商务信函写作中的通病及其诊治

刘琼秀

【摘 要】商务信函是经济贸易活动中使用频繁的一个文种，但在日常应用写作中，由于写作者的粗心或对文种的理解不到位而常常出现一些问题，影响到公司业务的开展甚至造成不必要的损失。本文根据日常写作中存在的一些常见问题提出一些粗浅见解，与同行探讨。

【关键词】商务信函 写作 问题 诊治

一、商务信函及其作用

在应用类文章中，商务信函是很重要的一个文种，我们日常的商务往来中传递信息、处理商务事宜，开展对外业务活动都必须使用商务信函。根据不同业务需要，每封商务信函写作内容各不相同，在商贸交往中能起到商贸成交、事后交涉、继续保持贸易关系等不同的效果。

任何一个贸易类组织，发给对方的每一份信函也都代表着公司的形象，显示公司的水平和实力；也直接影响到合作伙伴对自己公司的评价；对企业的业务开展有着极其重要的影响。所以，写作商务信函时，能否以专业的方式跟对方进行有效沟通，在业务往来种占据着举足轻重的地位。

二、日常写作中的常见问题

尽管商务信函的写作要求已经非常明确，但是在实际写作中，还是存在着一些常见错误，特别是初学写作的工作人员，由于缺少实际写作经验，对商务信函写作要求理解不能到位，写作中甚至还出现一些常识性错误。我们通过对日常写作中发现错误情况的搜集、整理，大概可以归纳为以下两方面的常见错误：

（一）词语使用方面。

主要表现在：1.词语的选用不准。2.表示数目不清，计量单位不统一。3.对外贸术语的错误理解。4.礼貌语言的使用不符合要求。

（二）信函格式方面。

主要表现在：1.格式要素标识不规范。2.结构不完整。

本文主要针对以上常见问题，提出解决问题的一些粗浅看法，以求教于方家。

三、解决问题的办法

（一）多读多看，提高商务贸易语言修养。

商务信函的目的是促成贸易活动的成功。写作时讲究的重点不是华丽优美的辞藻，而是用简洁朴实的语言，直接、清楚地传达发函人所要传达的信息，让对方可以非常清楚地了解你想说什么；避免因为语言的含糊不清，词不达意而给对方造成误会；在回答对方询问时，要明确对方需要了解什么，有针对性地给对方明确答复。要达到这些要求，写出符合商务信函规范的文书，这就需要我们在平时工作中注意多读一些商务贸易类文书，提高商务信函的语言修养，达到顺利交流的目的。具体写作时可从几个方面加以注意：

1. 选择简练的常用词语，避免使用冷僻词语

商务信函的写作，都有明确的目的性，以贸易往来为目的的商务信函，要把自己写作的目的让对方知道，写作时一定要选词准确，不要用一些生僻、晦涩的或容易引起歧义的词语，否则会引起对方不必要的误解，甚至被人利用而导致经济损失。对于贸易往来中的专业术语，具有很强的专业特征，它们在国际惯例中是通用的，在信函写作时一定要准确理解使用，而不能根据自己想当然，否则会出现笑话影响到本公司形象，甚至有可能在贸易往来中让对方误会产生不利影响。

2. 使用事实要清楚、有依据，数字要确切，计量单位要统一

商务信函写作中大都要涉及数字，使用数字时一定要符合国家规定的数字使用规范。表示“日期”既可用基数词也可用序数词；在表达计量单位、包装、价格单据、保险条款时应准确清楚，计量单位要做到前后统一。例如，提请对方供货时，不要用“大量”“许多”这类的概数词语，要标明具体数量；报价也不能笼统地说“价格合理”或“市场价格”，而应写明具体价格、币种，如何结算，是否还有其他附加费用等，都必须明确、具体，避免出现“不一定”“有可能”“大概”“大约”“左右”一类词语。回复对方的来信，在信函开头一定要写明来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等。模糊的表达方式会导致阅读者在反馈信息的时候产生疑虑，影响业务的顺利开展。

3. 语气平和，注意使用礼貌语言

写作时的口吻和语气，对交往双方来说非常重要。平和的语气，显示出来的是合作中的平等关系；如果信函中出现了命令或威胁的语气，势必给双方的合作造成不利影响。由于商务信函都是有其目的性的，所以在信函里所采用的语气、语调也应该符合写作者的目的。写作之前就要做好全盘考虑：写这封信函是想要达到一个什么样的目的；希望对收信人产生怎样的影响；写作时用什么样的语气表现效果更好等等。

