浅谈如何建立档案知识库

曹光

[摘 要]所谓知识库并不是存储能相对容易获得的合同、单据或惯例的信息库，它的内容可包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、研究报告等众多方面。而档案作为人类社会实践、科学实验的原始记录，是组织机构活动的真实记录，反映了组织的历史和现状，真实可靠且有利于据此总结出经验和教训，因此是组织开展管理、决策等活动的重要依据之一。因此，档案知识库的建立是组织知识共享和创新的需要，也是科学决策和高效管理的需要，它为组织知识学习和知识共享环境的建立创造了良好的条件。

[关键词]档案；知识；知识库

[中图分类号]G270 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）01 — 0114 — 02

知识管理简言之就是对知识进行挖掘、编码、共享、创新等活动的程，它是一个利用集体智慧来增强组织应变和创新能力的过程。在此过程中知识库的建立是一个非常重要的环节。所谓知识库并不是存储能相对容易获得的合同、单据或惯例的信息库，它的内容可包括人力资源状况、每个职位所需的技能及评价方法、组织机构历史上所发生的重大事件的历史资料、客户信息、研究文献、研究报告等众多方面。因为只有在充足的信息量的保证下才有利于对知识进行整合，以便组织从以往的经历中悟出各种见解，形成知识创新。

而档案作为人类社会实践、科学实验的原始记录，是组织机构活动的真实记录，反映了组织的历史和现状，真实可靠且有利于据此总结出经验和教训，因此是组织开展管理、决策等活动的重要依据之一。所以说，离开了档案信息，知识库是不完整的，会影响组织的创新能力和应变能力，因此档案信息资源是知识库的重要组成部分，知识管理离不开对档案信息的管理。

可见，档案知识库的建立是组织知识共享和创新的需要，也是科学决策和高效管理的需要，它为组织知识学习和知识共享环境的建立创造了良好的条件。档案知识库的建立应从以下几个方面进行考虑：

一、档案利用者需求分析和知识资源的合理评估

档案知识库的建立应在充分的利用者需求分析和知识资源评估的基础上进行。

1.档案利用者需求分析

档案部门要在充分了解档案信息资源的特点以及自身人、财、物、技术等能力的基础上开展档案利用者的需求调查和分析。

档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。因此笼统地说社会是档案部门最本质的用户。在社会这一大用户中又包含许多不同类型的用户，而不同类型的用户对档案知识库所提供的知识内容的需求也各异。大体来说档案用户按其性质可分为四类：一是学习研究型用户：它包括档案学、历史学等社会科学研究者以及相关教师、学生等。他们希望得到与自己学习、教学、学术研究相关的档案知识，希望能有学术知识交流的平台；二是行政管理决策型用户：它包括党政机关工作人员以及服务于经济建设的相关专业人员等。他们希望得到与自身行政、管理、经营活动相关档案知识，发挥档案的参考、凭证、情报等价值，促成科学决策的形成；三是咨询查考型用户：它包括维护个人合法权益者以及档案工作者等。他们希望查找到与个人切身利益相关的档案，与工作相关的法律、法规、行政规章、规范性文件等，以及文档管理的实际操作方法，以此解决他们实际生活、工作中遇到的问题；四是休闲消遣型用户：他们希望查找到满足休闲、猎奇需要的相关档案知识，如名人逸事、城市变迁、历史真相、族谱等等。

在此基础上对于用户明确表达的需求，我们应根据用户需要提供知识服务；对于用户己经意识到但尚未明确表达的需求，应通过交互方式，运用检索工具等手段对用户进行启发；对于用户尚未意识到的需求，我们应通过知识挖掘等手段激发用户潜在的利用需求。

2.档案部门开展知识服务过程中知识资源的合理评估

档案部门要开展知识服务就必须在用户需求分析的基础上保证档案知识库的完整可用，而档案知识库的完整可用离不开知识共享与创新，因此我们应对进库的档案资源建立必要的信息过滤机制，合理筛选搜集到的信息—选择满足用户需要的相关信息，删除虚假信息和无关信息。这就要求档案工作者在档案知识库建立和维护过程中能对知识资源进行合理的评估。

（1）知识资源必须准确可靠

档案是社会生活的真实记录，这使得档案知识库在用户心理上形成了一定的权威性和信赖感。这就更要求它所包含的知识资源的内容准确、可靠。第一，要对档案信息内容进行仔细检查，防止语法、拼写错误的出现；第二，档案信息内容要符档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件合实际情况，不能夸大和歪曲；第三，检查档案知识库中进行学术交流的文章，保证这些文章已经过审核、且著作权明确、有一定的学术价值等。

（2）知识资源既要全面又要有特色

不同用户对档案知识库的要求各异，有的用户是为了进行学术研究、有的是为了实际工作、生活中的需要、有的是为了休闲消遣等等。因此我们应根据组织机构的功能来确定其档案知识库的功能。要做到知识库内档案信息资源既收录全面又能满足用户的个性需求，具有特色。同时要做好显、隐性知识的转化，根据实际情况来确定档案知识库的深度和广度以及库中档案信息资源的类型。

（3）知识资源必须及时更新

档案知识库是档案部门开展知识服务的源泉，而知识服务又是一种目标驱动服务，可见档案知识库的生命力在于知识的更新，因为我们只有在保持档案知识库及时动态更新的基础上才能满足用户需求，解决用户所面临的问题。

