企业退休人员档案管理的几点思考

文/天津工程职业技术学院 费海涛

档案管理是一项综合性的管理措施，尤其是在退休人员的档案管理中，通过形成多种方式的运用，可以更好的为企业退休人员服务，增强企业发展的整体活力，并发挥出应有的作用，将有很大的实际功能。

一、简述企业退休人员档案管理的现状

（一）残缺的档案管理制度

在企业退休人员的档案管理中，还存在很对管理不健全的方面。其中，对于退休人员档案管理中存在卷案标题不全，档案序号没有形成规范化管理，还有在退休人员的资料收集中没有形成全面的细致的管理模式。以及在档案管理中的借阅、查看、保密制度的运行中，没有发挥出应有的作用，整个管理体制不健全、不规范，形成企业退休人员档案管理利用率与真实性大幅度下降，不利于档案管理的规范化。

（二）较低的档案利用率和较弱的管理意识

在企业退休人员的档案管理中，档案中的信息量没有形成规范的控制，对于退休人员在企业工作中的能力体现、重大事情控制等信息，没有形成具体的记载，不利于退休人员参与到企业的经营活动之中。尽管这些档案形成了有目共睹的现象，但是，对于长期从事经营活动的企业而言，并没有构建企业退休人员的档案资源控制，也没有形成的档案的整体控制，因而，给整个管理带来不同程度的影响。

（三）较低的档案检索效率

在企业退休人员的个性化档案管理中，检索效能是一个不容忽视的问题，但是，在当前的一些档案管理中，没有形成现代化的信息档案检索功能，有些企业采用还是手工检索的方式，因此，在整个检索过程中，没有形成较高的检索效率。加之，在企业运行的过程中，档案管理也随之发生着相应的变化，这样，不利于整个档案管理的科学化，也不利于在档案管理中形成科学有效的检索模式，在追求数量的过程中，往往忽视对整个质量的控制。

二、探讨企业退休人员档案管理的有效措施

（一）完善档案管理机构和体制

加强对企业退休人员的档案管理，首先要建立完善的档案管理制度，从机构设置、责任分配等方面着手，建立具体的机构部门，专门负责对退休人员档案的有效管理，在建立专门数据库的基础上，形成退休人员档案的有效措施。可以有效的防止退休人员档案丢失带来的不良影响，更好的让退休人员享受晚年的生活，并及时关注企业的发展，做好更大的服务，形成退休人员的档案关怀管理机制，加强在企业养老保险、医保等方面的档案服务，形成退休人员档案管理社会化服务的有效模式。

（二）档案目录与检索的现代化

在企业退休人员的档案管理中，要增强整个档案管理的现代化手段运用，同时，在加强计算机控制的基础上，完善退休人员档案管理的每一个环节。在具体的运用中，形成档案管理由手工控制转向计算机控制的转变，形成档案目录控制的有效性，加强对企业退休人员档案管理的计算机软件开发，形成资料管理分门别类的控制方式，通过计算机统一录入，这样，可以形成统一、规整的管理。在需要调度档案的过程中，只要输入名字就可以形成立刻的完善，全面缩短档案管理检索的时间。在分析退休人员个性档案的过程中，形成与目录管理的有效对接，能提升整个检索的准确性。

（三）改变观念，强化管理措施

在企业退休人员的管理中，要完善综合管理的措施，就要积极转变观念。有些人认为企业退休人员档案管理可有可无，这种想法就是错误的。有些人忽略对退休人员的档案管理，认为他们的档案没有价值，也没有采用合理的措施进行管理，因此，造成退休人员档案管理的误区，这样，要改变观念，形成退休人员档案管理的重视度，从技术完善、制度建立等多方面控制，这样，可以增强整个档案的有效性。同时，要全面加强对退休人员档案管理的归类处理。在全面优化的过程中，加强对退休人员的有效控制，因此，结合现代化的控制手段，积极转变理念，融入现代化的档案管理模式，加强在企业退休人员的综合控制，推动企业退休人员对企业的整体作用，并作出更大的贡献。

（四）电子文档的应用

把纸质的档案文件换成电子文档，会更加方便检索和应用。首先要建立相对规范和标准的数据库，然后利用各种多媒体技术把文字、图形等统一管理、录入光盘保存，这样不仅有利于工作人员对档案的检索，而且被授权的人还可以从自己的终端直接对档案数据进行检索、查询以及下载，十分方便。

三、结语

在企业退休人员的档案管理中，形成多种管理创新方式的运用，尤其是结合企业退休人员在工作简历、贡献等多方面的资料，结合现代化的信息档案管理手段，加强退休人员档案管理的专项管理工作，这样可以有效的增强企业退休人员档案的严密性，为企业的全面发展提供良好的服务，企业退休人员也能全面的融入到企业的后续发展之中。

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