面向民营企业培养高职文秘人才的研究

张 萍

面向民营企业培养高职文秘人才的研究

张 萍

通过问卷与走访对珠三角地区民营企业文秘人才需求和人才市场进行了调查，了解广东民营企业对文秘专业人才的需求情况，并根据调查中发现的问题进行了分析，同时，提出了以提高职业核心能力为本位的文秘人才培养改革思路和措施。

高职教育；文秘；人才培养；民营企业

广东省是我国民营经济最为发达的省份之一。据广东省中小企业局统计，截至2009年底，广东省民营经济单位数达到416.4万个，个体工商户居全国第一位，私营企业数居全国第二位，民营经济完成附加值16 708亿元，占GDP比重从38.6%上升到42.8%，广东民营经济贸易规模连续多年位居全国第一。笔者所在学院85%的文秘专业毕业生在民营企业就职，广东省民营企业已成为吸纳文秘专业毕业生就业的主渠道，因此，培养符合广东省民营企业秘书岗位要求的文秘人才，是当下广东省高职文秘专业的培养目标。

一、广东省民营企业文秘人才需求调查

（一）调查方法与思路

为了了解民营企业及其领导对民营企业秘书工作内容和能力素质的要求，我们特别向广东省尤其是珠三角地区的民营企业发放了调查问卷，并且通过与部分民营企业领导和秘书访谈获取民营企业秘书工作的鲜活个体经验，同时，我们还利用网络检索主要的人才招聘网站中民营企业对文秘岗位的工作职责和素质要求。

我们设计的问卷共分为三个部分：第一部分为基本信息，主要包括被调查者的职业、性别、所在企业的人数、经营年限和范围、文秘岗位的工作年限以及是否文秘专业毕业等基本信息；第二部分为调查目前民营企业文秘岗位的人才现状和人才开发情况；第三部分请民营企业的领导、企业秘书对秘书职业能力和素质按重要性进行评价。调查问卷发放途径主要通过文秘专业顶岗实习学生向所在企业发放问卷，以及教师私人推荐，总共发放150份问卷，回收有效问卷137份，有效率为91.3%，除去回收有效问卷中有外商独资、合资企业24份，民营企业占82%。被调查的民营企业基本都是涉及到房地产、教育、餐饮、金融、证券、IT行业、环保、家具、家电、服装、设计等领域，其中制造业26家，服务业74家，外贸物流类37家。被调查的企业秘书的样本中，从事这项工作的年限分布情况为：68%的人参加工作为1-5年，比例最高；5-10年的有30%；10-15年的有2%。

（二）调查结果

1.民营企业中文秘岗位的重要性。经调查发现，民营企业对文秘专业人才的需求在不断增加，网络的普及给民营企业带来了前所未有的影响，企业组织内外沟通协调的重要性日益凸现，各种辅助性的办公服务需求日益增多，文秘或助理对民营企业的重要性日益突出。因此，民营企业秘书相对企业内其他部门同级别的职员地位较高，据调查，有75%的企业领导认为，秘书的权责高于其它职员，有70%的秘书认为，在企业中相对其他职员更易于受到领导重视和信任。而领导对秘书所寄予的期望值也较高，调查显示82%的企业领导对秘书的综合能力要求“较高”。

2.民营企业对文秘人才的开发情况。然而所调查的企业中，52%的企业对在职秘书并无培训计划，73%的企业希望从社会上招聘有秘书工作经验的从业者或者直接从学校招收受过秘书方面素质和能力培养的毕业生。可见，当前民营企业对秘书岗位重要性的认识，在态度和行动上是不一致的，态度上认同秘书岗位很重要，但在行动上，对于秘书人才的开发与投入还是很少。有48%民营企业秘书们对所在民营企业的缺乏归属感，对秘书这一职位缺乏职业归属感，希望有机会就转行转岗，可见，相当一部分民企秘书并不看好秘书的未来职业发展前景。

3.民营企业对文秘人才的能力要求。在对秘书岗位的能力和素质要求上，民营企业的领导对秘书人才的要求比较高和综合。按照能力重要性程度从高到低排列，前十种能力依次是：责任心、业务操作能力、沟通协调能力、倾听理解能力、语言表达能力、解决实际问题能力、执行能力、学习能力、危机应变能力、创新能力。我们在与企业领导、企业秘书访谈中了解到，他们认为，目前招聘到的高职文秘毕业生中存在着自我定位不准、实践动手能力弱和复合适应能力差的现象，企业更加看重招来的文秘毕业生能够很快适应环境、脚踏实地地承担自己的本职工作。企业在招聘秘书时，看重秘书从业经历，但并不局限于有文秘专业背景的人员。可见，企业重视招聘秘书人才的秘书专业技术性技能，但更重视文秘人才的职业关键能力，即软技能，如沟通技能、学习技能、解决问题技能等，他们心目中的秘书是高效全能的复合型人才。

