政府机关档案计算机管理的有效应用分析

胡剑锋

摘要：档案管理是政府机关工作中的重要内容，关乎到政府机关的运行质量。在政府机关档案管理中，要做到档案管理与计算机管理相融合，就要适应档案管理的需要而对计算机技术不断地调整，并随着计算机技术的升级调整档案管理模式，以使计算机的作用充分发挥出来，政府机关的档案管理得以高质量完成。本论文针对政府机关档案计算机管理的有效应用进行分析。

关键词：政府机关；档案管理；计算机技术；应用

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）21-0211-02

在政府机关工作中，档案工作是重要的组成部分，对政府机关工作的发展具有重要的推动作用。处于信息时代，要提高档案工作的效率，使机关档案工作的服务功能充分地发挥出来，就要以计算机作为管理工具，以使档案管理模式得到优化，且政府机关的档案管理工作根据服务对象的需要而不断创新。

1 应用计算机技术实施政府机关档案管理的重要性

政府机关档案管理的管理结构相对单一，档案管理的内容相对复杂，档案资料涉及政府机关工作的方方面面。将关系到政府机关各种活动的资料收集起来，经过分类整理后，就编制成为资料，以为政府机关资料的查询提供服务。由于档案管理需要收集档案资料，还要将整理完毕的资料存档，工作程序繁琐而且工作量是非常大的，对于档案管理人员而言，劳动强度也非常高[1]。因此，政府机关的各个部门都会派专人定期地将本部门所产生的档案资料送交到档案资料管理部门。由于政府机关的其他部门所收集的档案资料往往并不是专业的档案资料人员管理，所以，会存在档案资料破损或者丢失的现象，严重影响了档案质量。

信息技术的发展，计算机技术被应用于档案管理中，特别是网络技术的应用，使得档案信息可以通过网络传递的方式获得。档案管理部门可以与其他部门随时沟通，以确保部门产生资料后就会直接传送都档案管理部门。计算机技术的应用，实现了档案管理自动化，满足了现代化档案管理高质量、快节奏的工作要求。在政府机关档案管理中引入计算机技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理良性发展。

2 政府机关档案管理与计算机技术是相辅相成的关系

2.1 档案管理与计算机技术是相互促进的

政府机关的档案管理要适应信息化环境，就要将计算机技术引入到档案管理管理中。档案管理工作复杂而繁琐，采用计算机技术实施管理，可以促进档案工作的规范化、系统化展开。因此，计算机技术的应用，对于捋顺档案管理程序，促进档案高质量、高效率管理发挥着重要的作用。与此同时，档案管理对于计算机技术也具有一定的推进作用。随着档案计算机技术管理的兴起，开阔了计算机软件开发领域，包括网络技术、档案数据库技术等等都会根据档案管理的需要而不断完善。政府机关档案的计算机管理，有助于促进计算机软件研发。档案管理与计算机技术的相互促进和发展，为双方的互动提供了更多的保障。因此计算机技术与档案管理是管理过程和管理结果的关系。

2.2 档案管理与计算机技术之间存在着差异性

政府机关对于档案的管理，长期以来都是以纸质档案为主。这种档案资料的管理方式所存在的优势在于，档案可以长久保存，但是，档案资料的功用价值重点不在于保存，而是在于使用。这些纸质档案会在阅读者之间不断地传递，就不可避免地造成损坏而使得档案信息丢失。此外，一些纸质档案的纸张质量不好，几年之后就会老化而破损，这些都不利于将信息档案很好的保存。传统的纸质档案处理方式，是针对于纸质资料进行管理，档案形式为纸质文件、照片，还包括光盘以及奖杯等等，都属于是实体信息。计算机技术的档案处理，则是使用计算机技术实施档案信息资料的管理。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，使得政府机关的档案管理实现无纸化操作。

3 政府机关档案计算机管理策略

3.1 强化计算机技术在政府机关档案管理中的普及力度

要使政府机关的档案管理中将计算机技术充分地利用起来，就要强化计算机技术的普及力度，这并不是档案管理部门自身的管理问题，而是涉及国家层面的问题。政府机关是国家机构，所承担的责任关乎到国家的发展，也关乎到国计民生。档案资料是对政府机关的各项工作的原始记录，应用计算机技术实施管理，除了将档案资料录入到计算机中实施电子化管理之外，还要利用计算机网络技术进行档案信息传输，甚至可以将这些电子化的档案资料存储在云盘中，以为档案资料用户提供更为周到的服务[2]。目前正处于信息技术飞速发展的时代，计算机技术不断升级，计算机信息处理能力的不断提升，使得政府机关的档案管理效率和管理质量都不断提高。档案管理的基础性业务包括档案资料的采集、将所采集的档案资料归类，将整理好的档案资料进行检索和编目。计算机将档案资料的处理过程编辑为程序，实施自动化管理，使得档案资源得以信息化管理，而且还有助于提高档案信息的利用率。

