办公自动化技术及其在教学管理中的应用

孙开岩

(吉林华桥外国语学院计算机教研部,吉林长春 130117)

我国高校信息化建设正在发生巨大的变迁。在不到20年的时间里,从引入微机开始,到建设初级校园局域网、中型百兆校园网,乃至大型千兆校园网和互联网数据中心,高校信息化建设几乎每隔几年就要跨上一个新的台阶。如何充分利用网络信息资源,把信息化建设推向深入,已经成为当前高校信息化建设者最为关注的问题,建设办公自动化系统已势在必行。高校办公自动化建设的推行,在提高教学管理水平,促使管理和决策信息化、现代化和科学化,促进教师素质的提高,为学校的教学、科研提供优质服务等各个方面都将体现很强的优越性。

1 办公自动化概念

办公自动化是近年来随着计算机技术的发展而提出来的新概念。一般地说,办公自动化简称OA(Office Automation),是指利用先进的科学技术,尽可能充分地利用信息资源,提高工作效率和质量,辅助决策,求取更好的经济效益。它的基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,使用复印机、传真机、打印机、扫描仪或计算机网络等其他先进设备复制、传递文档,加快对知识信息的创造、加工、传播和应用。

2 办公自动化系统的需求分析

在高校教学管理工作中,信息流动、传递的速度和质量直接影响工作效率和决策水平。例如教师的课程安排、招生工作的远程录取,学生学籍、成绩的管理,毕业生就业服务,以及数字图书馆等要求高校必须具有办公自动化条件。高校由于其组织结构庞大,管理复杂,各种事务处理起来往往牵涉到众多的机构部门,随着管理职能不断增强,手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。因此,改革传统办公模式,将办公业务的处理、流转、管理过程采用自动化已势在必行。

高校办公自动化系统应紧紧围绕以下几个方面建设。(1)能够满足学院各部门高效处理日常教学事务的工作需要,提供个人办公、日程安排、公文发送、会议组织、电子邮件服务、管理监督等功能,有效地协助学院领导和老师顺利完成各项工作;(2)用合理的工作流程方式,提高信件、批文等文档的快速传递;(3)提供自动监督功能,为各部门之间实现真正的协同工作创造条件,促使部门之间的工作流程由过去的松散结构向紧凑的工作流结构转化;(4)确保办公自动化系统成为学院管理上水平的推动力,使学院的管理制度、工作方式和办事程序与先进的办公自动化系统相适应,促进学院教学科研工作的全面发展。

3 办公自动化系统的设计思想

办公自动化系统的应用设计必须考虑到高校的特点,使系统具有先进性、实用性、效益性、安全性、可扩充性,最大限度地覆盖所有的信息接收对象和连接校内每一处信息发生源。对于学校教学管理的各个方面进行详细了解,并在此基础上进行分析,提出方案。

由于各组织、各部门业务具有相对独立性,所以办公自动化系统既要保证整体系统的统一性、完整性,又要考虑各教学部门信息及操作的独立性。充分利用校园网网络,扩大信息共享,使各项信息能及时准确地流传,各部门通过网络了解相关教学信息,及时作出处理。同时,随着学校的发展,办公自动化系统软件的应用应考虑到可移植性及可互操作性,要结构灵活、便于扩充维护,并且要兼顾与其他应用软件的衔接和平滑过渡。例如,我们目前使用的“字符辨识精灵”软件,可逐渐增加多语种的软转功能。用科学的教学管理理念重新规范工作流程,指定相应的工作流,使工作流应用程序自动执行一系列任务,减少工作误差率,提高工作响应速度并能自动跟踪项目的进展情况。人机操作界面友善、简便并具有在线帮助能力。考虑数据的安全性和可靠性,要求机密数据集中保护,集中备份;多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源,安全登陆校内办公网。规范数据格式,便于数据在网络间的流通,尤其对于公共、共享数据应考虑数据的完整性和标准化,便于提高数据处理速度。

