论高职院校教学档案 信息化管理的问题及对策

李惠华

(湖南大众传媒职业技术学院 教务处，湖南 长沙 410100)

随着办学规模的不断扩大，高职院校的教学活动日益丰富，教学内容种类繁多，教学档案在整个教学活动中发挥着越来越重要的作用。如何充分发挥教学档案的作用，更好地服务于教学和广大教职员工，是高等职业教育需要进一步重视和解决的重要问题。

一、教学档案信息化管理是高职院校改革和发展的一种必然趋势

教学档案是教学管理的重要组成部分，是高职院校进行教学研究、教学改革、教学发展的重要依据，是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等不同形式的材料，所涉及的内容多、范围广。随着高等职业教育的迅速发展，教学档案信息化管理是高职院校改革和发展的一种必然趋势。其原因有二：

(一)日益庞大的信息量加大了教学档案管理人员的工作难度和强度。近几年来，各高职院校的学生人数及教职员工人数都呈递增趋势，原来由一位兼职档案人员就可以完成的工作任务现在可能需要一名专职的档案管理人员才能完成，原来由4个文件柜就可以装下的一学年的档案材料现在可能需要8个文件柜甚至更多才能容纳。信息量的增加直接导致人力、物力、财力的增大，而目前各高职院校在教学资源有限的情况下，一年半载之内无法满足教学档案管理方面的需求，基本条件和设施的不到位直接影响着教学档案管理的质量。其次，随着行政办公软件及计算机应用在各高职院校的普及，很多纸质的文件、资料采用电子文档的形式通过行政办公软件进行传阅、保存。现有的教学档案管理方面的一系列规章制度均只涉及纸质文档的管理办法，若将这部分电子文档打印成纸质文档再进行整理归档，似乎太浪费资源，也不符合正在提倡的“无纸化办公”的理念。电子文档的普及给档案管理工作带来的一系列的难题若不及时得以解决，势必将导致这些电子文档在传阅后不能及时归档而流失。

(二)现有的教学档案管理手段和技术已滞后于高职教育发展的需要。随着高职院校教学评估的不断深入，教学档案越来越引起人们的重视，教学评估中教学的信息和材料多数也取自于教学档案。而教学档案的完整性、准确性直接影响着评估的结果和学校的教学质量。为了准备评估材料，我们需要通过档案管理人员在档案室查找到材料原件，然后通过复印设备复制复印件，这样的档案查询、复印、传阅过程，不仅花费时间长，而且耗费了大量的人力、物力、财力，还有可能导致档案材料原件的损坏和遗失。可见，传统的手工管理方式和内向管理、被动服务模式已无法满足高职院校快速发展的对档案信息的需求，无法满足学校各方面工作的需要，特别是评估工作中要求在最短的时间内获取最准确、最全面的档案信息的需要。

二、目前高职院校在教学档案信息化管理中存在的问题

(一)教学档案信息化管理意识较弱。由于目前高职院校在教学档案信息化管理方面的制度不够健全，与此相关的技术和设备没有跟上，所以教职员工对档案的信息化管理意识不强，对在档案管理中遇到的新问题没有进行认真、仔细的研究，仍旧按老一套教学档案管理制度进行管理，导致教学档案管理方面出现很多漏洞。如学院下发的文件均采用电子文档通过行政办公软件进行公布，系部档案管理员或教职员工在收到这些电子文档后没有及时予以存档，有的人甚至认为学院还会下发纸质文件，看完之后就不再理睬，一旦再次需要这些文件的时候，只好再次向学院文件的发送部门索取。有一些教职员工在收集资料的时候由于计算机操作不熟练、粗心大意、网络故障等原因，导致所收集的材料不全、缺页少字等现象。这些在教学档案管理中经常出现的问题，不仅影响了教学水平的发挥，对学院的教学改革和协调发展也有一定的制约作用。

(二)缺乏先进的档案管理手段和技术。目前，绝大多数的高职院校仍采用传统的档案管理手段和技术，从文件材料的形成和积累，到文件材料的立卷分类，再到整理组卷，最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表，已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。但是，随着电子文件的不断增加，如果再按照传统的管理模式，档案管理工作将需要准备大量的打印纸、文件档案柜，还要增加工作人员，所耗成本之大，给教学管理、教学组织都带来一定的压力。同时，传统的档案管理方式还存在信息流转不畅、查询繁琐、共享程度低等突出问题。总之，传统的档案管理手段和技术已经不能适应现代社会的要求，档案实现信息化、数字化已势在必行。