同时要注意的是，礼貌用语是商务信函写作中十分重要和有特色的环节。礼貌的语言既可以突出对阅读者的重视和理解，也可以减少由于文化和语言差异导致的误会，成为贸易双方的润滑剂，使贸易业务得以顺利地完成。礼貌用语主要表现在以下几个方面：（1）多从对方需要角度考虑问题，进行写作，才能达到好的沟通效果。（2）使用委婉的语气、对方容易接受的表达方式传递自己的观点和要求，体现出自己的诚恳礼貌得体，避免生硬。（3）在交易中出现分歧，不同意对方意见时，可以采取站在对方立场先同意对方意见，然后再提出自己的看法和意见，这样既充分考虑了对方利益，又坚持了自己的立场，容易让对方接受并理解自己的观点，从而使贸易顺利进行。

下面信函正文示例：

A：邀请函

尊敬的先生/小姐：

我公司拟于三月二十五日到四月二十九日在×××（交易会地址）举办×××年国际商品交易会。特邀请贵公司参加。关于交易会的详情我们一周内将寄给您。

盼函复并希望能来参会。

B：诚挚的肯定答复

尊敬的先生/小姐：

感谢二月十五日来信邀请我公司参加×××年国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们生产的×××设备。张先生将于三月十八日至二十日去您市做具体安排，非常感谢您的协助。

C：诚挚的否定答复

尊敬的先生/小姐：endprint

非常感谢您邀请我公司参加×××年国际商品交易会。由于我公司将于同一时间到您市新开一家连锁店，很抱歉不能前去参加交易会。

希望以后在某些场合见到您。

上面三封信函，一封邀请函，两封回复函，正文中都体现出礼貌用语特点。特别是否定回复时的词语选用，更需要写作者仔细斟酌词语的选用。值得注意的是，赞许对方要有礼有度，做到“礼”和“理”的适度，即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度，不可滥用溢美之词。过了头的赞扬、恭维透着虚伪，给人一种言不由衷的感觉，反而显得不礼貌。

4. 口语化

人们在交往中都有着感性的一面，任何一封信函的往来，都是写信人与收信人之间的一次情感交流。所以写信人需要在信函里体现出感性的一面。口语具有亲近特点，能起到拉近人与人之间距离的作用；写作时，适当把书面语转化为口语的方式，在贸易交流中也不失为一种有效的办法。因此，不必把商务信函理解为任何时候都要用生硬的“生意腔”来写作，否则，就会把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而生硬。

（二）注意商务信函的写作格式规范，结构完整，信息完备

结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

在信函写作中，完整的结构，完备的信息非常关键，一封信函如果结构不完整，就无法交代完备的信息，交易的目的也就无从达到。主动给对方发函，开头要交代清楚发函的缘由；主体部分内容要具体、明确；结尾的常用语以及日期等，任何一项都不能随意省略。回复对方的来函，在信函开头一定要写明来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等。回答对方的问题不论是肯定的答复还是否定的答复，都要态度明确，不能含糊其辞，做到有礼有节。

例如，下面信函的正文就存在信息交代不完备问题：

欣悉贵公司有意购买“××”牌中国台布，“××”牌台布正是敝公司经营的产品。今给贵方写信，希望尽早与贵公司建立直接友好的贸易关系。

敝公司专营 “××” 牌台布已有30年历史。我们的台布采用传统的中国工艺制作，式样多，质量好，深受海内外客户的欢迎。

再次诚挚地希望与贵公司建立友好贸易关系。祈盼你们及早答复，对于贵公司的要求，我们会认真考虑。

这是一封要求建立贸易关系信函的正文。文章一开始，没有交代清楚我方获得对方经营范围信息的渠道，直接使用“欣悉”一词，让人看起来很突兀，且没有礼貌， 读起来也令人不快。对于要求建立贸易关系的函， 信息来源渠道的交代是不可缺少的。第二段，在介绍本公司产品后，没有进一步说明向对方提供商品目录和样品，而这一内容，对于建立贸易关系是非常重要的， 有了这一内容才能使对方确信我方的产品， 并显示我方建立贸易关系的诚意；同时，有了这一内容，也使信函最后“认真考虑你们的要求”的承诺有了具体的针对性。“期盼你们及早答复”作为信函的结尾常用语，却放到第三段的中间，不符合信函写作格式规范。

四、结语

要写出一封体现出表达专业、得体大方、规范得体的商务信函，写作水平起着至关重要的作用；信函对维护企业形象，促进贸易双方之间的沟通交流，以及相关业务的达成和合作关系的发展将起到积极作用。因此，要想通过信函交流达到预期的合作目的，就需要在日常写作中，对商务信函的写作要求、语言特点方面加以重视，注重提高商务信函的写作能力。

【参考文献】：

[1]程玥.商务信函的语言表达技巧[J].新闻与写作，2009（8）.

[2]植茵莹.礼貌原则在商务信函中的运用[J].内江科技，2009（4）.

[3]李辉.语用原则在商务信函中的体现[J].宿州学院学报，2007（4）.

[4]丁爱兰.浅谈语用原则和言语交际失误[J].新余高专学报，2009（2）.endprint