浅淡国企档案管理网络化模式的构建

李曼丽

摘 要：国有企业档案是单位在经营过程中产生的原始、完整、真实、非常有保存意义的重要资料，它们记录和反映着企业的重要经济活动。单位进行档案管理是企业发展的基础要求，也是推动企业发展不可或缺的组成部分。国企档案管理的工作内容主要包括对档案进行收集、整理、管理、利用、销毁五个环节。随着90年代计算机的引入和信息化的发展，档案管理网络化模式正在逐步代替传统档案管理模式，网络化已经开始呈现其先进性和快捷性，但在实际应用中不免出现一些的问题需要我们积极对面并找出应对之策，本文主要就此相关问题进行简单分析。

关键词：国企；档案管理；网络化模式；构建

前言： 档案对企业的重要性不仅是为企业发展提供信息和资源，还表现在为企业创造了财富和生命办，企业想要保持健康稳定的发展就必须要进行有效的档案管理，国企亦是如此。目前，利用计算机和信息技术的网络化档案管理模式成为发展趋势，需要在各企业得到应用，以提高企业管理效率。档案管理网络化实际上就是通过计算机网络技术对企业档案资料进行存储、管理以及利用，不仅可快速便捷记录企业的各项经济业务，还能进行及时有效的传递，为国企的管理和建设提供基础保障。档案管理网络化具有时代性，档案工作应与国企管理同步发展，实现档案管理网络化模式有利于档案工作的建设、有利于人才的培养、有利于国企管理建设的发展。

一、 国企档案管理信息化的重要性

1.提高了国企档案管理工作人员的工作效率。网络化必然会节省工作的时间和精力，还大大降低了出错率，并且方便进行筛选错误。通过计算机档案管理可以实现自动化、实时化，对档案数据只需一次录入便可多次利用并实现共享，档案信息进行自动统计并形成报表，各种报表也是自动打印，节省大量人力。同时还方便了检索、查询借阅工作，通过网络的搜索功能改变了过去要去库房翻查，不仅费用费力还很可能查无所获的情况，借阅查询更是操作方便，通过网络自动生成催还记录，对过期不还的借阅者是一种很好的监督。

2.提高了部门的技术水平和管理效率。档案管理网络化模式下，管理工作一改过去的繁琐，解脱出很大一部分工作人員，使他们有更多的精力去进行档案的收集和编研工作，大大提高了职能部门的工作效率。国企档案管理网络化模式下才能符合企业的信息化、数字化发展方向，才不至于成为企业前进道路上的累赘，网络化提高了部门的技术水平，保证企业能适应不断变化的外部环境，也为国有企业的科研开发提供了更安全、更便捷的生存空间。

3.保证了档案信息的完整性。档案是对历史活动的一种真实记录和反映，国有企业每年都会有大量档案资料要收集、整理和保管，内容涉及文档、科技、合同等各方面，企业需要保证这些信息的安全性和完整性。网络模式的档案管理可以很好实现这一要求，通过计算机无纸化操作记录每一项重要信息，形成完整的档案信息网络，再设上相应的查看权限，不仅提高了档案信息的利用率，减少了档案管理的反复查阅性，还很好解决了档案损坏、丢失的问题。

二、国企档案管理网络化模式构建存在的问题

1.档案管理体制不健全

档案管理负责整个企业的档案信息，理应由企业统一管理，但事实上，很多企业的档案管理却是各部门具体负责，即各部门负责各部门的档案资料。这样一来，不仅造档案资料的零散和不完整，容易引起丢失，还不方便人们查阅、使用和共享。此外，国家和行业在制度创新上忽视档案规章的修编也是造成制度失灵，管理体制不健全的重要原因。

2.档案管理措施落后

国有企业要面对的档案信息内容广泛、涉及面多，如何及时有效的处理这些信息需要与之相匹配的管理手段才行。目前，我国多数国企档案部门只是简单地配备计算机用于文件的接收、传递与保存等工作，对具体的档案管理措施尚处于半人工操作状态，信息的收集、整理、归档等工作存在一定滞后性，影响了人员业务档案的利用、编研和开发。

3.档案管理队伍水平参差不齐

人才是企业发展的根本，而对档案管理工作来说，档案管理人员的素质则直接决定档案管理工作的水平。档案管理人员的技能和综合素质是实现网络的基石，如管理人员思想落后、工作缺乏创新、人才队伍萧条必须不符合企业的发展要求。目前，我国多数国有企业档案人才建设处于初级阶段，综合水平有等提高，在利用先进的科学理念和技术构建企业档案管理网络化方面还缺乏一些能力。在年龄结构上，青中老工作人员配置比例不协调，既通晓档案业务又能熟练应用信息技术的全方位人才严重不足。实际工作中更是缺乏钻研精神，理论与实务不能进行有效的结合，为构建档案管理网络模式带来阻力。

三、解决档案管理网络化中相关问题的对策分析

1.建立健全档案管理机制

国有企业在创新发展的道路上也要重视档案管理工作的重要性，建立健全相关档案管理制度，如综合性的规章制度，立卷归档、档案保管制度，档案保密、保卫制度等，从根本上加强国企档案管理制度建设，确保日常管理工作有章可循，有法可依。同时，档案管理人员也应根据档案的内容、特点、目的等属性采用合理的档案分类方法、整理形式及应用手段对档案材料进行编目，制定档案查阅及维护制度使得管理工作能够做到有章可循。

2.加强国企电子档案工作建设

信息化时代，各种信息都开始强调无纸化电子化，档案管理电子化应该无太多技术障碍，应充分利用现代信息技术的优越性提高档案管理工作。单位档案数据要有备份保存，并注明形成档案的时间和操作人，系统也要进行日常和升级，最终形成电子档案，方便对档案进行日常管理和查阅。充分运用计算机和网络技术手段，发挥计算机存储量大、查询速度快的特点建立起符合人员业务档案信息的管理系统对人员实行全方位、多角度的综合管理巳成为机关单位业务档案管理工作发展的必然趋势。

3.全面提升档案管理人员的综合素质

国有企业档案管理网络化离不开管理人员的支持，人才才是档案管理的核心，没有人什么都做不了，只有先完善档案管理人员队伍的建设，才能真正实现档案管理网络化。从事档案管理的人员在思想政治、专业知识、综合素质等方面都应符合企业档案工作的要求。首先要转变观念， 加强思想建设，做好档案工作的宣传教育， 让人们都认识到档案管理工作的重要性，才能从根本上重视这一工作，而非敷衍了事。其次，以日常工作为基础， 依据国企科技档案管理工作对人才素质的需求，经过论证与讨论后增加对计算机档案建设技术、通讯技术及档案管理网络技术等专业知识的培训，努力让每一位档案人员成为综合协调能力较强、又通晓最新信息技术的全方位人才，为实现网络化提供人才保障。最后要培养档案管理人才的创新意识。创新是推动科学技术发展的根本动力，也是提高企业经营效率，增强企业市场竞争力的核心部分，同时还是档案部门开拓进取的积极力量。档案人员应解放思想， 开拓视野， 树立现代化创新理念， 落实理论与实践相结合，为国有企业档案管理工作更上一个台阶做出贡献。（作者单位：义煤集团热电分公司综合办公室）

参考文献：

[1] 薛松企业档案网络化管理层次的构建与优化分析 经营管理者 2014年第1期

[2] 王瑞； 赵莉莉；刍议加强国企档案人才队伍建设 新西部（理论版）2014年10期

[3] 芦蕾浅谈机关单位档案网络化管理 黑龙江史志 2014年07期