探园林绿化工程档案的有效管理

王宇明

摘 要：园林绿化工程真实记录园林绿化工程项目活动，包括园林绿化工程招投标档案和工程竣工验收档案，是城建档案工作的基础内容。园林绿化工程从立项、招投标、施工、竣工验收，涉及多部门档案管理工作，本文通过探寻园林绿化工程档案有效管理措施，开发利用园林绿化工程档案，促进城建档案工作健康发展。

关键词：园林绿化；工程档案；档案管理

园林绿化工程作为城市建设园林绿化工程，通过工程技术融合园林景观和工程构筑物表现园林艺术，旨在满足广大市民回归自然的生活追求，为广大市民提供休憩娱乐活动场所。园林绿化工程档案以图文声像等形式，真实记录并反映园林绿化工程过程，反映园林绿化工程项目各主体施工状态和权责。笔者结合园林绿化工程档案形成环节，对园林绿化工程档案进行有效管理，确保园林绿化工程顺利开展，做好园林绿化工程见证。

一、施工技术档案管理

在园林绿化工程中，收集工程前期基础资料、技术文件，报审政府主管部门进行立项审批、批复，做好建设单位报告、招投标文件标书、设计单位图纸会审和设计方案、相关合同协议、协调会议纪要、备忘录、领导视察活动等资料归档管理。园林绿化工程施工建设包括园林小品、广场、建筑物、水电设施等子项目，也包括挖沟埋管、平整场地、开槽铺路等施工项目，技术性强、内容复杂、专业多，有非常庞大的档案资料。

施工单位依据设计单位的设计图纸，根据建设单位、设计单位、施工单位签订的合同文件，编制施工方案，构建施工组织设计，经由施工单位对手续是否齐全进行内部审批，并填报《工程技术文件报审表》，由监理（建设）单位进行审查批复。施工单位结合监理（建设）单位的批复意见和工程技术文件，与建设单位进行技术交底，形成技术交底记录，并对施工质量进行验收报验。

二、施工物资材料档案管理

施工物资材料供应单位按照供货合同，向施工单位和建设单位提供相关供货质量证明文件，如施工苗木、物资材料的出厂合格证，厂家质量检验报告，厂家质量保证书，进口商品商检证明，环保、消防部门出具的认可文件等，质量检验部门出具的检验报告，如本地苗圃提供出圃证明，外埠苗木出具进京检疫证。施工单位应按照供货合同组织工程物资进场，对工程物资进行抽样复试，开箱检查，外观检查，并将检查结果记录在册。

施工单位在组织工程物资进场报验时，应及时填报《材料、构配件进场检验记录》、《设备开箱检验记录》、《材料试验报告》、《设备及管道附件试验记录》、《苗木进场检验记录》、《客土进场检验记录》、《非圃地苗木质量证明》、《种子进场检验记录》、《物资进场复试报告》等进场报验表，经由监理（建设）单位审核审批，投入园林绿化工程使用。

三、分项工程质量验收档案管理

施工单位结合施工规范、图纸、方案和技术交底，组织具体施工，并由监理工程师对分项、工序、分部工程质量进行检查检验控制，由施工单位对工程质量进行自检，形成《施工测量记录》、《施工试验记录及试验报告》、《各种施工检查验收记录》、《检验批质量验收记录》，继而由监理（建设）单位协同施工单位，必要时邀请设计单位参加，对分项/分部工程质量进行验收，形成《分项/分部工程施工报验表》、《分项/分部工程质量验收记录》，然后良性循环开始下一次分项/分部工程质量验收流程。

园林绿化工程分项/分部档案管理，参照《园林绿化工程施工及验收规范》，按照分项名录划分，包括绿化种植、园林景观构筑物及其他造景、园林铺地、园林给排水、园林用地，在分项名录中划分不同分部工程，在子分项/分部工程中，给具体的物资材料进行编号，按照先后顺序填制分项工程质量验收表单，在分项/分部工程中，对施工技术、物资、质量、管理的资料进行记录，对资料进行编号，建立资料科学规范管理体系，实现资料组卷、查询、整理归档。

四、单位工程验收档案管理

同一单位工程的各分部工程施工在完成后申请验收通过，需要在施工单位自检合格后，向监理单位申请验收，形成《单位工程质量控制资料核查记录》、《单位工程观感质量检查记录》、《单位工程安全、功能和植物成活要素检验资料核查及主要功能抽查记录》、《植物成活率统计记录》，继而由监理单位对单位工程进行预验收，形成《单位工程竣工预验收报验表》，在预验收合格后，由施工单位申请竣工验收，在建设单位牵头下，组织勘察单位、设计单位、施工单位和监理单位进行竣工验收，形成《工程质量检查报告》、《工程竣工报告》、《工程质量评估报告》、《工程竣工验收报告》、《单位工程质量竣工验收记录》。待竣工验收合格后，工程移交给建设单位，形成《竣工移交证书》，园林绿化工程进入合同养护期，对工程进行养护保修。

园林绿化工程验收档案包括基建文件、施工资料、监理及施工监理资料、竣工资料、资料组卷，涉及到景观建筑小品、园林市政道路广场、绿化种植、园林照明、部门仿古建筑装饰、园林水系等专业，按照《园林绿化工程资料管理规程》对工程资料进行分类管理，做好园林绿化工程档案编制、归档、整理，顺利验收工程，提高档案管理水平，实现园林绿化工程发展。（作者单位：潍坊市奎文区园林绿化管理处）

参考文献：

[1] 任寒英.园林绿化工程档案的管控思路及策略研究[J].财经界（学术版），2015，（21）：297.

[2] 赵静.浅析园林绿化档案存在的问题及基本对策[J].城建档案，2015，（09）：87-89.