浅谈工程档案信息化的重要意义

李静婷

摘要：在网络时代中，从大数据到云数据的转变，让信息化成为了各行各业工作的重要发展前景，本文笔者就工程档案信息化的发展浅谈企在工程档案的工作中的重要意义。

关键词：档案信息化；工程档案；意义

在网络时代，档案信息的收集，加工，保存，传输，应用越来越凸显出其巨大作用，“大数据”之后是“云数据”，让信息化上了一个新台阶，对于相对落后的工程建设单位，科技档案、文书档案、会计档案的高效收集和高效利用俨然成了一个不小的课题，如何在有限的资源下加快档案工作的现代化、电子化、系统化、信息化、自动化、集约化就成为目前建筑工程档案工作的基本目标。

一、什么是档案信息化

1、档案信息化，即在不改变档案原来的真实内容的情况下，对档案本身内容及档案存在的形式，依靠计算机、扫描仪、网络等现代化科技技术进行转换成数码形式，以实现档案资源的信息整合，资源共享，充分发挥档案的实用价值，提高档案的现代化管理水平。

2、《全国档案事业发展“十五”计划》把档案信息化建设作为一项战略任务确定下来。档案的信息化需求成为目前施工单位的一项主要课题以及发展方向。

二、目前工程档案信息化面临的困难

1、立档单位多，目前档案信息化建设在全国施工建设单位领域中没有形成一个统一的行业标准。造成各单位档案信息繁复重叠。工程项目资料一般要移交给建设单位、业主单位、地方政府相关单位、监理单位等几家。没有统一的行业标准导致项目在移交资料过程中信息化工作难度增加。

2、对施工单位来说，档案信息化基础设施薄弱。档案信息化管理要求一定的物质条件，一方面是配置计算服务器、扫描摄录机、复印机等数码设备，一方面要根据公司实际情况及服务对象，建设配备一定范围内的档案信息网络，从而达到档案信息资源充分利用的目的。而部分企业对档案工作的不重视，不愿投入过多的人力、物力，使得档案信息化工作无法得到有效的实施。

3、数字化档案信息资源的建设也成为一定的障碍。一方面是纸质档案的数字化任务量巨大。一个成立近60年的施工企业，库藏规模较大，利用数据库技术，高速扫描技术将纸质的档案转化成数字化信息，需要一定的物质、资金、人力的支持。

4、现在大多公司使用的OA电子办公平台可以直接将电子文件进行归档，但目前的法律是否承认电子文件的合法性是个问题，所以大部分公司的档案归档均采用电子档案和纸质档案共同保存的方法进行存档。那样仍然占用库存，增加归档困难。而工程项目从开工之日起，各类资料随时产生，正在形成的电子文件不能够及时归档，事后再重新对这部分内容进行数字化，就是对人力物力的一种直接浪费，导致项目对数字化归档的抵触心理，严重影响数字化进程的开展。

三、传统科技档案归档模式转变为档案信息化归档模式的重要意义

1、现代化城市的高速建设导致无论是高速公路、铁路、市政各种工程建设规模都日益庞大，涉及参建单位多，往往一条线涉及几家单位甚至几十家单位。这就要求，项目开工立项和收集档案要同步进行，施工过程中形成的资料要同步保存，工程验收资料和移交档案同步进行。传统的归档模式存在着查询检索困难，保管内容过多。根据交通部办公厅2006年印发《进一步加强交通重点建设项目档案管理的工作意见》中，要求各建设项目要积极采用微缩，计算机等先进的手段和技术，探索档案现代化管理的新途径和新方法的内容要求，工程档案信息化的发展不容滞缓。这就对各建设单位档案信息化管理提出了新的发展方向。

2、缓解各单位的馆藏压力是档案信息化管理的要求。 科技档案的信息化发展，可以合理的了利用公司的馆藏空间，减少相应的空间浪费。近些年，工程档案移交内容范围越来越广，收集范围包括综合、设计、施工、竣工图、竣工验收、图文影像等文件，例如西宝高速公路其中一个标段施工单位，所移交给本公司的全套项目档案共有659卷之多，那么西宝高速公路建设方所需要归档的科技档案数量可想而知。而项目工程档案经过信息化技术进行整理，利用图像扫描或微拍等方式将项目档案原件进行电子化，那么就大大降低了各级保管单位的库藏压力。

3、档案的宗旨在于利用，档案信息化的单位，可以建立一个基于局域网的内部档案信息化管理系统，设置相应查阅权限，可以让公司内部职工自行查阅其所需要的信息，如需借阅，也可以事先向档案管理人员提供相应的档案编号，这样将大大减轻档案管理人员的工作量，也提高了查阅、借阅档案的工作效率。为借阅者提供更为方便和快捷、优质的档案信息化服务。

4、现代化科技档案的载体日益丰富，包括现场施工过程中的视频、录音、数码照片等载体，种类繁多，形式日益多样新颖。这部分档案对工程施工中的技术水平、施工手段、企业宣传、科学及经济方面的活动都是及其珍贵的内容。档案信息化管理对这部分重要的档案载体有着更为鲜明的管理优势。

四、如何有效的改进传统工程档案向工程档案信息化发展的方式

1、工程建设的过程就应该是工程档案的形成过程，项目部从项目进场开始，主管领导就应该对项目的文件、图纸、声像记录等各方面资料指定专人负责收集，整理，管理，并将各类文件、图纸的电子化进行有效保存，建立切合项目部实际情况的档案工作管理程序。

2、建设单位要有综合档案室机构，并对公司承建的各项目部档案资料工作进行有效的指导。首先要制定全公司范围内的档案信息化管理的体制和档案工作管理手册。而且必须细化到让项目资料员一看就明白应该收集哪些文件、不同格式存储的数码格式应该如何归类、存储。避免工程资料在形成的过程中遗漏、丢失，保证了项目档案信息化工作归档质量。同时要求档案工作者积极主动与在建工程项目进行沟通，及时了解项目的在建情况、施工进度、获得各种荣誉，并做出指导、收集等工作。

3、加强档案信息化的宣传工作。档案工作人员要主动向主管领导宣贯档案信息化的先进性、必要性、重要性。同时向项目其他管理人员进行宣贯档案信息化的具体操作方法和注意事项，要让工程管理人员对工程档案的电子版的制作、收集、移交有明确的意识。

4、提高档案管理人员的专业素养。首先档案工作人员要有扎实的档案专业知识，和实践技能。要熟悉掌握工程档案的收集范围，提高科学的整理、保管的技能，要有高水平编研和利用的能力。同时要学习掌握计算机信息等管理知识、提高对档案管理软件的工作能力和对局域网和服务器的认识，对如何保证数字档案的安全保密、如何增强网络安全防护措施进行系统性的学习。

五、结论

档案信息化管理是全国档案事业正在发展的一项重要工程，档案管理模式的转变是目前档案形式的重要发展机遇，利用信息技术手段提高档案工作效率，提高档案的利用价值，更好的为企业、为社会服务。档案信息化管理的建设为档案工作人员提供了机遇，也提出了挑战。如何能够在有限的人力和物力的支持下，将工程档案进行信息化管理，是值得深入的课题，如何提高工程档案的利用率是档案工作者新的工作追求。路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。新形势下的档案工作任重道远。（作者单位：中铁一局集团第二工程有限公司档案室）

参考文献：

[1]杨青青. 陕西省高速公路项目档案信息化管理存在的问题及成因分析 陕西档案 2013年03期

[2]盛年红.档案信息化管理的必要性 机电兵船档案 2007年05期

[3]邱柏霞.档案信息化建设与工程档案管理的重要性城建档案 2012年10期