企业后勤管理中的信息化应用

严俊

[摘 要] 后勤管理的信息化建设，是整个企业提升后勤管理与服务水平的重要保证。因此，信息化建设是企业发展的重要保障之一。本文对企业后勤信息化管理的作用、目标和特点作了分析，最后提出了开展后勤信息化建设的要点。

[关键词] 后勤管理；信息化；体系构建

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 030

[中图分类号] F272.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0048- 03

1 后勤信息化管理的重要作用

后勤是一个企业的支柱，企业的健康有序运营与后勤的支持密不可分。而信息化管理在时间与空间上都大大缩短了企业各项流程的时间，提高了管理效率。对于企业后勤业务，信息化管理同样具有重要作用。

1.1 为公司运营提供更有效的物质保障

后勤在企业的整个价值链中是提供基础设施和服务的环节。后勤工作做得是否到位在很大程度上影响着企业的运营效率。后勤管理在传统的管理上，任何信息的传递都是靠工作人员进行，这样不但浪费了工作的时间，有时甚至会耽误一些大的事件。后勤管理引进信息化的管理手段，可以大大提高管理的速度与信息的传递效率，原有的管理方式已经不再适用于如今的现代化发展建设，高科技的引进不但使管理系统变得更加的完善，而且加快了信息的传递速度，提高了后勤管理单位的管理能力。通过加强后勤的信息化管理工作，既节省了企业单位人员的调度，又加快了信息在各部门之间的流通，能在最短的时间内提供充足的物质保证。后勤管理工作做得好，能够使企业的领导放心，员工工作安心，企业稳定发展。

1.2 能有效提升企业的后勤管理的效率

后勤所管理的内容繁杂。后勤是整个企业的衣食父母，搞好衣、食、住、行、生、老、病、退的工作，是后勤管理部门最基础的任务。对于很多企业，后勤涉及的业务流程很多，并且企业的人员数量较大。哪怕在一个数百人的企业中，涉及到每个人、每项业务的后勤内容，在处理时数据量是很大的。在传统的管理上，后勤的管理手段主要是靠工作人员手工进行，这些工作人员花费大量的时间与精力在这些日常的后勤管理琐事上，工作效率低下。在这个情况下，要做好后勤工作，必须要借助信息化的手段。引进几台先进的电脑设备，将所有员工的个人信息输入到电脑中，只需要几个工作人的管理就可以完成传统任务中强大的工作量，既节省了人力资源的工作人员，又不耽误其他的工作。使企业单位的人员能够得到充分的利用。

1.3 进一步节约了后勤的各项成本支出

通过后勤信息化能有效提高对人员、财产、物品的利用率，节省了企业的支出，使职工的工作效率大幅度提高。如通过信息化建设，将每个工作人员的个人信息都输入到电脑中，加快了后勤的管理工作，同时也避免了纸张的浪费与管理档案人员的消耗，大大节省了企业单位的人员需求，减少了企业的支出。通过建立信息化的管理手段，使不同的部门之间都能进行联系，引进先进的管理人才进行信息化管理，对员工进行信息化的培训，精简一些不需要的员工，减少企业单位的成本消耗。这样即使是有一些紧急的文件需要传递，也能通过信息化的管道进行传递，而不需要再浪费人员，既缩短了时间也减少了工作量。后勤管理的效益对整个企业单位的进程都有很大的影响，实施信息化管理手段之后，提高了管理的效益，促进企业单位更好、更快的发展。

1.4 对企业后勤管理模式进行变革

在传统的后勤管理模式下，后勤的指挥系统不是很完善，各部门之间的联系不是很密切，信息交流也很差，最终导致信息的传递不及时或是传递的信息可能已经过时。通过对信息化网络的应用，将分散在各地或是各部门的信息进行总体的处理，再及时分发到各地方或是各部门，大大节省了后勤管理的时间与人才消耗。对企业的后勤实行信息化的管理策略，将企业后勤所需要的所有信息都进行了融合，对于人员的管理与活动任务的分配，都有了很高的办事效率，不再需要大量的员工才能完成，信息的传递也大大加快了速度。

2 后勤信息化管理的目标和特点

2.1 后勤信息化管理的目标

2.1.1 实现对企业后勤资源的动态控制

运动是绝对的，静止是相对的，无静止不变的事物。通过信息化手段，实现对企业各类后勤工作过程中，资源投入与产出的实时监控，把握资源情况，对企业后勤各项工作进行有效监控，及时发现问题，做出有效的调整。

