数据挖掘技术在高职院校人事档案管理中的应用

冯志丹 姜洪雨

摘 要：计算机技术的发展已经广泛应用到高职院校的人事档案管理中，传统的人事案管理模式已经落伍。通过数据挖掘技术挖掘出人事档案中各数据之间潜在的联系，能有效提高人事档案管理的效率，为高职院校人事管理提供建设性的指导，为人事管理提供决策支持。

关键词：数据挖掘技术 高职院校 人事管理 档案管理

数据挖掘是从大量数据中提取或“挖掘”知识。如从矿石或砂子挖掘黄金称作黄金挖掘，而不是砂石挖掘。这样，数据挖掘应当更正确地命名为“从数据中挖掘知识”，不幸的是它有点长。“知识挖掘”是一个短术语，可能不能强调从大量数据中挖掘。毕竟，挖掘是一个很生动的术语，它抓住了从大量的、未加工的材料中发现少量金块这一过程的特点（图1）。这样，这种用词不当携带了“数据”和“挖掘”，成了流行的选择。还有一些术语，具有和数据挖掘类似，但稍有不同的含义，如数据库中知识挖掘、知识提取、数据/模式分析、数据考古和数据捕捞。

图1 数据挖掘模式数据挖掘（Data Mining，DM）是目前人工智能和数据库领域研究的热点问题，所谓数据挖掘是指从数据库的大量数据中揭示出隐含的、先前未知的并有潜在价值的信息的非平凡过程。数据挖掘是一种决策支持过程，它主要基于人工智能、机器学习、模式识别、统计学、数据库、可视化技术等，高度自动化地分析企业的数据，做出归纳性的推理，从中挖掘出潜在的模式，帮助决策者调整市场策略，减少风险，做出正确的决策。

知识发现过程由以下三个阶段组成：（1）数据准备，（2）数据挖掘，（3）结果表达和解释。数据挖掘可以与用户或知识库交互。

数据挖掘是通过分析每个数据，从大量数据中寻找其规律的技术，主要有数据准备、规律寻找和规律表示3个步骤。数据准备是从相關的数据源中选取所需的数据并整合成用于数据挖掘的数据集；规律寻找是用某种方法将数据集所含的规律找出来；规律表示是尽可能以用户可理解的方式（如可视化）将找出的规律表示出来。

数据挖掘的任务有关联分析、聚类分析、分类分析、异常分析、特异群组分析和演变分析，等等。

人事档案管理顾名思义就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是指学校在人事档案活动中形成的， 形成教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等内容的文件材料， 以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息， 是各级组织全面地考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。在人事档案管理工作中， 必须严格保管， 确保人事档案的完整与安全。高校人事档案工作是组织人事工作的重要内容， 是高校人才队伍建设的重要基础工作。

现阶段，信息化是高职院校人事档案管理工作发展的必然趋势。现代社会科学技术不断进步，信息网络技术的应用，为人类社会的发展带来了巨大的动力。信息资源是现代社会的重要资源，档案也是信息资源战略中的重要内容之一。档案信息化是我国信息化建设的重要组成部分，也是推进档案管理工作管理水平的提高的重要措施。档案信息化是利用信息技术对档案信息进行重新开发、整理、利用与收集，并且实现档案信息的数字化。与此同时，我国相关档案管理信息化建设的规定也对于档案管理信息化建设提出了明确的发展目标。

数据挖掘技术在人事档案管理中具体的应用（关联分析预测）：

1.某高校中层干部队伍年龄结构

某高职院校中层干部队伍情况，其年龄结构如下：共有中层干部43人，其中35岁以下1人， 36～40岁12人，41～45岁8人，46岁以上22人，分别占中层干部总量的2.33%、27.9%、18.6%和51.16%。

2.某高校中层干部队伍知识结构

43人中硕士及以上学位15人，学士学位9人，无学位19人。

3.某高校中层干部队伍职称结构

43人中高级职称34人，中级职称6人，助级及以下3人。

中层干部队伍存在的突出问题：整体结构不尽合理。一是年龄结构偏大化。从中层干部情况来看，中层干部队伍年龄梯次很不合理，尤其46岁以上中层干部数量过高，占据着整个中层干部队伍总量的一半以上，使中层干部队伍呈现出年龄偏大的倾向。二是知识结构偏低化。纵观中层干部知识结构，从表象上看，硕士以上学位占比例为34.88%，比较合理，但是作为高等院校的中层干部还有44.2%无学位，这与年龄结构老化有很大的关系。但从隐象来看，第一学历为本科以上的中层干部仅有18人，仅占中层干部总量的41.9%，其余均为大专及以下学历，仍存在着“人才假象”的问题。三是职称结构比较合理，但高级职称过多占79.1%，这也从侧面反映由于年龄结构偏大造成的，中青年干部较少，所以中级职称和初级职称的人很少，也体现出中坚力量不足的问题。

通过对该高职院校中层干部档案的数据挖掘，可为该单位的人事调整、干部培养提供重要依据，更好地为学院领导人事决策服务、为高职院校建设发展、人才培养工作服务，是高职院校人事档案工作的目标。

工作实践表明，广泛地借助数据挖掘技术，充分挖掘人事档案的各类数据，有效地转化成各种有价值信息，使之服务于、作用于高职院校的师资队伍建设工作，服务于高职院校的教学与管理工作，服务于高职院校的人才培养工作。随着人事管理系统的不断完善，人事管理系统各个方面的数据积累越来越大，数据挖掘将会在高职院校管理的各个领域发挥更大的积极作用。

参考文献：

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[2]黄昆，邓芳.高职院校人事档案工作浅析[J].现代企业教育，2013，（8）.

[3]李爽.浅谈新形势下高职院校人事档案管理[J].黑龙江史志，2013，（19）.

[4]刘英.高职院校人事档案管理问题与对策研究——以湖南体育职业学院为例[J].山东青年，2014，（1）.