探究完善工程档案管理的创新策略

尹文菊

摘 要：工程档案是工程建设活动的真实记录，其对于工程的检验查收和后期维护具有重要的指导意义。随着社会生活的变迁和高科技的发展，工程档案管理也迎来了自己的“大数据时代”，工程档案的传统管理模式和管理手段正面临着方方面面的挑战。如何在网络化、信息化、数字化的时代背景下，搭建更为完善的工程档案管理体系，成为工程档案管理人员需要着重探讨的议题。本文将就健全工程档案管理体系的重要性入手，在结合当前工程档案管理存在的主要问题的基础上，深入探讨完善工程档案管理的创新策略，力争为建立工程档案管理新模式奠定理论基础。

关键词：工程档案；管理模式；创新策略

伴随着社会经济的崛起，我国的各种工程建设如雨后春笋般蓬勃发展。工程档案管理也因此面临着数量大、内容杂、工作量多等发展难题。工程档案是企业发展乃至国家建设的宝贵资源，更是相关工程人员的劳动成果汇总。高效、妥善地管理工程档案能够有效提升工程管理质量，推动工程管理的科学化发展，使工程档案成为工程建设和后期维护管理的重要依据。但目前，工程档案管理中的一些问题在一定程度上阻碍着工程的建设和发展。因此，我们必须明确工程档案管理体系健全化的重要性，剖析问题的本质和根源，为探究完善工程档案管理的相关策略提供助力。

1 健全工程档案管理体系的重要性

工程档案资料不是简单的文字记录，而是工程人员在工作过程中凝结的劳动智慧结晶。工程档案的管理是将工程资料经过分类分别之后，转化为能够有效利用的信息资源，为工程建设人员的后期管理维护或者新项目建设提供有益参考，从而渐进式提升工程建设的生产效率。健全工程档案管理体系，对于工程、对于企业都具有不可估量的重要性。

1.1 保障工程进展有章可循

愈发完善的工程档案管理体系对于工程本身具有两方面的重要作用。一方面，一项工程自身档案的完备，能够使此工程的各个环节都有章可循、有据可查，从而保障工程人员能够全面、系统地把握该项工程，顺利推进工程进展。另一方面，健全的工程档案管理体系会收集保存众多工程信息，从而可以为之后的工程建设提供实践指导依据，保障后续工程有章法可依。

1.2 提升企业核心竞争实力

工程档案管理是企业工程建设的重要组成部分，其健全与否不仅关系到工程本身，而且关系到企业的建设和管理。档案资源不是传统意义上无用的纸质化资料，随着时代的进步，档案愈发成为企业软实力的一部分。完备的工程档案是企业的无形资产，是企业自主知识产权的重要展现。因此，健全工程档案管理能够有效提升企业核心竞争实力。

2 当前工程档案管理中存在的问题

正因为工程档案管理具有重要意义，我们才要认真剖析其中仍然存在的问题，明晰我们在工程档案管理过程中尚有哪些不足之处，以为下一步探究创新性解决策略提供指导方向。

2.1 工程进度与档案保存不同步

工程建设并非一朝一夕之功，而是一个持续性的渐进过程。所以工程档案资料并不是一次性就可定档保存的，需要随着工程进度不断补充完善。但从当前实践情况来看，在工程建设和管理过程中，难以做到随时随地存储工程资料。这就造成了工程进度与工程档案保存不同步、不协调，从而不能通过工程档案及时监管工程进度情况。工程进度与档案保存的不一致性是工程档案管理的首要桎梏，给工程档案资料的缺失埋下了隐患。

2.2 整体工程档案的保存有缺陷

工程档案管理不论是从单项工程来讲，还是从企业工程总体来讲，都是一项庞杂而持续的工作，并且都具备整体性。单项工程的各个施工环节组成了工程整体，企业的各个单项工程组成了企业工程的整体。工程档案管理既要包含单项工程的整体性，又要包括企业工程的整体性。但整体工程档案的保存是存在缺陷的，主要表现在两方面。一方面，单项工程的档案管理中，个别重要环节存在缺失或根本没有详实记录；另一方面，企业的工程档案管理不能做到每项工程都建立完备的档案体系，个别工程没有档案记录。这样的工程档案管理必将越发流于形式，成为企业软实力的雷区。

2.3 对档案管理的重视程度较低

无论是从各行各业的档案管理来看，还是从单独的工程档案管理来看，档案管理都尚未受到足够的重视，主要体现在三个方面。第一，工程档案管理人员的工作没有得到足够的重视，经常被认为是无所事事的闲职。得不到关注的工作岗位，就难以使工作人员产生工作热情。第二，工程档案管理人员对本职工作没有足够的认识，认为档案管理对于工程建设管理、对于企业都是无足轻重的。第三，工程档案管理不仅包含前期理档、归档等工作，还包括档案的借阅等后期事项。但工程团队没有认识到工程档案的重要作用，不重视先前档案的指导意义，对档案后期使用的重视程度极低。

3 完善工程档案管理的相关策略

在充分认清当前工程档案管理中存在的问题之后，我们就要有针对性地提出相应解决策略，在符合实践的基础上创造性地搭建完善的工程档案管理体系。

3.1 增强档案重视程度，提升档案管理水平

完善工程档案管理的首要举措就是要增强对工程档案的重视程度，工程建设人员、工程档案管理人员以及企业都要充分认识到工程档案管理的重要性，着力提升对工程档案管理事业的关注度。如果说增强对工程档案管理的重视是从思想层面解决问题，那么提升档案管理水平就是从物质层面改善问题。要加大对工程档案管理的投入，不仅要健全传统的纸质工程档案管理体系，还要着力打造网络数字化的工程档案管理平台，使工程档案得到最大程度的妥善保存与充分利用。

3.2 认真检索缺损档案，建立全面档案管理

针对目前工程档案部分缺失的情况，我们必须对现有档案进行全面系统排查，认真检索出缺损档案。而后，要对缺损档案进行有针对性的弥补和完善，如果因为时间久远或者其他原因不能补充，就要对缺损档案进行独立登记，以便后查。工程档案管理需要建立全面的管理体系，在建档、归档与借阅等各方面都建立完善的制度举措，采取完备的登记制度，确保档案的来源与去向都有证可查。

3.3 提高工程跟踪程度，保证工程档案完整

工程档案的重要作用之一是能够有效监管工程进度，在工程档案管理的完善过程中要充分发挥这一优势。因此，完善工程档案管理的重要举措之一，就是要建立工程档案管理与工程施工进度之间及时沟通的桥梁，提高档案管理对于工程的跟踪监管程度。这样，一方面既能发挥档案管理对于工程的督促作用；另一方面又能保证工程档案的及时入档，从而在根源上保证工程档案的完整性。

4 总结

总而言之，工程档案管理是工程项目建设全程的真实反映，也是工程后续管理的重要依据与指导，对于工程、企业乃至国家都具有重要意义。但目前工程档案管理仍存在一些缺陷，需要我们结合实践进行针对性完善，根据可行的创新性策略进行逐步建设，力争能够为建立健全完善的工程档案管理体系提供理论与实践助力。

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