浅谈新时期干部档案管理存在的问题及解决措施

李佳佳

摘 要：随着机构改革，城建管理体制进一步理顺，各类管理事权逐一下放，在这一新时期，干部档案工作也将面临新的要求。本人结合自身工作实践探讨了新时期干部档案管理存在的问题及解决措施。

关键词：机构改革 干部档案管理 存在问题 对策措施

干部档案是国家档案的重要组织部分，是組织人事部门按照党的干部政策，在培养和选拔任用干部工作中，形成的记载干部政治品德、个人经历、工作实绩、任免奖惩等内容的文件材料，是历史地、全面地了解干部的重要依据[1]。在干部审查考察、核定待遇等方面起着不可替代的凭证作用。随着机构改革，城建管理体制进一步理顺，各类管理事权逐一下放，在这一新时期，干部档案工作也将面临新的要求。本人通过参加一些干部档案检查、干部档案移交接等管理工作发现，不同单位不同程度的存在着一些问题。主要表现在以下几个方面：

一、干部档案管理存在的问题

（一）档案归档材料不够完整。个别单位干部档案管理人员责任心不强、业务不熟练，未能将每个人的档案材料及时归档，影响干部档案的完整性和系统性。如调入的高级工程师，可调转来的档案材料中却没有被批准的专业技术职务呈报表；接收的大中专毕业生有的档案中缺少高校毕业生登记表和成绩单等等。

（三）档案内容前后不统一。在重复出现的档案栏目填写上，个人填写栏目前后不统一。有的干部年龄越填越小，参加工作时间越填越早，任职简历也不完全一致，致使真实情况难以确定，给干部的工资调整、离退休等工作带来了诸多不应有的麻烦。

（三）档案保护力度不够。档案保护是档案工作中的重中之重。在现实工作中，有的个别管理档案单位出现档案虫蛀现象、档案内容模糊不清现象、甚至丢失档案材料现象，从而给干部档案管理工作造成了严重被动。

（四）档案内容缺乏个性特点。很多干部档案并不能客观反映一个人的情况。现实工作中，在评价各类人员时，千人一面的现象较突出，套话常用不厌，缺少个性特点，既反映不出干部的个性特征，更反映不出干部的真实思想动态。

二、干部档案管理应采取的措施

鉴于上述问题的存在，我认为要加强干部档案管理工作，应采取以下五方面措施：

（一）加强档案管理者的责任意识。“档案工作是各项工作发展的一个基础，这个基础不牢固，将来我们是负有历史责任的”。[2]所以作为干部档案管理者，要树立高度责任感和历史使命感，认真自觉维护和宣传《档案法》，《干部档案工作条例》，把干部档案作为党和国家的一笔宝贵财富管好用好，充分发挥其作用，为城市建设服好务。

（二）建立健全档案材料归档制度。没有规范的、完善的、切合实际的工作程序，就没有规范的档案管理工作。健全的归档制度，应包括明确的干部档案材料收集范围，严格的归档要求和准确的归档时间。

1.收集范围：分为九个大类：一类是干部履历材料；二类是自传材料；三类是干部考察、考核材料；四类是有关学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；五类是政审材料；六类是加入党团材料；七类是奖励材料；八类是惩处材料；九类是干部工资、任免登记材料；十类是其他可供组织参考有保存价值的材料[3]。

2.归档要求：一是归档材料必须是办理完毕、审批通过的正式材料。材料齐全、真实，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。二是归档材料，凡规定由组织审查的，须有组织盖章。规定要同本人见面的（如审查结论、处分决定）一般应由本人签字。本人见面未签字的，可由组织注明。

3.归档时间：必须做到月报送、季归档、年整理。月报送—档案材料后30日内，将其材料送交干部档案管理部门；季归档—档案材料审批接收后3个月，完成目录登记和散材料入袋；年整理—每年及时将档案材料装订归档案，更新打印档案目录。

（三）优化档案管理队伍素质。档案工作内容的新内容、新变化对干部档案工作人员的素质提出了挑战。从事档案工作人员一定要有丰富、广博的知识。要提高自身的工作能力必须增强以下几方面的素质：

1.政治素质。干部档案工作是政策性、专业性很强的工作。要实现干部档案工作的制度化、规范化、科学化，档案管理者必须具备政治上的坚定性，坚持不懈地学习马列主义、邓小平理论，深入贯彻落实科学发展观，努力提高政治思想水平。

2.职业道德。全心全意做好档案服务工作概括为三种精神：埋头苦干的敬业精神；精益求精的工匠精神；恪尽职守的献身精神。档案工作比较清苦，要具备足够的耐心耐性；要对历史负责，要对他人负责，更要对自己负责，工作既热心服务又有坚持原则，还要有专业保密意识，有效地发挥档案的使用价值。

3.专业素质。作为一名干部档案管理者，首先应当是档案专业的行家里手。掌握档案工作的理论、原则与方法，是对档案工作者的基本要求。要通过档案专业的严格培训，系统地掌握档案工作的理论、方法和原则，才能适应现代档案工作发展的需要。

4.相关技能。档案管理者不仅要具有档案专业的基础知识和相应的工作能力，而且应具有比其他各专业人员更加广博的知识。这是档案工作的性质、内容和要求所决定的。在知识经济时代，档案人员应是“基础厚、口径宽、能力强、素质高”的复合型人才。既提高计算机软件应用能力，积极研究电子档案新技术，又要注重现代技术的应用，缩微技术等现代管理手段也要有所掌握。

（四）强化创新观念。在档案事业的发展过程中，形成了许多好经验好做法。坚持这些传统做法，是我们做好档案工作基础。但当前档案工作所面临的许多新情况、新问题，又要求我们必须具备创新观念，不断探索档案管理的新途径、新方法。

（五）强化法制意识。积极开展档案行政执法工作，是加强档案工作的重要措施和手段。《档案法》的颁布，标志着我国档案管理工作开始走上法制轨道。各级档案管理部门，要严格依法管理和指导档案工作，真正做到依法管档。

参考文献：

[1]干部档案工作条例（一九九O年修订），总则第二条、第三条.

[2]汪传昌.档案工作是各项事业发展的一个重要基础[J].档案管理，2013，（5）.

[3]干部档案工作条例（一九九O年修订），第三章第十条.