加强博士人事档案管理探析

文/桂林医学院 伍志红 周长春

我国实施研究生教育35年以来，已培养50多万名博士人才。近年来，亦有一大批在国外取得博士学位的人才回国工作。他们支撑了社会各项事业的发展，对提高我国国际竞争力、建设创新型国家和实现人才强国的战略目标具有重大的意义①。博士人数的增长，相应也形成了较大规模的博士人事档案，这些档案是博士学习、工作、成长、成就的历史记录，也是我国高层次人才队伍培养建设的资料库和信息源。因此加强对博士人事档案的管理和研究具有重要的现实意义和历史意义。分析解决博士人事档案中存在的问题，对于提高博士人事档案的质量、保障利用具有积极的促进作用。

一、应加强博士人事档案管理

（一）是新时期人才队伍建设的需要

《国家中长期人才规划纲要（2010-2020年）》制定了我国人才发展的总体战略目标，到2020年，确立国家人才竞争比较优势，进入世界人才强国行列，为在本世纪中叶基本实现社会主义现代化奠定人才基础。博士是我国高层次人才的代表，加强博士人事档案的管理对于做好人才队伍建设的基础性工作具有重要意义。从个体来看，可在确认博士学历经历等方面提供重要凭证；在选用人才方面提供重要参考信息。从全局来看，博士人事档案在人才信息库的建设方面能提供最为详尽而准确的资料；对分析总结我国人才工作改革发展经验提供重要参考信息。

（二）是用人单位依法行政、保障博士相关合法权益的需要

《国家中长期人才规划纲要（2010-2020年）》指出：加快人才工作法制建设，建立健全人才法律法规，坚持依法管理，保护人才合法权益。随着《公务员法》《劳动合同法》的颁布，我国人事管理步入法制化轨道，2014年2月国务院常务会议审议通过的《事业单位人事管理条例（草案）》也将积极推进我国人事管理立法进程。博士用人单位的各项人事管理措施，如岗位设置、招聘、合同，考核、培训②、奖惩、工资、引进人才福利待遇等工作都必须依据相关法律法规来进行，博士以往的人事档案是用人单位办理相关事宜的凭据，而办理相关事宜新形成的人事档案材料又是其依法行政的证据。这些档案材料对于人事争议处理具有重要的法律凭证作用③，从而有力地监督和约束用人单位依法行政，使博士的相关合法权益得到有效地保障。

（三）是促进我国人才合理流动和优化配置的需要

“十二五”规划纲要中提出坚持把深入实施西部大开发战略放在区域发展总体战略优先位置，给予特殊政策支持。在人才支持方面实施引导人才向农村基层和艰苦边远地区流动政策，对在这些地区工作的人才，在工资、职务、职称等方面实行倾斜政策，提高津贴标准，改善工作和生活条件。作为执行这些政策的凭据材料也将会存入博士的人事档案中，是我国实行区域发展总体战略的宝贵历史记录，对人才强国战略的实施与发展具有重要的史料价值与参考作用。

二、博士人事档案存在的主要问题

笔者对某单位120位博士的人事档案情况进行调查研究，存在的主要问题如表1所示，其中以“缺材料”和“无档案”两项最为突出。以“无档案”问题为例来比较，硕士研究生中无档案数占比为2.6%，本科及以下学历人员中无档案数占比为0.5%，而博士研究生中无档案数占比高达14.2%，由此可见，博士人事档案存在的问题相对更为突显。

表1

（一）缺材料

1.缺博士阶段材料。根据中组发[2009]12号《关于印发<人事档案材料收集归档规定>的通知》，博士阶段应归入人事档案的材料包括：报考登记表，博士推免生登记表，专家推荐表，学生登记表，学习成绩表，毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书和学位证书复印件，毕业博士就业通知书，部分院校有原单位鉴定材料、体检表等；部分博士在读博期间有正式党员材料、奖励材料。这些材料要归入博士的人事档案中，毕业时根据相关规定转出。（1）有的院校没有将博士的以上相关材料及时准确地收归其人事档案之中。另有一种需要甄别的情况是，有的人员在读博期间没有取得博士学位，其博士阶段档案材料中是没有授予博士学位材料的。（2）有的在职读博士人员，人事档案没有转到就读学校，博士毕业后，学校未将其读博期间形成的学历学位材料转到工作单位，导致档案中博士阶段材料空缺。（3）境外读博人员，没有相应的读博期间的人事档案材料，因此其档案中博士学历学位材料空缺。这类情况，可根据教育部相关规定进行学历学位认证④，将认证书存入博士的人事档案。

2.缺硕士或本科阶段材料。有的人员在读硕士研究生期间，提前攻读博士学位或继续报考同一所学校的博士研究生，部分人员档案有缺硕士学历学位材料的现象。另外还有一种情况不属于缺材料：本硕连读或本硕博连读时，大多学校会将在读期间的材料合为一体，存入最高学历学位的相应《毕业研究生登记表》和《学位审批表》，连读经历只在学习简历中体现，这需要仔细查阅材料中记录的内容进行鉴别。

