用友ERP—U8环境下采购业务处理解析

周虹 李翠霞

[摘 要] 本文以单货同行、暂估业务及票到货未到3种采购业务类型为例，从物流和资金流出发详细剖析了在用友ERP-U8环境下采购业务的处理流程，以有助于用户理清思路，提高业务处理准确度，从而更好地进行事中控制和事后分析。

[关键词] 采购业务；资金流；物流

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 015

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）22- 0024- 03

根据货物和发票到达时间的不同，采购业务可分为单货同行、货到票未到、票到货未到3种类型。不同采购类型在用友ERP-U8环境下的处理方式有所不同，但都会涉及到库存管理、采购管理、存货核算、应付款管理等诸多子系统，业务处理流程长，操作步骤较为复杂。本文从物流和资金流出发，将采购业务在用友ERP-U8系统中的处理流程进行解析，以助于用户理顺思路，提高业务处理准确度，从而更好地进行事中控制和事后分析。

1 单货同行业务的处理

单货同行业务即发票和货物同时到达企业的采购业务，是采购业务中最常见、最典型的业务类型。单货同行的“同”即物流和资金流同步，主要通过采购结算来体现，因此，采购结算是处理此类业务的关键步骤。执行采购结算将生成采购结算表，它是记载入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表，是体现物流和资金流汇合的单据。

1.1 处理流程简析

在物流中，仓库收到货物并验收入库后，在库存管理系统录入采购入库单并审核（出于简化考虑，本文省略了订货、到货等可选环节，仅包括必经环节的处理）。经过采购结算后，入库单上写入实际采购单价，才能进入存货核算系统进行记账，将入库单信息记入存货明细账。随着物流各个环节的处理，用友各业务子系统生成或处理了相应单据，同时采集了相应业务数据。最后，在物流终点，在存货核算系统对入库单制单，自动生成确认采购成本的记账凭证，以反映物流产生的财务结果，并传递到总账。

在资金流中，采购员在采购管理系统中录入采购发票，并执行采购结算。经过采购结算后，确定了入库数量及其金额，采购发票才能进入应付款系统进行审核，从而确认应付款项。由此，各业务子系统也采集了资金流中的业务数据。最后，在资金流终点，应付款系统对此发票制单，自动生成确认应付账款的凭证，以反映资金流产生的财务结果，并传递到总账。

整个业务处理流程如图1所示。

（1）业务的处理是遵循处理流程按先后顺序依次进行的，因此，当发现某环节错误时，也应根据流程由后向前一步步取消相关操作后才能更正原错误。如有的用户在对账时发现确认采购成本的凭证有误，经查发现是采购结算时选择了错误的入库单。此时不能直接修改入库单，而应根据流程逆推，将错误发生后的所有操作痕迹消除才能进行更改操作。正确的修改步骤应该是：先进入存货核算系统删除该错误凭证，并取消对原入库单的记账；再进入采购管理系统，选择“结算单列表”，找到此笔业务对应的结算单并删除。这时才能修改入库单，再进行采购结算等其他后续环节。

（2）业务单据在何子系统生成，则其修改、删除也应在此子系统进行。如有的用户在采购管理系统查看入库单时发现录入错误，就试图在打开的入库单界面修改，却无法实现。采购入库单属于库存管理系统生成的单据，在采购管理系统中只能浏览，不得修改删除。此时应退出采购管理系统，进入库存管理系统，找到此入库单后进行消审、修改。

（3）在各子系统生成业务单据后，勿忘进行“审核”操作。采购业务涉及单据众多，如报价单、到货单、入库单等等。大部分单据在生成后需要审核才能进行下一步操作，也有些可选单据如报价单、到货单不需要审核。但在用友系统中，最常见的生单方式是参照上游单据生单，而上游单据必须经过审核才能被参照。因此，一般情况下，各单据录入完毕后，都应进行审核操作。这样，用户在参照生单时不会再出现上游单据正常却无法过滤出来的情况。但采购发票、运费发票等外来原始凭证不是在录入后立即执行审核操作，这些代表资金信息的票据需要在应付款系统专门审核，以避免采购过程中产生舞弊。

