化、高性能化以及功能综合化等方向发展。

四、结语

在信息化飞速发展的今天，计算机技术在办公自动化的应用应当还不仅如此，已经扩展到社会的行行业业，提高了办公效率和准确度的同时，引起了一系列的连锁反应，实现了空间无距离的信息化交流。作为新时代的办公人员，我们更要与时俱进，学习更多、更新的相关知识这是必然的选择。而对办公自动化未来发展趋势的分析，可知计算机办公自动化技术将会在更多领域发挥重要作用，令人期待，相信办公自动化所带来的益处会越来越多。

参考文献

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[2]董琨.计算机办公自动化技术分析及应用探讨[J].计算机光盘软件与应用

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[4]房蕾.计算机技术在办公自动化中的应用分析[J].网友世界

黑龙江省黑河学院科学技术研究项目，批准号：KJY201311，成果形式：论文 。

作者简介：包宇（1980-）女，毕业于哈尔滨理工大学，黑河学院讲师，主要从事计算机公共课教学模式研究；王明辉（1978-）男。毕业于东北大学。黑河市教育研究院教研员endprint