高校照片档案的收集方法

郝丹梅

【摘 要】高校照片反映了高校的发展变化，是生动再现学校教学、科研、管理和师生文体活动的真实材料。高校照片是高校档案的重要组成部分，高校照片的收集要针对不同类别，确定不同部门和不同的人来收集和整理。文章主要从新闻照片、毕业生照片、科研照片、设备照片和其他照片五个类别来谈其相关的收集方法。

【关键词】高校照片 收集方法

高校照片是高校档案的重要组成部分，我们要把高校照片的收集工作作为工作的重中之重，通过多手段、多渠道的方式，尽量地收集多类别、多形式的照片。

一、新闻照片的收集方法

新闻照片是高校照片档案最重要的一部分，是新闻记者在新闻宣传报道采访过程中形成的。它包括学校在发展过程中的重大、重要事件；重要人物的来访、考察；一些具有特色的教学活动、实践活动；校领导参加重要会议的会议主题以及活动内容等等。这类照片，在高校主要由宣传部负责。宣传部记者在新闻采编过程中拍摄，并通过校园网站发布，具有形象性、纪实性、群众性等特点，是现实生活的真实反映，在一定时段内具有一定的新闻价值。

所以，这类新闻照片的收集必须由宣传部负责，宣传部新闻工作人员应以每月的大事记为主线，搜集整理相关的新闻照片，然后根据新闻主题进行分类整理，并配有相关的文字说明，以一个月为一小节，一年为一总结，最后将电子版与纸质版照片统一交于档案馆工作人员。这种收集方法，既能避免重要照片的丢失，又对校大事记的编纂提供重要的信息。但是，由于各高校宣传部记者不止一位，对新闻的采访也不是由专人负责，而是随时分工，所以，我们档案馆就要求宣传部固定一位兼职档案员，由他来专门负责向本单位记者收取自我承接的新闻采访活动，最后，由兼职档案员负责这类照片的整理、移交工作。

二、毕业生照片的收集方法

毕业生照片是学生毕业后留给学校最美好的人物写照，是高校照片档案数量最多的一类。以学年为单位，每学年形成一批。并且随着高校本科生和研究生的扩招，这类照片每年呈一上涨趋势。对于毕业生照片的收集，个人认为学校应统一摄像师，统一拍照，届时，档案馆只需向摄像师索要毕业生照片电子版进行备份保存，并统一翻洗一套照片即可。对于这种收集方法，既减少了之前向各学院兼职档案员收集的烦琐，也能保证照片数量的齐全，以及其规格和质量的统一。同时，便于分类整理，杜绝重复保存。

三、科研照片的收集方法

科研照片的收集应由科研处负责，分两类移交，一类是各种活动照片，另一类是科研项目照片。活动照片采取随时归档的方法。活动结束，参与人员就得及时将有价值的照片交于科研处档案工作人员。对于科研项目照片，由于许多科研课题时间都比较长，达3—5年，所以，在科研项目照片的收集过程中，都要求及时地对每一项科研项目的申报、结题按类存放，并写好时间与说明。为了保证每个课题能及时形成档案，每年检查纸质档案的同时要检查照片档案，发现问题及时补救。课题结束前，再进行检查、验收、鉴定，适当调整、编号，写好目录。最后，完成科研照片的归档工作。

四、工程照片的收集方法

工程档案再现了学校建设和发展的历史面貌，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及维护、改造的重要依据。工程照片是工程档案重要的一部分，是指在工程勘察、施工过程中直接形成的直观的历史记录。诸如工程中的“三通”照片，及通电、通气、通水的线路照片，在其日后的维护中有着极其重要的作用。还有部分拆迁重建工程照片，能真实反映一个学校的发展变化情况。

工程照片的收集，主要应由基建处负责。基建处与施工单位签订合同，要求在工程档案的移交过程中必须附有照片，并将此事责任到人，由专人负责工程照片的拍摄、整理和移交。同时，基建处兼职档案员要在工程照片的拍摄、整理过程进行业务指导，并加强检查，移交的工程照片要真实地反映工程面貌和建设情况。最后，一项工程竣工后，由基建处统一整理，并对每类照片附有简明扼要的文字说明。经检查、审核无误后，统一向档案部门移交。

五、其他照片的收集方法

其他照片主要指学校教师为了提升个人的学术水平，以个人名义参加各类学术交流和科研活动的照片，以及参加各类比赛所获得省级以上奖项的颁奖照片；学生参加实验教学和各项实践活动，以及竞技比赛的照片；教师晨练、学生出操，以及参加运动会、文艺活动的照片；历任领导的个人照；历届毕业生中在各自岗位上成绩突出的佼佼者的成果照、工作照、生活照等等。这类照片在反映学校历史发展状况和展示学校名人、名事中提供重要的信息资源。

由于这类照片的移交不作硬性规定，所以，这类照片的收集也不会责任到单位或者是个人。但我建议档案馆确定一位专门的档案工作人员负责此类照片的收集，每一季度，通过学校OA 办公系统向全校人员发布照片征集信息。或者是主动与各单位、各学院兼职档案员联系，了解各自单位名人、名事信息，然后主动与相关个人联系，通过捐赠、翻拍或者是电子扫描的方式将此类照片在档案馆备份保存。

综上所述，高校照片档案的收集应分类别、分形式，有选择的、有针对性的，并责任到部门、责任到人。同时，档案部门要做好指导工作与督促工作，只有这样，照片档案的收集才能做到及时与完整，才能充分发挥其在展现学校历史风貌与学校教学、科研发展成果方面的重要作用。

【参考文献】

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[2]黄贵苏.略谈高等学校照片档案的收集[J].浙江档案，1998（2）.

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