浅谈高等院校人事档案管理

刘俊杰

摘 要：人事档案是高校档案工作的重要组成部分，在高校人才政策制定和人才引进培养方面具有举足轻重的作用，本文探讨了高校人事档案管理的重要性，提出了高校在人事档案管理中存在的问题，针对这些问题提出了构建高校人事档案管理的新路径和改进的措施。

关键词：高等院校；人事档案；管理

档案管理是高校管理中一项非常重要的工作，而人事档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分。人才管理工作的好坏直接影响着学校的人才选拔和任用，影响着学校教学和科研水平的提升。因此，在各个高校实施人才强校的大环境下，如何加强高校人事档案管理工作，是研究高校档案工作科学管理的重要课题。

一、高校人事档案管理的重要性

（1）教师信息的记录和保存。人事档案是学校人才基本信息的载体，记录和保存教职员工的年龄、学历学位、专业、职称、身体健康等情况，还反映了工资、奖惩情况、科研成果、职务变动情况，这些信息为教职员工职称评聘和行政职务的任命提供了基本信息，学校的人事部门、组织部门、教务科研部门都需要查阅人事档案，了解和掌握全体教职工的情况，为学校在人才政策制定和人才引进培养方面提供重要依据。（2）教职工身份和素质的证明。高校招聘教师，尤其是一些高精尖的人才，当人员尚未到岗，无法确定专业素养时，可以通过档案来进行分析和评估，因为一个人才是否具备所需的专业素养，是否有很强的事业心，仅仅通过面试和考试是很难完全确定的，但是我们就可以从他的人事档案中的考核情况、奖惩情况、任职情况、科研成果记录，甚至从他填写相关材料的字迹认真程度，就可以看的出他的敬业精神和责任感程度，所以说人事档案资料在高校人才招聘、职称评聘、职务任职等方面发现和选拔人才都具有重要的作用。（3）人事信息的核实和纠正。在高校管理中，高校在开展关乎教职工切身利益的事务时，有些人对自己的有些信息记忆不准确，再加上档案的保密性，使得不少高校出现了年龄、职称、学历、工龄、科研成果等信息和实际不相符，甚至出现了一些虚假的信息，这些虚假的信息给学校的管理带来了不少困难，但我们可以通过人事档案工作，对相关信息进行核查、比较、鉴别等，为学校相关部门提供准确的信息。

二、高校人事档案存在的问题和改进措施

（1）档案管理不规范，归档材料不及时不完整。随着近几年来办公自动化在各个单位公司使用，生成大量的档案材料是使用A4纸张，按照现行档案整理规范，现在的干部档案资料统一用A4纸张，如果不经过处理，将纸张大小不同的档案资料装订到一起，给整理和立卷的工作的人员带来不便，增加工作量。人事部门事务繁杂，有些高校的没有专职的人事档案管理员，有些高校人事档案管理人频繁变动，导致多年收集的档案资料不能及时归档，所以我们应加大人事档案人力物力投入，加强人事档案管理人员专业素质培训，提高业务能力。（2）档案管理方法待提高，信息资源难整合。目前，传统的手工操作依然是很多高校的人事档案管理的主要方式。大量的人事档案还停留在纸质档案，没有进行人事档案的全文扫描和录入，没有建立本单位的人事信息数据库，查询信息时还停留在人工翻阅原始档案，这种落后的档案管理方式容易的查阅档案中出现差错，也容易在翻阅过程损伤原始档案，档案信息资源难以整合，重复查阅工作太多，影响工作效率。随着信息化的不断发展，各高校都在开展数字化校园，人事档案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各个部门调整信息资源，进行有效的整合，建立可集成的高校人事信息管理系统，利用校园网和校内其他管理系统进行对接，最大限度的实现人事信息的收、管、用。（3）人事档案管理队伍建设落后，科学化管理程度较差。

目前，大部分高校从事人事档案管理的都是以兼职为主，即便有专职人员，不论从职称还是学历来说都比较低，档案管理专业毕业的更是少之更少。无论是兼职还是专职档案人员，从事档案管理业务培训的人很少，缺乏档案管理的基本理论知道，有的甚至不会操作电脑，无法使用扫描仪、复印机等设备，难以开展数字化档案工作。严重阻碍高校档案信息化建设，影响人事档案管理的科学化、规范化。因此，应加强对人事档案管理人员的业务培训，尤其是计算机与信息技术的培训，努力提高档案管理人员的业务素质水平，同时也要积极引进一些档案专业人才，鼓励精通计算机、信息技术的人才从事档案管理工作，注重加强档案管理人员的实践培养和锻炼，探索档案管理的新理论、新技术、新手段，提高人事档案的管理水平。

人事档案的管理应该与时俱进，加强规范化、科学化建设，安全保障体系建设，提高人事档案管理人员的业务水平和技能水平，才能更好的适应信息时代的人才管理发展的需要。