(三)缺乏高水平、高素质的档案管理人员。管理技术和管理手段的提高，对管理人员的水平和素质相应提出了更高的要求。传统的档案管理对工作人员的学识水平、综合素质相对要求较低，甚至对计算机操作上也没有明确的要求。但档案信息化管理对档案管理人员的要求颇高。首先，他们必须对高职教育有一定的了解和认识，对高职院校的历史和现状有一定的了解和认识；其次，必须熟悉档案管理知识和操作技能；再次，必须熟悉先进的档案管理手段和技术；最后，他们还需具备较强的信息处理能力和服务意识。在高职院校中，能够符合以上四个条件的档案管理人员尚属匮乏。

(四)档案的合理开发和利用不足。目前，各高职院校虽然都配备了教学档案管理人员和档案室，注重档案的收集、整理工作，但往往忽略了档案的开发利用价值。一方面，一部分教职员工缺乏获得档案信息的渠道，尤其是专职教师。有些教师需查询相关教学资料作科研支撑材料，还得亲自到档案室查询一本一本的存档档案，不仅花费的时间长，而且查准查全率低。另一方面，档案信息开发的广度和深度与学院教学管理决策的需要差距较大。领导决策以信息为基础，而不少高职院校由于缺少对档案信息的纵向和横向开发，仅仅停留在对校内信息的管理水平上，无法为领导决策、教学科研工作提供及时、准确、全面的信息。

三、加强高职院校教学档案信息化管理的有效措施

(一)重视教学档案信息资源的开发利用价值。档案既是历史的写实与记载，也是新的工作起点。高职院校在建设好教学档案的同时，也要注意其信息资源的有效开发和利用，从而深化教学改革，强化教学管理，提高教学质量。比如：将优秀教师的课件、电子教案、实验报告等收集起来，刻成光盘收集入库，以供年轻教师学习和研究，同时也为精品课程建设提供依据；将一些优秀的毕业生作品收集成册或刻成光盘，以供在校生学习，同时也为教学研究和改革打下基础。高职院校要充分借助校园网络这个平台，加大教学档案信息公开力度，运用网络实现资源共享，实行档案信息远程服务，使广大教职员工在进行教学改革和创新研究时少走弯路或不走弯路，提高工作效率。

(二)建立健全教学档案信息化管理制度。首先，学院领导应对教学档案信息化管理引起重视，在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作，统一教职员工的思想认识，使教职工充分认识到教学档案信息化管理对教学评估、教学研究与改革、教学质量均有十分重要的影响。其次，科学、合理、可行的管理制度是教学档案信息化管理的基本保障。在认真学习原有的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》的基础上，为严格落实教学档案信息化管理责任制，可以由学院分管教学的院长牵头，教务处、教学系(部)均配备档案管理人员和档案室，明确各自的分工和职责，建立有效的档案管理人员奖惩机制。同时，建立监督、检查机制，上一级档案管理部门应对所辖档案部门进行定期的指导、监督、检查，对基层档案部门提出的问题及时处理，对在工作中做得不到位的地方予以指出并督促其按时按质完成。

(三)建立一支高素质的档案管理人员队伍。档案管理人员业务水平和综合素质的高低直接影响档案管理工作质量的好坏。高职院校应有计划、有步骤、有针对性地组织教学档案管理人员进行业务培训，学习先进的管理手段和技术，提高现代管理能力和计算机运用能力。同时要加强与兄弟院校的沟通和交流，借鉴他们的成功经验，扬长避短，进一步提高自己的教学档案管理水平。

(四)创新高职院校档案管理的技术手段和方法。先进的管理手段和技术是实现教学档案信息化管理的基本条件。首先，高职院校应加强教学档案信息化管理的软件和硬件建设，重视计算机、打印机、扫描仪等硬件设备的配备，更要注重档案管理信息化建设的软件技术开发。其次，要做好电子文档的分级管理防护和保密工作。对电子文档进行合理的分类管理，将会大大提高教学档案管理工作效率。电子文档的防护和保密工作比纸质文档更为重要，为防止由错误操作等原因而造成信息的丢失或损坏，收集积累过程的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文档要有备份，对所归档的电子文档应作保护处理，使之处于只读状态。此外，还应根据不同的权限职责来管理和使用教学档案，不论是管理者还是使用者，都可根据自己的权限范围自由地上传、下载电子文件。某些特殊的或重要的文件，则应使用加密管理。