2.1.2 实现后勤数据与企业管理数据的共享

后勤业务是企业整体业务中的一个环节，后勤的信息化建设应该与企业的整体数据进行共享，建立在企业整体的信息化规划中，实现后勤的数据与其他管理数据库、业务数据库的联动。同时，系统应能自动生成辅助数据、表单，数据逻辑关联性强，支撑业务工作。

2.1.3 实现管理工作的制度化、规范化

后勤信息化建设要基于业务流程定义清晰，成果表达规范易于加工整理的基础上，将业务的各项工作流程用信息化的手段进行固化，实现企业后勤业务管理工作的制度化和规范化。

2.2 后勤信息化管理的特点

（1）后勤信息化管理体系是一种全面的管理模式，它的内容涉及到信息化管理的诸多方面，既囊括了信息化管理从建设到实行，再到改进的整个过程，也囊括了与信息化管理有关的内容，比如建立信息化管理组织机构、完善企业的规章制度等，还包括在此基础上的信息、资源与程序的管理。

（2）后勤信息化管理体系是一种过程的管理模式，它把与之相关的信息资源当作过程来进行管理，通过信息系统的循环处理，使企业的管理模式得到持续改进。

（3）后勤信息化管理体系是一种标准化的管理模式，它具备ISO 9000质量管理体系的特征，这种体系的文件也是标准化管理模式表现形式的一种，体系文件具有极高的权威性，所有人都必须按文件的要求去做。

（4）后勤信息化管理体系是一种开放的管理模式，通过对信息化体系的改进，就能论证出该体系是高效的理论方法，把这种高效的理论方法融入进该系统，从而实现体系自身的进一步完善。

3 后勤信息化管理的构建要点

3.1 企业领导高度重视

后勤管理的信息化不仅仅是技术层面的问题，更是一场向传统观念挑战的革命，对陈旧的经营模式、业务流程及管理机制做大手术。要使后勤信息化管理顺利实施，转变观念是首要任务，特别是企业领导者对后勤信息化管理的认识。只有企业的领导高度重视、果断决策，才能有后勤信息化管理的成功。

在开展信息化建设时，公司内部人员的调整、机构的重组、管理方式的转变、业务流程的创新等都会受到传统意识的阻碍，这时候，假如没有企业领导的重视与支持，这些变革就会变成一纸空文。

另外，在后勤信息化管理的初期阶段，需要在系统中输入大量的数据，还要随时处理运行中产生的问题，巨大的工作量、枯燥的工作过程，就会导致工作人员消极怠工，这时候更需要企业领导的支持与鼓励。

3.2 完善各项管理机制

标准化与规范化是企业信息化的基础，而基础管理工作的完备是信息化管理得以稳定运行的关键。基础工作将会很大程度上影响到信息化的运行，会给企业带来两种截然相反的结果。

后勤信息化实施的过程，通俗地讲就是用计算机来处理系统，把无数的信息输入计算机，用计算机来严格控制整个运行过程中的资金流、物流、信息流及客户关系等环节，一定要做到信息的标准化和规范化。

因此，要建立健全企业的各项管理制度，实行统一的计量和统计标准，因为计算机的系统是硬性的执行程序。企业要建立相应的制度，确保信息数据的及时性；要建立严格的审核制度，来确保原始数据的准确性和规范性，降低数据出错率，这样才会向企业领导者反馈正确的信息，以便领导做出科学的决策。

3.3 增强企业全员信息化意识

后勤信息化管理是一种综合性极强的系统，它涉及到企业内部所有的人员。因此，信息化的顺利实施需要企业各个岗位工作人员的共同参与，才能制订出具有科学性、实用性、适合该企业发展要求的最优方案。

信息化管理的过程中，各流程与各终端的用户使用最多，各流程的工作人员和用户对系统的程序最熟悉，系统的效果直接决定他们的利益，他们能提出具有针对性的建议。因此，企业的信息化管理体系不是仅靠几个人或者一个部门就能完成，它的运行需要企业全体员工的整体参与。基于此，必须增强企业全员信息化意识，这样企业信息化管理才能在稳定、健康的轨道上运行。

4 结 语

随着改革的深入发展，企业单位建立后勤信息化的管理对于企业的发展有很大的帮助。在开展信息化建设时，企业要明确后勤信息化建设的目标，梳理企业的业务流程，完善管理机制，才能使信息化工作有效提升企业的工作效率。

主要参考文献

[1]杨蔚清. 建筑企业的信息化建设[J]. 江苏建材，2010（4）.

[2]谢群. 建筑企业信息化建设探讨[J]. 韶关学院学报，2009（6）.