网络环境下电子资源的界定、编目和管理探析

罗庭芝

关键词:网络环境;电子资源;著录;电子资源管理

摘 要:在对电子资源的概念、种类、特点及管理等分析的基础上,本文依据ISBD(ER)及《中国文献编目规则》的要求,着重探讨、分析了网络资源与光盘资源的编目要点。

中图分类号:G254.36文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)03-0077-04

1 电子资源的界定

1.1 电子资源的定义

ISBD(ER)将电子资源定为:电子资源是计算机控制的资料,包括使用计算机外部设备(如:CD-ROM播放器)的资料。这些资料可以是交互式的,也可以是非交互式的。

《英美编目条例》第二版(AACR2)2000年修订版将电子资源定义为:“一种可由计算机设备所操作的资源(数据/或程序)的编码,这种资源的使用要求提供与计算机设备(如CD-RON驱动)或与计算机网络(如Internet)直接连接外设的支持”。

1996年国家新闻出版署颁布的《电子出版物管理暂行规定》中对电子出版物定义为:“电子出版物系指以数字代码方式将图、文、声、像等信息存储在磁光电介质上,通过计算机或具有类似功能的设备阅读使用,用以表达思想、普及知识和积累文化,并可复制发行的大众传播媒体。”

因此我们可以把电子资源定义为:电子资源是以数字代码方式将图、文、声、像等信息存储在磁光电介质上,通过计算机或类似功能的设备阅读使用的资料。它应包括正式出版的电子资源,也包括非正式出版的各种电子资源。

1.2 电子资源的种类

1.2.1 按其载体形态可分为:以光盘、磁盘、磁带等脱机载体出版的有形电子资源和在网络上出版的网上电子资源。以前数据库光盘和多媒体光盘是图书馆电子资源的主要组成部分,现在随着Internet的日益普及和飞速发展,网络资源的优势日趋显著,已成为图书馆电子资源的主体。

1.2.2 按贮存内容的表现形式可分为:数据库、电子期刊、电子图书、电子报纸、动态性信息、软件等。而数据库以先进的数据处理技术、深加工的信息以及与网络的完美结合,成为电子资源的主体,它又分为书目数据库、数值数据库、事实数据库和全文数据库。

1.2.3 按存取方式和收费情况可分为:有偿访问资源(它多为期刊、会议论文等印本资源的电子版)和开放存取资源(即免费资源)。

1.2.4 按内容来源方式可分为:印刷型资源的电子版、专门的数据库供应商按市场需求而生产的综合性或专题性数据库、学术研究项目的电子版资源。

1.3 电子资源的特性

1.3.1 具有服务界面的多媒体化。电子资源可综合运用视频图像、声音、文字、静止图像、动画、影视等各种信息载体形式反映,即集文字、声音、图像为一体,是声、画、像同步输出的多媒体信息,丰富了知识的表现力。

1.3.2 信息组织合理,检索方便,具有交互性。用数据库等方式存储和组织信息,可提供多种信息检索方法和检索途径,检索功能强、速度快。

1.3.3 信息量大,体积小,节省空间。一张CD-ROM光盘直径仅12cm,但容量却高达600Mb以上,可存储一部大英百科全书,与印刷型资源相比,电子资源载体体积小,能节省空间。

1.3.4 传播和更新速度快,共享性强,获取容易。电子资源不需要像印刷型资源那样制板、印刷、装订等一系列工序,缩短了出版周期,使得信息更新速度加快。它可以利用Internet进行实时传播,提供远程服务,实现电子资源的共享,网络型的电子资源还可随时更新内容,时效性强,信息的获取更为便捷。

1.3.5 具有高度的整合性,便于各种媒介信息的一体化。电子资源不受时间、空间的限制,可以实现跨时空、跨行业的传播。电子资源的相互转换和二次开发易于形成各种数据库,除各数据库之间的链接外,数据库还可与图书馆书目查询系统进行链接,便于检索和使用,增大了信息资源的利用价值。

1.4 电子资源的管理

在网络环境下,图书馆必须对电子资源进行有序化管理,包括采集、组织、存储、检索、开发、传播和服务,使之成为系统化资源体系。因此如何对电子资源进行有效管理,提高电子资源的利用率,使信息增值是图书馆学领域研究的一个重要课题。

1.4.1 电子资源的建设

图书馆为了避免造成财力、物力的浪费,必须对电子资源进行建设管理。首先应根据服务对象的不同和自身情况,有计划、有步骤地采取不同的集团采购方式,最大限度地降低成本,加大电子资源的投入比例,合理配置特色电子资源和基础电子资源;其次在建设管理中,应遵循最大限度满足读者需求的原则、突出学术性和权威性,充分满足读者要求;此外还应对电子资源进行深层次的开发利用,尤其是对网络资源进行分析、重组、整合,从提供参考性的信息线索转向具体内容和直接获取信息;最后就是要建立馆际联系,实现资源共享。

1.4.2 电子资源的整合

由于电子资源具有特殊的性质,造成用户在检索时的困惑,为满足用户个性化需求,图书馆应对各种电子资源进行必要的整合和集成,建立一个统一的利用平台,使这些不同存储方式的电子资源通过统一的检索查询界面实现互联,为用户优质高效地利用电子资源创造便利。

1.4.3 电子资源的书目控制

为了充分有效地揭示电子资源,图书馆必须对电子资源进行书目控制。目前,对电子资源的检索主要是利用搜索引擎等工具,检索效率很高,但检准率不能保证,因此须对纷繁复杂的电子资源进行深层次的加工和标引,以提供信息增值服务。