二、知识开发和知识获取

知识分为显性知识和隐性知识两大类，一切知识都存在于隐性知识和显性知识之间的连续体中。因此在档案知识库的建立过程中档案部门的知识开发是非常重要的环节。一方面档案工作者应通过对传统载体档案的数字化，以及对电子文件/档案档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件开展前端控制和全程管理，实现对显性知识的收集、整理、存储；另一方面档案工作者应凭借自己的专业知识、技能以及工作经验，对文档信息资源进行鉴定、分析，既要兼顾文档信息对本单位的第一价值和对社会的第二价值，又要保证知识创新所必须的足够的信息量，实现对隐含在流程、人员等要素中的隐性知识的显性化，并完成对显性知识的编码化与建档。

由于在知识经济时代知识的增长速度非常快，所以档案部门不可能开发出实施知识服务所需要的所有知识，因此在档案知识库的建立过程中外部知识的获取也是非常重要的环节。在此过程中，档案工作者要运用自身的知识技能正确选择能满足用户需求的知识。如外部专家知识、其它组织的知识、用户的知识以及知识产品等。当然在外部获取的知识中也包括可直接使用的显性知识和有潜在价值的隐性知识两大类。因此在知识获取的同时，档案工作者也面临着隐性知识的显性化、编码化，显性知识的学习，外部知识的内化以及外部知识与档案知识库整合等一系列问题。

三、知识挖掘与整理

档案知识库建立的目的是为了满足档案部门开展知识服务的需要，如不能做到这一点就显示了知识资源的不完整性，知识库也就失去了存在的意义，因此我们在知识开发、获取和存储的基础上必须做好知识的挖掘和整理工作，为知识寻求者和档案部门的知识服务第三章档案部门开展知识服务的条件档案部门构建起一座知识共享的桥梁。档案部门可使用知识传递和反馈机制与档案知识寻求者之间进行实时沟通。通过同步知识传递即档案部门和知识寻求者之间的对话和信息的反馈机制使档案部门获得准确、实用的用户需求信息，以便档案部门对用户所面临的问题以及所处的环境有一个动态的了解，因为只有这样才能更好地进行知识资源的综合分析，做好知识的挖掘和整理工作。另一方面档案部门可进行较为全面的用户分析，利用各种技术工具提高知识分类和检索的准确性，满足不同特点用户的需求。只有在此基础上，档案部门才能发现用户，真正做到以用户为中心进行知识的挖掘和整理，完善档案知识库的内容构成。

四、知识的分类检索

知识的分类检索连接着档案知识库和档案用户，档案部门只有通过寻求合理的知识分类方法，编制各种有效的技术工具，才能提高知识分类和检索的准确性，最大限度地满足档案用户的检索需要，因此知识分类检索的好坏直接影响着档案知识库价值能否有效实现。

高效的知识检索主要取决于两方面：一是知识的合理分类和组织；二是快速有效的知识检索方法，即通过对知识的合理组织，利用快速高效的检索手段来实现与要求相匹配的知识资源的快速检索。

档案部门的知识服务在很大程度上依托于网络实现，因此在对档案知识库中的知识资源进行分类时应考虑到网络环境下知识交流和共享的需要。主题分类法是目前采用较为广泛的网络信息的分类组织方式。无论从分类体系还是类目设置上它都能较好地揭示知识之间动态的多维联系，很好地体现了以用户为中心的知识服务的理念。但是这种网络分类方式存在着知识分类体系不严密，类目专指性差的缺点，这必然会影响用户的查全率和查准率。而传统的档案分类法需要掌握一定的专业知识才能较为顺利地进行检索，这大大增加了普通用户浏览查询的难度，但是它的优点在于类目间有严密的逻辑关系，基本上是一个完整的知识分类体系。不难看出网络分类法和传统的档案分类法各有利弊，又在一定程度上弥补了互相的缺陷。因此在档案知识库的建立过程中档案部门可将两者结合起来考虑，实现传统的档案分类法与网络分类的主题分类法的一体化发展，适应电子环境下以用户为中心全方位揭示知识之间多维联系的需要。

另外在检索语言的选择上，档案部门应尽量避免单独使用分类号等专业术语作为唯一的检索标识。档案知识库的知识检索方法应致力于检索语言的开发，要做到能将档案专业术语与自然语言相结合，并能从不同的角度提供检索的入口，既要满足专业用户的需要又要能方便普通用户的使用。

五、知识的检查和更新

档案知识库不仅仅是一个知识的存储器，更是实施知识服务的平台和中介。众所周知，知识是一种动态的资源，具有及时性的特点，因此档案知识库不应该是一成不变的。知识库中知识的替换更新比知识的获取更为重要，因为只有保持档案知识库的动态特征才能加强档案部门对用户需求的快速反应能力。档案知识库建立的目的是为了满足本单位和社会对于档案信息资源利用的需求，因此我们应适时了解档案知识库内信息的使用和交流水平。一方面要了解档案信息内容以及用户的需求，做好知识的淘汰和获取工作，及时调整知识库的内容；另一方面也要积极开发新的技术工具，激发用户潜在的知识需求。

〔责任编辑：谭 蕊〕