高校教学秘书的素质要求及提高途径

郭诗萌

（吉林动画学院 广告分院，吉林 长春 130032）

当今社会是一个不断发展进步的社会，高校作为培养人才的摇篮，起着不可或缺的作用。在高校中，最核心的工作就是教学，为了保证教学质量，使教学工作正常运转并顺利完成，教学秘书起着至关重要的作用。因此，教学秘书是高校管理队伍中重要的组成部分，它是连接学校教务工作和各分院（系）教学工作的重要纽带与桥梁。［1］

一、现今教学秘书岗位存在的一些问题

（一）教学秘书自身素质参差不齐

教学秘书队伍的构成可以说非常复杂，其中有刚刚走上工作岗位的大学毕业生，有即将要退休的老同志，还有身兼教学任务的教师等。这就使得该岗位在实际工作中存在一些问题，整体教学管理工作水平参差不齐。有的教学秘书自身还认识不到该岗位的重要性，缺乏爱岗敬业的精神，不愿意努力工作、不愿意付出。而且，教学秘书岗位整体的科研能力也偏低，很少有人从教学管理工作的深度去发掘、研究、总结经验、摸索规律，其结果直接导致教学管理工作不规范、不科学、效率低等。

（二）外围因素导致的教学秘书队伍不稳定

众所周知，教学秘书工作繁杂，每天面对很多日常工作和突发事件，教学秘书都要耐心细心地去解决，其工作量非常大，而且相对于其它管理岗位晋升空间小、待遇低，也很少有机会可以外出学习、参观、交流，在职称评定、考核分配时，常常也被忽略，很多时候受到不公正待遇。另外，学校领导对教学秘书工作也普遍不够重视。因此，以上种种导致了教学秘书队伍的不稳定，同时也直接或间接地影响到了教学管理工作的质量和效率。

二、良好的基本素质是完成教学管理工作的核心

教学秘书奋斗在院系工作的第一线，可以说既是管理者也是服务者，更是沟通者。他协助领导管理教学方面的常规事务，为领导决策提供参考信息，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助。所以，教学秘书自身的素质是完成教学管理工作的核心。

（一）具有崇高的政治素质和职业道德品质

众所周知，政治素质是人综合素质的核心。人政治素质的高低是社会政治文明发展水平的重要标志，是其他素质的价值取向和动力方向。因此，作为一名高校教学秘书，一定要有崇高的政治素质并且具备良好职业道德品质。［2］

教学秘书因工作量大、管理事务多、晋升空间小，但担负的责任却很大，使很多人不愿意去做这项工作。因此，教学秘书必须有一颗平凡的心，能够在平凡的岗位上用自己的热情、无私的奉献铸就不平凡的事业。要充分发扬爱岗敬业的精神，不断增强对本职工作的认同感，在各个教学管理环节上都保持细心、耐心和责任心，以认真而严谨的态度来从事教学管理工作，发扬扎实勤奋、任劳任怨的工作作风，只有这样才能确保各项管理和服务工作正常运转，确保教学秩序正常运行。

（二）具备良好的业务素质

对于教学秘书来说，良好的业务素质是做好管理、服务工作的保障，它包括两个方面。

第一，具有良好的教学管理素质。教学活动是建立在一系列教学管理活动基础上的，教学管理是学校教学正常运行的基础。对教学场所的安排、对课表的编排、对考试工作的安排等都是教学工作中不可缺少的内容，也是教学管理的重要内容。

安排教学场所，需要教学秘书对整体教学空间有充分的了解和把握，同时对各个年级、班级的基本信息及将要开设的课程都要做到心里有数，只有这样才能结合实际情况，合理利用教学资源安排教学场所，使教学资源不被浪费，充分发挥其作用。

编排课表，是对教学秘书统筹能力的检验。教学秘书要根据学校的人才培养方案，对每个年级的课程进行编排。同时，还要针对不同课程的性质和特点对各个班级、老师、教学空间进行统筹规划，合理安排上课时间，以保证教学进度与质量，尽最大努力使学生、老师满意。

安排考试工作，是教学秘书期末工作中的一个重点。考试，是对学生一个学期以来学习成果的检测，是对老师一个学期辛勤工作的检验。因此，教学秘书对待考试工作一定要有责任心，合理安排考试时间，对试卷的整理、印刷、分装一定要认真负责并保密，对成绩的管理也要公平公正。这些既是对教学秘书自身素质的考验，也是对学生、老师的辛勤工作的肯定与尊重。

第二，具有较强的组织、协调能力。随着教育改革的不断深入完善，教学管理工作越来越规范化、细致化，教学秘书承担的工作也越来越多。那么，如何在事情多、时间紧、任务重的情况下完成好工作，这对教学秘书来说是一个巨大的挑战，它要求教学秘书要有更强的组织、规划、统筹、协调能力。作为一个具有辅助功能的职位，教学秘书是领导的参谋和职能部门的助手，必须时刻准备接受工作指示和任务，随时随地地处理好纷繁的事务工作。