4.民营企业秘书的工作内容与企业环境。通过访谈与实地走访发现，民营企业秘书主要的工作内容有：会议服务工作、接待工作、撰写文字材料、处理文书工作、档案管理、完成领导临时交办任务、公关协调、办公室事务管理、办公室人员的考勤、档案资料工作、会计出纳工作、网站维护、协助人事管理，必要时还需要兼领导的司机，或者发挥文艺特长，活跃企业的文化氛围。可见，协调沟通和事务处理是民营企业秘书工作中最为主要和最为繁重的工作，其中事务处理涉及到协助公司管理的方方面面，如行政管理、人事管理、财务管理、信息管理等，拓展了秘书的职能空间。但是，由于民营企业主要采取家族式经营，秘书较少有机会在领导的决策中发挥参谋作用，也无缘接触到公司的机密，当然这并不意味着随着秘书在公司服务年限的增加和能力获得认可，企业领导对秘书信任度的提高，秘书就没有机会进入核心层，发挥辅助决策的作用。

在被调查的民营企业中，100%的企业秘书使用电脑办公，同时，还配备有打印、复印、传真一体机，39%的企业没有建立秘书工作制度或者与秘书工作相关的制度，说明当前的民营企业秘书工作的硬件环境符合现代化办公的趋势，但制度环境因企业的规模大小而有差别。企业规模小，职员工作内容较综合，就没有突出秘书工作制度的必要性，因而没有建立针对秘书的工作制度；企业规模大，职员工作分工明确和工作内容集中，岗位工作职责和相应的工作制度就较完善。

5.民营企业招聘文秘的情况。我们检索了前程无忧网（www.51job.com）2011年1-2月文秘岗位招聘情况，在这两个月内广东省共有108家企业面向应届毕业生招聘文秘岗位，其中有48家企业面向应届大专生招聘，占44.4%，所针对的岗位有：前台接待、行政助理、董事长秘书、办公室秘书、行政人事助理、商务助理、销售助理等。可见，文秘专业的岗位非常丰富，具有很大的拓展空间。纵览这48家企业的文秘职位要求描述，绝大部分企业从职业素养上强调要具备“良好的职业素养和职业操守，能承受较大的工作压力”、“有较强的责任心和进取心”等；在岗位能力要求上，绝大多数企业首先强调了“熟悉商务礼仪，具有较强的应变能力和沟通协调能力，具备一定公关能力”，其次是“具备较好的秘书实务处理能力”，“能熟练运用各种办公软件，熟悉文档管理，具有较强的文字写作能力和语言表达能力”，可见，在现实招聘中，企业非常重视文秘人员的沟通协调能力。同时，招聘企业都十分强调文秘岗位人员的形象气质，要求“形像佳、气质好”。

二、扎实立足民营企业人才需求，突出职业核心能力，培养具有专项岗位特征的秘书人才

经过此番面向广东省部分民营企业的调查和走访，我们更加清楚地认识到，民营企业需要的文秘人才首先是具有职业核心能力，即交流沟通、团队合作、解决问题、自我学习、领悟与理解、信息处理、外语应用等核心能力，其次是秘书职业通用能力，即会办文、会办会、会办事，最后是面向专业秘书岗位的专项技能，如面向人事文员的人力资源管理能力；面向销售助理的基本销售技能；面向商务运营的商务管理能力；面向会计文员的基本财务管理能力（见图1）。那么我们必须创新思路，夯实秘书专业人才能力基础，改革文秘人才培养方案。

图1 秘书专业人才能力结构

（一）关注民营企业秘书人才市场的需求，全面开发秘书职业核心能力，提高高职文秘教育对劳动力市场的敏感反映能力

在培养高职文秘学生的三年中，全方位、全过程、全方式、全员地开发学生的职业核心能力。所谓“全方位开发”指既要开发文秘学生的职业通用能力、岗位专业技能，也要开发文秘学生的职业核心能力；“全过程开发”指既要开发秘书职业核心能力，在注重秘书专业能力培养的同时，将职业核心能力嵌入到专业课程教育中开展；采用全方式开发文秘学生的职业核心能力，既在课程中嵌入核心能力的教授，也要创造性地提供工作体验的机会给学生，包括教学中的仿真模拟训练、案例分析、角色扮演等，也包括可以直接获得工作经验的顶岗实习、假期兼职、社区服务的志愿者；“全员开发”指吸引全员参与开发学生的职业核心能力，一方面是主体的全员性，教师、学生和用人单位以及地方指导机构等多方面共同参与就业能力的开发，另一方面是客体的全员性，不忽视对弱势群体的援助，无论是女性还是残疾学生或其他贫困生都是职业核心能力开发的重要对象。