3.缺工作期间材料。有的博士学习、工作历经多次地域变更，但其档案却长期留在原籍的人才交流中心等部门；有的单位没有形成相关的存档材料，或形成的档案材料没有存入其人事档案。

（二）无档案

1.“人质”档案。如有的博士因各种原因去了新的单位，但其与原单位签有工作协议，博士违约需交违约金，因没交违约金，档案被留在了原单位。

2.弃档。有的博士的学习、工作地域不断变更，有的长期出国，基本没有人事档案的观念，也不知道自己的档案在哪里。

（三）存入不属于归档范围的材料

有的博士人事档案中存入了一些不属于人事档案归档范围的材料，如：试卷、开题报告、学位论文、答辩申请书、甚至论文答辩委员会表决票、学位评定委员会表决票、作业等等，其中有的是教学档案，是学校教育培养博士各环节的记录，应归入学校档案馆的教学档案以备查阅。把教学档案材料归入了人事档案，博士的人事档案离校后，会造成学校相关的教学档案材料缺失，需要利用时查阅不到。

（四）档案分散

1.个别学校在整理档案材料时，没有将博士阶段材料与其原有的档案及时、准确地合并装袋，仅将其中一部分材料转到工作单位。

2.读博前的人事档案留在原工作单位或人才交流中心，博士阶段的材料则从毕业院校转到了新的工作单位。

（五）材料项目内容不完善

个别博士《学位审批表》中授予学位内容没有填写或错填为“授予硕士学位”。

三、问题原因分析

（一）我国博士教育处于快速发展阶段，博士生档案材料的管理尚未步入规范化运行轨道

近年来，我国研究生招生规模迅速扩大，博士生教育发展时间较短，在整个管理流程上积累的经验相对较少，因此对于博士生的人事档案材料接收、审核、制作、收集、归档方面还没能形成规范的制度。有的新增博士点，工作人员刚接触到博士档案管理，没有明确哪些材料需要制作并归入博士人事档案，造成材料缺漏，或将非人事档案材料归入人事档案。

（二）我国社会、经济正处于转型期，地区发展不平衡，人才流动性大，并有一定趋向性

更多博士流向经济发展水平较高、创业条件较好的地区或国外，人事管理方式方法与人才流动趋势之间的矛盾，或者人事档案意识的缺乏，都会导致博士人事档案出现问题。

（三）政府人才公共服务体系尚未建立健全，博士人事档案的管理权限、管理机构等仍然受到许多人为因素的干扰

档案材料的制作、收集、归档以及档案的转递等各方面的衔接工作未能实现标准化管理。

（四）人事管理法制化水平制约博士人事档案的规范化管理水平

人事档案工作从属于人事工作，人事管理的立法、依法、执法和违法处理状况必然影响到博士人事档案的规范化。人事工作法制化水平越高，博士人事档案材料的凭证作用就会越显现，法律效应可以促进相关人员在材料的制作、收集、鉴别、归档、整理以及档案的保管、转递等各环节中严格按章办事，反之亦然。我国人事管理法制化建设处于探索阶段，相关的法律法规尚未健全，因此在人事管理中普遍存在法制观念淡薄的现象。博士人事档案形成和管理的各单位各部门及博士本人往往忽视从法律凭证的角度来对待博士人事档案。

四、对策

（一）完善高校博士生档案管理制度

按照《高等学校档案管理办法》和《人事档案材料收集归档规定》的相关要求，根据各高校的不同情况探索符合本校特点的博士生人事档案管理模式，以确保博士在读期间，其人事档案材料完整齐全、管理规范。

（二）建立健全政府人才公共服务体系，加快建立社会化的人才档案公共管理服务系统

完善政府宏观管理、市场有效配置、单位自主用人、人才自主择业的人才管理体制，推进人才档案公共管理服务系统建设，实现博士人事档案的社会化管理，完善服务功能，畅通人才流动渠道。

（三）积极推进人事管理法制化进程

人事争议的依法处理、违法追究等等都将对博士人事管理工作包括博士人事档案管理工作产生重要而深刻的影响和促进，人事管理法制化有助于博士人事档案材料形成和管理的各个单位、部门、工作人员及博士本人以法制的观念来对待博士人事档案，将有力地推动博士人事档案规范化管理，从而为我国博士人才队伍建设提供更完善的服务。

注释：

①范巍,蔡学军,赵世奎,成龙,汪怿.中国博士发展质量调查[J].学位与研究生教育,2011(1):1-7.

②孙燕京.浅谈人事管理的发展[J].办公室业务,2007(1):45-46.

③侯喜军,韩兰娟.劳动合同法与高校依法用人制度研究[J].生产力研究,2009(22):105-106+109.

④邵巍,车伟民,张莹.我国国(境)外学历学位认证工作发展趋势[J].中国高等教育,2009(Z1):34-36.