独立学院教学秘书队伍建设研究

陈蓉

（集美大学诚毅学院，福建厦门，361021）

上世纪末，中国的高等教育进入了高速发展阶段，招生规模逐年递增，独立学院随之诞生。由于在办学条件、办学理念和办学定位上，独立学院和普通高校有着诸多不同，这就决定了两者在教学质量和教学管理上必然存在着一些差异。因此正视自身存在的问题，不断改革教学，着力提高教学质量，是独立学院生存和发展的根本。一流的质量来自一流的管理，教学管理的水平高低也是影响教学质量提高的一个重要因素。因此，作为教学管理的一线工作者，教学秘书队伍的建设在当前时期显得尤为重要和紧迫。

一、独立学院教学秘书队伍存在的问题

（一）学院领导的重视程度不够

独立学院管理层领导对教学秘书岗位认识的偏差造成了学院制度尚有偏颇。学院管理层并不十分了解教学秘书的工作，认为高校教学管理已经实现规范化和制度化，日常工作只需按照具体要求进行操作即可。想当然地认为，教学秘书的工作都是一些简单、事务性的工作，按照教学计划安排每学期课表、按照任务书安排每门课的授课老师、安排期末考试考场、录入考试成绩、颁发毕业生毕业证书等。很多人认为这些工作是不需要专业知识和工作能力的，只是简单机械的不断重复而已，随便一个人都能完成，在岗位招聘时往往忽视了教学秘书的专业背景、职业技能等方面的要求，在工作时更是缺少岗位培训、交流考察等来提高教学秘书的管理水平。但是时代在发展，社会在进步，教育教学管理也不断改革，对教学秘书的业务能力也提出了更高的要求，因管理者的重视程度不够，教学秘书队伍的管理水平长期处理停滞发展状态。

（二）职务、职称晋升难

高校教学秘书与教师、科研人员相比较，在职称评定时是属于教育管理系列，其评定标准与审核难度较高，与此同时，由于教学秘书整日忙于事务性的教学管理工作，缺乏时间和精力用于理论研究，也就难以得到理论研究成果，因此教学秘书在评定副高及以上职称时遇到了重重困难，拥有副高及以上职称的人数寥寥可数，很多人甚至一辈子都是中级职称。另一方面，由于独立学院特殊的管理体制，现在学院的管理层人员很多是从母体大学委派过来担任，使得教学秘书的职务发展空间基本被限制住，长期处于初级职员状态。即使若干年后学院放开政策，有了职位晋升的可能性，现有的教学秘书队伍大部分人的入职时间相差无几，大家的工作经历差别不大，若要提拔，这其中的竞争将会异常激烈。况且领导职位屈指可数，竞聘后大部分人仍旧将是初级职务，职位晋升的可能性仍旧很低。因此，教学秘书的薪资福利和社会地位在职务职称两个因素的综合作用下，与同学院教师的差距越来越大，致使大部分教学秘书无法安心于本职工作，对努力钻研、提高工作绩效更是缺乏热情，更造成了教学秘书队伍的人才严重流失。

（三）绩效管理体系不完善

由于独立学院的教学管理活动有着不同于普通高校的特点，如培养对象的特殊性，学生文化基础薄弱但特长多；师资力量薄弱，且来源复杂难以管理；学生规模大且教学资源紧张。因此教学管理工作变得更加复杂琐碎，工作量难以细分量化，考核的难度比较大。而因工作量缺乏系统的分配原则，导致教学秘书间的任务分布极其不均衡。教师在承担增加的教学任务时，会获得相应的超课时课酬，劳有所得，保证了工作的积极性，而教学秘书不论工作任务多少，工作质量好坏，在不发生教学事故的前提下，所有人的薪资都是一样固定的。因此，这样不均衡的工作量安排对教学秘书产生了极大的不公平，使部分教学秘书工作的主动性、积极性发挥产生了严重影响。

（四）工作压力大，职业倦怠普遍

教学秘书的工作量大，而且繁琐，他们的工作通常从学期伊始，忙到学期结束，教务工作一件接连一件，安排紧密。而教学管理的时效性特征，更令教学秘书忙碌的日常工作更加紧迫，特别在最忙的期初期末，经常要同时进行好几项工作，使教学秘书们感到分身乏术。而且由于教学管理工作烦琐复杂，日积月累，难免会产生烦躁情绪，因此出现了少部分教务秘书将自己的消极不满情绪发泄到教师或学生身上，与教师学生产生了不必要的误会甚至是矛盾。日常的教务管理工作因这样的工作态度导致难以正常开展，陷入被动局面，影响了整个教学管理工作的运行。同时，教学秘书长期处于紧张的情绪和高强度的心理压力下。这是由于教学无小事，稍有不慎，就有可能酿成教学事故，带来不可估量的严重后果。教学秘书的工作纷繁复杂，从学籍注册、学分统计、选课安排、开课计划、课程安排到考试安排、成绩录入，每一项工作都关系着教学秩序能否正常运行，甚至关系着一个学生的命运。因此，教学秘书们普遍都有不同程度的强迫症，担心自己的工作是否准确地完成，即使对一件已经完成的工作也总要一遍又一遍地进行检查，校验，最终确认，精神总是处于高度紧张状态。因此，在这样工作压力大，心理紧张状态下的教学秘书们工作时间长了都普遍都有职业倦怠感，这不仅影响了工作的高效、有效完成，也一定程度上损害了自己的身心健康。