组织与协调能力，对于教务秘书来说是非常重要的。教学秘书经常要跟其他的教学职能部门、院系的领导、各位老师同学打交道，所以教学秘书要正确认识并承担好自己的岗位职责，要对教学活动中的人力、财力、物力、时间、信息等要素进行统筹安排，拟定各种计划，而且还要在实施中协调各种关系，控制教学工作的运行，并把各方面的积极因素充分调动起来，使之协调一致。只有这样才能更好地提升教学质量。

（三）具有一定的沟通、文字表达能力和计算机操作能力

良好的语言沟通能力，可以促进管理通畅、信息交流充分，从而实现高效管理的目标。我们知道，愿意沟通并不代表具有良好的沟通能力，因为有时候怎么说比说什么更加重要。高效的沟通既是对具体事务的沟通，也是彼此心灵的沟通，巧妙地运用沟通技巧，既可以减少沟通障碍又可以获得更多有价值的信息，最终实现交流的目的。同时，教学秘书还应该具有一定的文字表达能力，应该掌握好各种公务应用文的书写格式和书写技巧，善于对信息进行研究与分析，反馈有价值的信息，具有把意见、措施、指令传达清楚、准确的口语表达与文字表达能力。

作为教学秘书，还应该具备一定的计算机操作能力。［3］随着现代化教学管理的科学化、规范化，计算机及办公自动化技术已深入到高等教育的教学管理领域，教学管理工作随时随地都与计算机操作相联系，日常的教学管理、课表的编排、教学空间的利用、考试成绩的管理等，都需要登录教学管理系统用计算机操控，因此，熟练掌握计算机操作是对现代教学秘书的基本要求。

三、提高教学秘书自身素质的方法与途径

高校的发展不仅仅是学校的硬件设施和师资力量要跟上时代的要求，它还需要一流的教学管理作为保障，这就对工作在管理一线的教学秘书有了更高的要求。同时，学校应该注重对教学管理干部的培训，学校要把教学秘书队伍建设与师资队伍建设同步规划、同步实施，并制定相应的政策，使教学秘书在职称的评审、职务的晋升等方面享受与教师同等的待遇。

（一）建设高素质的教学秘书队伍

从高等学校教育改革的深度、广度与有效程度来看，能否建设一支高素质的教学秘书队伍将直接影响人才培养的数量和质量，事关高校教育教学改革工作中专业结构的优化、学科建设、师资队伍建设、教学内容与课程体系的改革、教育思想的更新与现代教育意识的强化、教学管理方式方法的革新等各项工作的落实。首先，要提高教学秘书的职业道德和敬业精神。教学秘书要有强烈的事业心和高度的责任感，才能主动热诚地为师生服务，高质量地完成繁琐的教学管理任务。其次，要提高教学秘书的岗位素质，提高教学秘书的专业知识和业务能力。教学秘书要把理论知识与教学管理实践相结合，才能做好学籍管理、考试管理、教务文书撰写、教材管理等各项工作，实现教务工作的现代化和办公的自动化。

（二）建立健全相关机制，保持教学秘书队伍的稳定性

有效的激励政策和管理措施可以解决教学秘书队伍结构的不合理、人员素质不高、队伍长期不稳定现象。教学管理队伍的建设离不开一套好的激励机制，高校应引入激励机制，开展教学管理评估，采用奖优罚劣、以奖为主的方法，促进教学管理良性循环，充分发挥工作人员的主观能动性，开拓进取、大胆创新，建立起一支高水平的教学秘书队伍。同时，应该适当提高教学秘书的工资待遇。教学秘书的工资和岗位津贴一般是以自身的职称来计算的，而没有把工作量的多少纳人岗位津贴的参考因素中。学校应根据实际情况，按照合理的分配方式和标准，制定一个合理的分配方案，使教学秘书获得的报酬与岗位贡献成正比，激发其工作热情，以促进教学管理干部队伍整体素质的不断提高，以及队伍结构的逐步优化。

总之，教学秘书在高校管理中扮演着重要的作用，因此要在不断提高自身素质的同时，勤于学习，以便更好地发挥自身在日常管理工作中的作用，保证教学工作的顺利进行。

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［1］彭红莲.高校教学秘书的素质培养与提高［J］.边疆经济与文化，2008，（8）：176.

［2］陈美霞.高校教学秘书素质剖析［J］.云南财经大学学报，2008，（5）.

［3］王丽珍，杜永光.浅谈如何做好高校教学秘书工作［J］.中国集体经济，2008，（2）：173.