3.2 政府机关档案计算机管理要注重安全性

对于政府机关档案管理而言，使用计算机技术实施档案管理，所存在的优势是非常明显的。但是，由于计算机技术普及，加之计算机网络的开放性和资源共享性，使得档案资料很容易遭篡改和破坏。政府机关档案资料是非常重要的，特别是需要长期保存的针对性资料，都需要妥善保存。这就意味着在政府机关的档案管理中，安全性是需要高度重视的。所以，在政府机关的档案管理工作中，要做好档案资料的保密工作，更要注重档案资料的安全性。特别是涉密档案资料，要采取必要的保密措施，以避免由于资料泄密或者丢失而给政府机关造成严重的损失。要确保档案信息资料的安全，就要重视管理工作。将档案管理制度建立起来是非常必要的。从制度管理的角度对档案资料采取相应的保密措施，可以对涉密的档案资料采取加密措施，一些保密的文件还需要有关领导审批后，才可以使用。使用计算机技术对政府机关档案资料进行管理，还可以采用设置密码的方式，安装防病毒软件、设置防火墙或者使用补丁填补漏洞[3]。使用计算机技术存储档案资料还存在着电磁泄露问题。这就需要采取必要的技术措施以防止使用计算机技术实施档案管理的过程中存在电磁泄漏问题。使用计算机存储档案信息，要将涉密的档案资料和非涉密的档案资料分别存储在两台计算机中，涉密计算机在计算机网络的运行中，执行单项传输，即用户不可以对该计算机进行访问，在计算机管理上，计算机不可以与互联网连接，涉密信息不可以在网络上传输；非涉密的计算机进行档案信息存储，由于这些档案资料是可以公开的，所以不会涉及泄密的问题，可以通过网络实现档案信息资料共享，但是要注意档案资料要做好备份，以避免计算机网络遭到黑客的攻击或者病毒的破坏。虽然一些档案信息为非涉密的，用户可以访问，但是，不能避免信息遭到恶意攻击，这样就要在政府机关的局域网和互联网之间设置防火墙进行隔离。政府机关的档案管理部门要设置有保险柜，将一些涉密资料、密码或者密钥等等都存放在其中。对使用涉密计算机的档案管理人员，要进行专业培训[4]。所设计的培训内容除了涉密档案的管理之外，还要实施计算机培训，并对档案管理人员开展职业道德培训，以使得档案管理人员能够应用计算机进行档案管理，并能够自觉地遵守相应的管理规范。

3.3 政府机关档案计算机管理要与纸质档案管理相结合

政府机关采用计算机技术实施档案管理的同时，依然需要将传统的纸质档案管理保留下来。虽然档案计算机管理具备很多的管理优越性，即优化档案管理结构，提高档案管理效率。但是，计算机管理为电子化管理，特别是使用网络进行档案信息传输，很容易由于网络问题或者计算机受到病毒侵害而使得档案信息在传输的过程中丢失。特别是计算机技术实施档案管理，多为光盘管理，而且计算机也会存在功能老化的问题，这就会导致计算机在档案管理中存在很多问题。对于一些保管年限比较长的档案资料，还需要使用纸质档案管理方式，用扫描仪将这些资料扫描到计算机中进行档案资料的电子版保存。

从目前的政府机关档案计算机管理情况来看，存在着档案资料随意增删的现象，使得档案资料的原始性难以保证。档案资料缺乏凭证性，而且无法发生法律效力，就会导致档案信息的使用存在着局限性。这就说明在政府机关的档案资料管理工作中，保留传统纸质档案是非常有必要的[5]。通过政府机关档案计算机管理与纸质档案管理相结合，使得两种档案管理模式优势互补，就可以将原始档案资料保留下来，确保档案资料的真实有效，同时还发挥了档案资料的凭证性。但是，两种档案管理形式的并存，在具体操作中还需要将互补的通道建立起来。纸质档案资料是以文本的方式存在的，电子档案资料是以图像、影像资料的形式存在的。为了使得两种运行模式具有较高的协同性，还要将相应的规章制度建立起来，以确保政府机关档案管理规范而有序，同时还可以确保档案资料的安全保密性。

4 结束语

综上所述，政府机关要提高工作质量和工作效率，做好档案管理工作是必要条件，特别是档案资料为原始的历史资料，是政府机关工作状态的真实记录，因此，档案资料所提供的信息可让机关领导更了解机关的历史运作以作为借鉴，为领导决策提供可靠的服务。信息时代，计算机信息技术在政府机关普及，使政府机关的档案管理工作效率有所提高。

参考文献：

[1] 袁向丽. 潍坊市纪委廉政档案信息管理系统设计与实现[D]. 电子科技大学， 2014.

[2] 徐蕾. 档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[C]. 科学时代——2014科技创新与企业管理研讨会论文集下（企业管理）， 2014.

[3] 周丹， 骆亮， 李承林， 等. 广西发改委综合档案信息管理系统设计与实现[J].大众科技， 2015（3）.

[4] 刘风光. 计算机管理系统在机关档案文件中的实践与应用[J]. 山东煤炭科技， 2011（1）.

[5] 杨瑞发， 张宇伦， 马立国， 等. 基于Delphi的档案管理系统设计与实现[J].电脑编程技巧与维护， 2014（10）.