（五）缺乏健全的岗位培训制度

由于独立学院在办学机制上走自负盈亏的民办线路，因此学院将发展的重点落在可以看到现实成绩的教师队伍的培训上，以及基础设施建设上。不少院校管理者忽略了教学秘书的职业成长需求，简单的要求教学秘书做好日常事务就好，认为为教学秘书提供职业培训是浪费资金和人力。在这种错误认识下，高校管理者并没有提出针对教学秘书的岗位培训制度和培训计划，进而缺少相应的政策和经费支持，教学秘书很少有机会进行岗位培训，只有少数一两次应付性充数性的会议培训，没有得到实质的技能提升。因此，由于管理层对培训教育的认识不足，没有意识到管理工作的快速发展并形成有目的、有周期的岗位培训制度，使得教学秘书缺乏专业管理知识的引导，难以提升教学管理的工作水平。而且由于大部分教学秘书的专业背景与教育、管理专业相差甚远，缺乏岗位培训的再学习机会，使得部分管理人员难以真正适应教学管理工作，影响了教学管理质量的提高。

二、对策建议

（一）提高对教学秘书队伍的认识

一直以来，学者们倡议高校要加强教学管理队伍的建设的呼声持续不断，但是事实证明，独立学院在教学秘书队伍的建设上还很不到位，如队伍结构不合理，队伍稳定性差，职业认同感低。教学管理队伍得不到发展，其根本原因是管理层对教学秘书岗位的认识不到位。管理层没有认识到教学管理队伍和教师队伍同样，对教学质量具有不可忽视的影响，教学管理工作是教学秩序正常稳定进行的重要保证。因此学院管理层要摒弃过去重教学、轻管理的过时管理理念，要把教学秘书队伍建设与学科建设、师资队伍建设摆在同样重要的位置，必须进一步增强教学秘书队伍建设的紧迫感和责任感，只有思想得到真正转变，才能将队伍建设的有效措施积极地落实到实际工作中去。

（二）实行教育职员制，扩大职业发展空间

为了摆脱管理人员的职业困境，教育职员制度的施行是解决这一个问题有利措施。教育职员制是将行政管理人员，包括领导，划分三个等级，再将不同等级进行细分成总共十个职级。按照工作的年限、岗位职责、职称、职务、工作业绩、年度考核等相关情况，来评定管理人员所处的职级，并每年根据变化的项目进行重新评定。教育职员制通过科学的职级划分，让管理人员可以各司其职，能者多劳，且和工作业绩挂钩，劳有所得，这都体现了学院的公平公正态度。管理人员可以根据不同职级的不同要求，细致规划自己的职业生涯，让今后的工作学习有了奋斗的目标，努力的方向，而且薪酬的提升空间增大，更对管理人员的工作具有激励作用，也令管理队伍更加稳定。此外，教育职员制还包含了岗位培训项目，学院可以根据各级岗位的工作需要，有目的有计划地组织管理人员参加培训，这满足了管理人员提升自身素质的要求，真正调动了管理人员的积极性。因此，实行高校教育职员制对教学秘书来说，可以理顺教学秘书的职业发展道路，提高教学秘书的福利待遇，留住并吸引优秀人才加入到教学秘书队伍，有利于提高教学秘书队伍素质和稳定性。

（三）增强服务意识与责任意识，提升教学管理水平

教学秘书的岗位职能，首先是一名服务者，是服从于教学，服务于教师、学生，为他们解决教学管理中遇到问题的工作者。教学秘书在工作中应该牢记自己本职职能，树立为广大师生服务的思想，多一些理解，多一些宽容。教学管理工作是繁琐、复杂的，教学秘书的服务对象也是多样、面广的，这都需要教学秘书提高自己的服务意识，改变过去重管理，轻服务的工作态度，加强与教师、学生的沟通，变被动服务为主动服务，真正做到为教师、为学生、为教学服务。而且教学秘书在工作中需要为学生传达许多教学管理的相关制度政策，统计学生的成绩，管理学生的学籍，审核他们的毕业标准等，这些都会涉及学生的利益问题，一个学分统计错误，一门课程漏排，一场考试没有通知到位，都会影响到学生的顺利毕业。因此，教学秘书在工作中要将责任意识牢牢记在心间，秉持严谨、认真、细心、准确的原则，认真对待教学管理中每一项工作，不论事情大小、轻重缓急，只有这样才能确保避免教学事故的产生，保证教学秩序的正常。

（四）建立与时俱进的培训体系，提升教学秘书专业技能

在高等教育日新月异的当今，特别是独立学院的特殊管理体制，令教学管理呈现复杂化、多元化的局面。教育、管理的学科知识和模式理念也在迅速地发生着改变，办公自动化逐渐涉及到越来越多的工作项目。这就要求教学秘书必须不断学习，充实自己的专业知识，努力提高自己的能力，并通过长期的从业锻炼实现专业化发展。只有这样才能适应独立学院在快速发展的新形势下对教学教务管理的新要求。因此，建立与时俱进的培训体系，加强对独立学院教学秘书的岗位培训，让教学秘书不断地更新思维观念、拓宽视野，逐步提高业务能力，从而推动独立学院的教学教务管理的改革创新工作，是增强教学秘书队伍专业化水平的重要途径。独立学院应把教学秘书参加业务培训、学习和进修纳入发展计划，进而建立起完善的岗位培训制度，以文件的形式明确规定教学秘书参加业务培训、学习和进修的时间、形式、目标、责任部门、经费来源和相应的奖罚等条例，实现培训的制度化、持续化和规范化。

[1]黄锐远.高校教学秘书队伍问题及对策研究[D].上海：华东师范大学，2009.

[2]宋鹏.在独立学院办学模式下的人力资源管理研究[D].南京：南京理工大学，2008.

[3]付进平.职业学校教学秘书职能发挥研究[D]成都：四川师范大学，2011.

[4]关红霞.独立学院内部运行机制研究[D].武汉：武汉理工大学，2006.