五常法管理在医院派遣制员工人事档案管理中的应用

薛明霞

青岛市市立医院，山东 青岛 266011

医疗机构管理

五常法管理在医院派遣制员工人事档案管理中的应用

薛明霞

青岛市市立医院，山东 青岛 266011

本文从劳务派遣公司、医院和个人3方面分析医院劳务派遣制员工人事档案的管理现状，根据公司、医院和个人的不同特点，引入五常法管理理论，提出针对性的改进建议，规范派遣制员工的档案管理。

随着事业单位人事制度改革的深入，劳务派遣制用工逐渐成为事业单位用工的一种形式。目前，事业单位劳务派遣制度尚未完善，派遣制员工在用人单位工作而由劳务派遣公司履约，导致其人事档案管理存在不可忽视的问题。本文从劳务派遣公司、用人单位和员工个人三个角度分析医院派遣制员工人事档案管理中存在的问题，进而探索派遣制员工人事档案的科学管理和利用。

1 医院劳务派遣制员工人事档案管理存在的问题

1.1 劳务派遣公司方面

（1）基本设备不足。劳务派遣公司多为小规模经营，没有足够的资金支持，档案储存设备缺乏，租借存放库房，网络化管理更无从谈起；（2）没有专职档案管理员。人员没有经过专门培训，身兼多职，只负责简单的档案收集、交接工作，档案管理的专业化程度不高；（3）派遣公司不注重档案材料的收集，大多依赖于医院的送交［1］，采取散材料收集封袋储存的方法，待积累较多档案材料时才统一存档，导致档案归档不及时甚至遗失。

1.2 医院方面

（1）对劳务派遣制员工的人事档案重视不够。医院无权保管派遣制员工的人事档案，认为派遣制员工不属于正式在编员工，对其人事档案不重视；（2）人事档案管理机制不完善。管理人员很少参加档案管理知识培训，不能应用科学的档案管理方法。档案材料由人事工作人员兼职管理，不注意收集和整理，只是定期移交，为档案资料的流失埋下隐患。

1.3 员工个人方面

对人事档案的重要性认识不足，不关心自己档案的去向，更不注意档案材料的归档。此外，派遣制员工流动性大，有时不办理解约手续而自动离职，不进行档案转移，到新单位后也不进行档案接续，从而出现断档现象。

2 五常法管理理论

五常法（5S）是一种现场管理技巧，是用来创造和维护良好的工作环境的一种有效技术，是单位和个人用来改善环境、规范管理、增加效率、减少损失的一种有效的管理方法，包括常组织、常整顿、常清洁、常规范和常自律［1］。近几年，五常法在档案管理中也得到了应用，在卫生领域主要对病案管理、护理档案进行规范管理，起到了较好的作用［2］。

3 规范派遣制员工人事档案管理的措施

3.1 劳务派遣公司方面

（1）加强自身基础设施建设。劳务派遣公司应増资强基，扩大工作场所，购买存储设备，建立档案网络化管理；（2）加强档案管理专业队伍建设。增加档案管理人员，加强人员专业培训，使其能够掌握和应用科学的管理方法。树立主动服务的意识，与医院沟通，定期收集档案资料，及时归档；（3）应用五常法加强内部管理。常组织：每天对档案库房进行检查，区分档案有关及无关物品，将有关物品的使用空间降到最低标准，最大化利用存储空间。常整顿：合理布局档案架，进行分类编号，方便查询。对档案实行条码管理，进行网络化跟踪查询，实现档案资源共享，以便档案开发和利用［3］。常清洁：定期对档案场所进行全面清洁整顿，注意档案室通风干燥，档案旁放置干燥剂和杀虫剂，避免档案受潮和虫蛀。常规范：明确管理人员责任，制定检查标准和考核方案。对组织、整顿和清洁工作落实情况进行定期检查和考核，并将考核结果与绩效工资挂钩，作为工作激励的有效手段。常自律：档案管理者要养成以上五常工作习惯，将五常法管理作为日常工作。

3.2 医院方面

（1）重视派遣制员工的人事档案管理。将派遣制员工参照正式在编员工管理，增加外包人事档案管理的投入。完善派遣制员工的人事档案管理制度，指定专人负责，明确责权利，规定档案资料移交时限，制定移交流程，签署交接单；（2）加强档案管理人员培训。加强档案管理队伍建设，对档案管理人员进行档案管理知识培训，提高档案管理能力，不断创新档案管理方法，提高工作效率；（3）应用五常法加强内部管理。常组织：人事部门要经常与劳务派遣公司沟通，明确派遣员工档案存在的问题，及时解决。应按时收集在工作中形成的人事档案材料，认真鉴别，定期向劳务派遣公司移交；常整顿：建立派遣制员工的临时档案袋，分类编号，存放在固定档案室。常清洁：对档案存放场所经常进行清扫清洁，存放干燥剂、防虫剂，保证档案干燥、清洁和完整。常规范：落实常组织、常整顿、常清洁活动，制定检查考核办法，形成制度化。常自律，将五常法作为日常工作并形成一种工作习惯。

3.3 员工个人方面

派遣制员工要提高对人事档案的认识，关注自己人事档案的完整性和存放单位。当自己工作变动时，按规定和流程及时办理调档和落档手续，确保自己档案的连续性。

［1］何广明．现代管理五常法［M］．香港：明窗出版社有限公司，2000：1-39．

［2］唐瑞璠，钱红，刘三露，等．“五常法”在病案管理中的应用［J］．中国病案，2010，11（4）：15～16．

［3］宋宋，薛金增．医疗机构人事档案社会化管理之我见［J］．中国医院管理，2003，23（6）：38．

Application of "5S” in the Personnel File Management of the Dispatched Workers in the Hospital

XUE Mingxia Qingdao Municipal Hospital，Qingdao Shandong 266011，China

This article analyzed current management status of the personnel file management of the dispatched workers from the labor dispatch companies， hospitals， and individuals. Introducing”5S” theory， according to the different characteristics of companies， hospitals and individuals， the suggestions were put forward to regulate personnel file management of the dispatched workers.

The dispatched，Personnel file，5S

R197.3

B

1674-9316（2014）19-0090-03

10.3969/J.ISSN.1674-9316.2014.19.056

【关键词】派遣制；人事档案；五常法