4 办公自动化系统的应用

办公自动化系统可以为全校师生提供一个多功能的桌面办公平台,为不同的办公事务提供不同的办公环境,以提高办公效率。借鉴兄弟院校经验,结合吉林华桥外国语学院网络办公系统和办公自动化实验室的应用,笔者提出以下结论:

4.1 提供电子邮件功能

学校内部各个部门、单位、个人之间,将电子邮箱作为所有这些办公应用系统的统一接口,实现日常教学需要的发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等工作,并可以在发送邮件时选择是否使用消息提醒,以提醒教师阅读邮件,支持发送附件。每一位教师通过自己的电子邮箱就可以了解到需要处理的工作,这样可以大大提高系统用户的友好性和易用性,减少培训工作量。

4.2 包含大量的工作流应用

所谓工作流就是一组成员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作交互过程。办公自动化系统的大多数应用如上级领导对教师提出的教学任务公文进行审批、各专业教师为准备教学设备及材料提出的各类申请等。每一项工作以流程的形式,由文件起草人发起流程,经过本部门或其他部门的签署、会签之后,最终发出文件,归档入库;或者以列表的形式,清晰地罗列出现在要做什么,将来安排做什么,而且在时间条件满足的情况下,及时给教学单位一个明确的提示信息,将当前需完成的任务详细列出,并直接链接到相应的处理界面。

4.3 提供信息发布平台

办公自动化系统改变了传统的集中办公模式,扩大了办公区域,用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公;同时也为高校的信息发布、交流提供了一个有效的场所,使高校的规章制度、新闻简报、学术交流、公告事项能够及时传播,使教职员工能及时感知高校的发展动态,并在此基础上深化改革。

4.4 拟定个人计划、提出代办事宜

教师为自己每周的工作内容设计提醒事务列表,提出本人的教学计划、学习计划以及工作计划。同时,系统也可按照教师自己定义的时间对其进行提醒,并加以实施。系统可方便地浏览个人时间安排,可对个人教学时间进行合理的安排和管理,目的是进一步加强教学管理。

4.5 支持协同工作

在日常办公中,校级领导人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见,才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展,异步协作方式如电子邮件、网络论坛等,以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为人们面对面开会之外的新的工作方式,它们打破了时间、地域的限制,使人们可以随时随地参加到协同工作中去,大大提高了工作效率。

4.6 提供收、发文管理及输出管理

收文办公自动化系统设计必须充分考虑到高校的特点,使系统具有先进性、实用性、效益性、安全性、可扩充性,最大限度地覆盖所有的信息接收对象和连接校内每一处信息发生源。对各组织、各部门,以及各业务进行详细了解,并在此基础上进行分析,提出方案。只有了解系统的总体目标,分析各种要求,规范信息标准及数据流向,同时对所掌握的各种软硬件资源进行合理分配、使用,并且不断改进和完善系统,才能真正满足实际需求。

与收文流程相似,发文流程可调用预先定义好的,也可以调用临时定义的流程。发文的基本流程如下:拟稿→审稿→核稿→会签→发文。一旦流程启动,系统可以使发送的文档自动按流程推进,还能够对当前教学管理用户按设计时的要求进行监控,以保证任务的按时完成。

学校对于通告文件、数据表格、考试试卷等教学材料需要批量打印时,可以通过高校建立的办公自动化模拟实验室完成输出信息,实现批处理操作,目的也是为了提高工作效率。

5 结束语

办公自动化建设是高校教学管理建设的重要部分,是一项基础性、长期性和经常性的工作,其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径,而且是高校办学水平的标志之一,是实现校园信息化的必然结果和时代发展不可逆转的潮流。我们要不断改进管理手法,更新管理理念,与时俱进,将OA系统广泛应用到高校管理实际当中,有效整合学校资源,有计划、分步骤地实施和带动学校的信息化工作,建立高校办公自动化系统,促进高校教学、科研和管理水平的提高。

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