做好综合办公室文秘工作的对策探讨

文/皖北煤电集团恒远股份公司任楼煤矿办公室 陈斓

一、综合办公室文秘人员的自身修养需要增强

在综合办公室的诸多工作内容中，文秘所要承担的责任是巨大的，文秘在工作的过程中必须尽职尽责的处理好一切手中的任务，在工作中明确适合自己身份的政治立场，对于业务的处理和制度的遵循也要表现出良好的职业素养来，同时对于整个公司企业的项目管理，人事调用等都要有明确的信息掌握。在目前我国大多的公司企业中对于文秘的培养并不是多么重视，这是一个值得注意的问题，对于文秘的职业和职责来说，必须有良好的职业道德和自身修养，才能提升整个综合办公室的工作效率，这对于综合办公室的工作价值提高来说是一项必要的手段，文秘人员在工作的过程中也应该很明确的了解到自身的工作目的和工作价值，这样可以分析出自己的不足和缺点，在培训学习的过程中逐渐拓宽自身的能力。文秘在增强自身职业修养的同时还要积极吸取工作中上级领导的经验，不断的提高自身的办事效率和业务处理能力，还要在日常生活中养出良好的行为习惯。在这样的过程中还需要对综合办公室文秘的工作进行有效的考核，加强考核力度和审查能力，让文秘在工作中不断提升自己，对于一些工作效率较高的文秘工作人员进行嘉奖，会带动整个综合办公室的工作效率。

二、提高综合办公室文秘人员的服务意识

综合办公室文秘在工作中经常处于一个枢纽位置，所以文秘在工作中要逐渐明白自身的工作核心价值和内容，同时也就会发现自身对于服务意识的需要，只有增强文秘在工作中的服务意识，才会使得综合办公室与其他部门之间的工作关系更紧密。在文秘的工作过程中，首先要注意的是服务性质的转变，从过去的被动要求服务转化为自身出发的主动进行服务，对于综合办公室所面临的困难和问题提早发现，尽快处理。综合办公室文秘的工作是具有一定的特殊性和突发性的，因为文秘的工作不是尽早安排妥当的，所以文秘在工作时要做到胸有成竹，对工作有十分的把握并且有良好的控制能力。综合办公室所要处理的部门事物大多繁杂，所以文秘必须转变自身的服务方向，将自己的最大能力发挥在工作之中，不仅要把握工作中的细节问题，还要对综合办公室工作的大方向有良好的掌控，也只有这样才能使得综合办公室的工作更加顺利有效。

三、综合办公室文秘人员需要提高自身的工作效率

综合办公室的大多数工作都是在进行上下级工作内容的传达汇报，对于综合办公室工作效率的研究就需要从传达汇报的效率开始。综合办公室的工作效率会对单位的其他部门造成一定的影响，只有综合办公室的工作顺利展开进行，其他部门才可以有更多的效率提升空间。所以首先就要从综合办公室自身的工作效率开始进行提高，这样就需要加强对于文秘的工作管理，提高文秘的工作效率，不能出现细节问题，努力加快文秘的办事效率。在其他方面还要注意综合办公室与公司其他部门的工作联系是通过文秘作为枢纽进行的，所以对于文秘的传达工作要进行严格的监督和审核，达到一致到位的工作效果。在综合办公室的信息整理工作中，文秘的工作职能一样不容忽视，对于信息的检索和内容整理都需要文秘来进行，较大的工作量在某些情况下就可能导致其工作效率降低，所以必须找到有效的解决办法来提高文秘工作人员的自身工作效率。

四、综合办公室文秘工作人员的作风需要整顿

综合办公室在工作中需要有极其严格的制度来进行纪律管理，对于综合办公室内部的工作人员来说，严格的按照规章制度进行工作才不会出现工作上的失误，这样严于律己的作风就会带动单位其他部门的工作效率。从另一个方面来说，综合办公室所要开展的工作必须有一个严格的章程，文秘在工作中掌握巨大的信息量，良好的工作作风才能保证公司企业的信息不被泄漏。在文秘的工作中，还需要文秘有良好的服务态度，如果不对文秘的日常工作行为进行规范化管理，就很难增强其在工作中的服务程度。

五、总结

从整个综合办公室的工作来说，上传下达的工作任务，繁琐复杂的信息处理等都需要用到关键性的文秘工作人员，所以文秘工作人员要不断加强自身的职业技能训练，提升自身的职业素养，在工作中细致认真，总结失误发现自身缺点进行改正，通过点滴积累让自身的工作效率不断提高，从而带动整个综合办公室的工作效率，更好地为领导及部门服务。

[1]张薇.以高质量的文秘工作推动档案管理工作[J].黑龙江史志,2010(17).

[2]李圣萍.完善文秘工作 优化档案管理[J].农场经济管理,2007(04).

[3]王静.做好文秘工作促进档案管理工作[J].硅谷,2008(17).