（4）生成确认采购成本的凭证时，需要正确选择用以制单的入库单。在选单界面，入库单分为“采购入库单（报销记账）”和“采购入库单（暂估记账）”两种。很多用户对两者的不同涵义缺乏理解，随意选取，从而造成制单错误。在用友系统中，经过采购结算的入库单在制单时被视为已经报销记账的入库单，生成凭证：借：原材料；贷：在途物资。未经过采购结算的入库单写入暂估单价后记账，在制单时被视为暂估记账的入库单，生成凭证：借：原材料；贷：暂估应付款。就单货同行业务而言，当然应该选择采购入库单（报销记账）。

（5）生成确认应付款项的凭证时，需要正确选择用以制单的单据类型。如果是赊销，应选择“发票制单”，生成凭证：借：材料采购，应交税费-应交增值税（进项税额）；贷：应付账款。如果是现付，则应选择“现结制单”，生成凭证：借：材料采购，应交税费-应交增值税（进项税额）；贷：银行存款。

2 暂估业务的处理

暂估业务指当月货物已到达，而月末发票仍未到达的采购业务。此类型业务和单货同行业务相比，最大的不同在于物流和资金流的不同步，货物入库和采购结算的处理跨月进行，从而多了暂估过程和冲回过程。对暂估业务，用友系统提供月初回冲、单到回冲、单到补差3种方法。其中，月初回冲方法需要每月月初冲回暂估价，月底再暂估，直到发票到达时才能确定实际入库成本，工作量较大，处理较为繁琐；单到补差方法在发票到达时不冲回原暂估价，而是对实际采购成本和暂估成本间的差异产生调整单，就差价生成凭证，因此其财务结果不能直接反映实际采购成本，不利于对账、查账；单到回冲方法在发票到达前无需处理，收到发票后才冲回暂估价，以实际采购价确认采购成本，操作较为简便，保留了业务原貌。因此，在实务中，用户多选择单到回冲方式，本文也以此方式为例来阐明暂估业务处理流程。

2.1 处理流程简析

在物流中，货物验收入库后，由于没有收到相应发票，也就无法进行采购结算，只能在入库单中写入暂估价并据以记账，再对暂估记账的入库单制单生成暂估凭证。待发票到达，进行采购结算后，需要在存货核算系统对结算成本进行暂估处理，自动生成红字回冲单以及蓝字回冲单。前者制单后生成红冲凭证，用以冲销以前所记暂估凭证。后者制单生成以实际采购价确认采购成本的凭证。

在资金流中，业务处理和单货同行业务的处理一致，不再赘述，整个业务处理流程如图2所示。

2.2 流程中应注意的要点

单货同行业务中的注意要点对暂估业务也同样适用。另外补充两点：

（1）在暂估业务中，待发票到达后，必须先进行采购结算才能在存货核算系统进行暂估处理。虽然此时采购入库单上已经写入了暂估价，但采购结算是将入库单的实际入库数和发票上的实际采购数进行对应，因此需要根据发票和入库单生成采购结算单。但由于已经将暂估价记账，必须冲回并以实际采购价重新入账，所以要在采购结算后进入存货核算系统执行“结算成本处理”—“暂估处理”，生成红字回冲单以及蓝字回冲单。

（2）如果暂估处理有误，许多用户试图取消暂估，进入暂估结算表后却发现无法取消。这是不理解“暂估处理”操作的涵义导致的。暂估处理其实是根据采购结算单自动生成一张蓝字回冲单，并在存货核算系统进行记账。取消暂估就是执行恢复记账，在选单时选择蓝字回冲单即可。

3 票到货未到业务的处理

对于当月收到采购发票，而货物未到的采购业务，一般对发票采用压单处理，待货物到达后再进入用友系统视同单货同行业务处理。如果需要实时统计在途货物，可以当月录入采购发票，待货物到达后，再录入入库单并做采购结算。要注意的是，由于发票录入在先，此时只能进行手工结算，不能进行自动结算。

4 结 语

综上所述，虽然用友ERP环境下采购业务链条长，涉及部门多，流程复杂，但只要掌握处理业务的基本流程就可以做到胸有成竹。供应链系统中，采购业务很具有代表性。掌握了以上3种业务处理类型，对其他采购类型以及销售业务处理流程都有举一反三的作用。

主要参考文献

[1]王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程（用友ERP-U8.72版）[M].北京：清华大学出版社，2009.