（二）关注现实民营企业秘书岗位诉求，不断调整课程设置体系

文秘专业的课程设置，应该取决于本专业的培养目标，而培养目标的产生应该来源于现实对文秘人员的需要，来源于实践中秘书所承担的职能。传统文秘职能重在会起草办公文件，其次是办会能力，再次才是办事能力。当前，秘书办事的范围扩大了，办事不再停留在琐碎的事务，而是承担起了新的职责，包括项目谋划与组织协调、应急事件的初步处理、商务活动策划与组织、商务沟通与谈判、办公室流程管理、商务信息处理、企业文化策划与营造等，尤其当秘书进入企业中高层管理层时，甚至要处理所在企业组织的劳动关系管理、危机管理、新员工入职培训等。这些对文秘岗位的胜任力提出了新的要求，同时也意味着对文秘专业毕业生的秘书职业通用能力和岗位特定能力提出了新要求，要求高职文秘专业课程设置必须是一个动态的不断调整的过程，根据企业文秘岗位实践的变化不断审视课程设置的合理性，及时开发新的课程，在新的课程不成熟的情况下，可以开设专题讲座或聘请企业秘书担任兼职教师，使学生保持和实践的近距离接触、感知，认识到实践向文秘专业提出的新挑战，必须不断增强完善知识结构，增强就业竞争力。

在课程设置上，首先根据民营企业秘书岗位必须掌握的职业通用能力，开设文秘专业最基本的课程，即商务文书写作、办公室事务管理、会议组织与管理、信息与档案管理、人际沟通与协调、演讲与口才、商务礼仪、现代办公设备使用与管理、秘书职业引导等。然后，根据民营企业秘书岗位工作侧重点不同，分别增设不同方向性的课程，比如面向侧重涉外商务的企业秘书岗位，则增设外贸实务、外贸单证、外贸函电；面向侧重市场营销的销售文员岗位，则增设广告策划与创意、市场营销学、营销技巧与商务谈判等课程；面向侧重人事管理的人事文员岗位，则增设人力资源开发与管理、劳动法与劳动关系协调、社会保险理论与实务等课程。

（三）明确专业定位，充分体现学校特色

目前，我国已有700多所院校设置了文秘专业或文秘方向，而全国各类院校文秘专业的学生培养目标和课程设置方面高度趋同，这使得各个院校的文秘专业或文秘方向不仅难以办出特色，而且不符合劳动力市场就业机制下的专业发展规律。作为地处珠江三角洲的高职院校在培养文秘专业人才时，必须明确所培养的学生绝大多数在数量上占据绝对优势的广东民营企业工作，因此，我们必须对广东省民营企业的特征和用人特点有一定了解，学生在了解企业管理与企业运营特征的前提下，还需了解广东的民营企业特点。特别是学生就业多在珠三角民营企业中贸易型企业工作或者是在生产型企业从事与销售、贸易、商务有关的部门工作，为此，我们应该在文秘人才培养方向上适当侧重贸易、商务管理和市场营销方面。有些学校与某些行业关系密切，可以突出行业特点，不同学校在文秘专业核心课程可以保持一致，但在选修课上可以体现出自身的特点和差异。

（四）加强实践环节，综合能力和专业技能并重，培养有潜力的文秘专业毕业生

如今高职强调工学结合，非常重视实践教学环节的设置，目前文秘专业实训教学体系主要由三个阶段构成：第一阶段为第1、2、3学期的知识学习和基础技能培养阶段，前往企业进行职业认知和岗位认识实践，同时，在课堂进行单项专业技能训练和综合训练；第二阶段为第4、5学期的职业岗位技能强化阶段，该阶段安排系统化的综合技能实践和到企业或学院实习来锻炼学生专业综合应用能力，本阶段还安排了职业资格证考试，让学生在毕业顶岗实习之前做好从事职业岗位工作的专业能力准备；第三阶段为第6学期的毕业顶岗实习阶段，该阶段学生通过已经形成的职业能力和专业技能成功地应聘相应的岗位，在企业试用阶段体现出本专业人才培养的成果，最终实现“零距离”就业目标。（见图2）

图2 文秘专业实训教学体系

高职院校文秘专业在该实践教学体系实施过程中，普遍面临大批量解决学生企业见习的困难，因企业文秘岗位不属于劳动密集型的岗位，现实中一家民营企业最多只能接收五名左右的学生在秘书岗位实习，而秘书岗位往往涉及到民营企业的机密，企业在接收实习生时非常慎重，导致实习安排和管理的困难。因此，对于文秘专业而言，其实践环节实施的突破口在于强化校内仿真实训，充分利用学生第二课堂，实施以赛促学，通过突出职业技能的比赛来激发学生们的学习积极性，提升学生的专业兴趣，引导学生的学习态度和学习方向。同时，以技能大赛为纽带促进工学结合，技能竞赛既可以针对企业的真实项目，也可以邀请企业中的能工巧匠作为评委，培养专业技能和创业能力。

当然，我们在重视专业实习的同时，也不能走向另一个极端——过分看重实践而轻视理论素质和思维能力的培养。专业技能训练可以让学生知道如何去做事，提高学生的就业能力，而人文情况、理论素养、思辨能力等基础素养能够为学生在今后漫长的职业发展过程提供长久动力。对综合素质要求较高的秘书岗位来说尤其看重这些基础素养。因此，在高职文秘专业学生三年的学习过程中，我们还需平衡好眼前专业技能提升与长远的基础素养培养之间的关系。

张萍，女，广东女子职业技术学院管理系讲师，主要研究方向为高职文秘教育、比较文学、文学人类学。

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1674-7747（2012）08-0009-04

[责任编辑 方翰青]