1.4.4 全文资源的导航

目前各个图书馆都引进了一些全文数据库,它们都有各自不同的检索平台,读者使用时,必须进入各自的检索系统,这样一来,不但检索结果很难保存和筛选,而且读者必须熟悉各种资源检索方法。为了方便读者查找,图书馆应将分布式存储的全文资源进行集成式检索和链接,实现全文资源检索与阅读的一站式服务。

2 网络环境下电子资源的编目

目前图书馆各自动化编目系统一般都支持CNMARC格式著录,但由于电子资源的特点决定了它在著录时必须具有一些特殊要求和著录项目,因此使其在著录格式上与普通图书有不同的要求和特点,须引起注意。本文仅探讨网络环境下光盘资源和网络资源编目时需要重点解决的问题(示例为MARK字段和USMARK字段)。

2.1 电子资源的编目格式

目前,光盘资源与网络资源是图书馆收集的最主要的两类电子资源,尽管它们在载体形态、存储介质、访问方式等方面有很多不同,但却都存在着相似的编目要素,在编目时有需要考虑的共性问题,如著录信息源的选择,通过特定的附注字段说明电子资源的特征,包括系统细节、访问方式等,以方便读者检索使用。但网络资源和光盘资源最主要的区别是网络资源是虚拟资源,涉及到网址的链接和访问,光盘资源是物理实体,涉及到对载体形态的描述。因此国内外对这类特殊文献的编目,所采用的格式也不尽相同,主要有MARC格式和元数据格式两种。对这两种格式进行分析和研究,有助于开阔我们的视野,帮助我们制定电子资源的编目策略。

2.1.1 光盘资源的编目格式

光盘资源是近年来国内外最流行最主要的电子资源存在形式,因其独有的内外在特征、载体形态、重要标识以及其阅读需借助计算机或终端设备才能使用等,使其与普通图书著录有许多不同。光盘资源没有统一的著录规则,现在我们对其进行编目时,将《电子资源著录规则电子资源机读目录格式使用手册》和《中国文献编目规则》第二版的电子资源部分作为编目依据,并参考《国际标准书目著录(电子资源)》(即ISBD(ER))和《英美编目条例》第2版(AACR2)选择著录项目和标识。因为CNMARC(《中文机读目录格式》)是基于ISBD标准形成的,其著录字段和著录项目的设置都应符合ISBD的要求,因此光盘资源采用CNMARC格式进行著录。但具体到各馆实际操作中,难以真正做到著录款目内容的一致,在选择上可能有所差异。

2.1.2 网络资源的编目格式

面对瞬息万变的网络资源,编目员如果继续沿用过于烦琐的著录标准MARC格式,组织和整理的速度会远远落后于网络资源增长的速度。所以应用诸多优点的DC元数据规范来组织网络资源是大势所趋。DC虽然具有许多MARC无可比拟的优点,但也有一些不足,不可能完全取代MARC,今后的发展趋势是DC与MARC元数据都能够根据一定的原则共存于一个平台上,互助互动、相互补充。

近年来我国对中文元数据格式也进行了系列研究。国家图书馆在对中国数字图书馆开发研究之初,就展开了“中文Metadata工作小组”的工作,现在中文元数据标准格式正在研究和制定。北京大学图书馆于2001年修订形成了《中文元数据标准框架》,上海图书馆于2001年成功开发了“中文在线联合编目系统”,它是以DC元数据为核心的,同时支持CNMARC、RDF、XML、HTML等数据格式。这些都为网络资源的编目提供了可喜的前景,希望国家图书馆能够尽快制定出一个统一的编目格式。

2.2 电子资源的著录信息源

在编目中,著录信息源是文献编目的基本依据。传统的印刷文献是以题名页为著录信息源,而电子资源由于其特有的内外在特征、载体形态、重要标识以及使用时所需的设备等,在选取时不同于普通图书可以随手翻开,而是要借助于计算机或其外围设备。AACR2过去规定电子资源的主要著录信息源是题名屏幕,以后AACR2又进行了修订,规定电子资源的著录信息源是资源本身。下面就光盘资源与网络资源作进一步探讨。

2.2.1 光盘资源的著录信息源

目前光盘资源的著录信息源依据《中国文献编目规则》(电子资源)中规定:电子资源的主要信息源是电子资源本身,它取自于电子资源内正式出现的信息(如题名屏幕、主菜单、程序说明、首先显示的信息、主页、包含“主题”行的文件头标或其他突出显示的标识信息等),包括经过解压缩、打印或其他处理的信息。如果在这些信息源中所反映的信息完整程度不同,应优先选用信息最完整的或比较完整的信息源。当内部信息源的信息不充分或不可得时,可以依次选择下列其他信息源:

(1)永久粘贴或印制在电子资源物理载体上的标签。

(2)文献资料、容器或其他附件(如出版者信函)。

(3)当电子资源由一个以上物理上独立的部分组成(如由一张光盘和视盘组成的交互式多媒体资源),各部分都有自己的信息源时,应优先选用适合资源整体、包含集合题名的信息源。

(4)当这些来源的信息完整程度不同时,应优先选用信息最完整或比较完整的信息源。

(5)如果上述信息源未提供必要的信息,则依次选择其他已出版的电子资源的著录信息(如书目数据库、评论)以及其他信息。

这些规则给编目员著录光盘资源时提供了一个统一的选择标准。

2.2.2 网络资源的著录信息源

网络资源最大的特点之一就是易变性,资源的内容会随时更新、修改,链接地址也会发生变化或者消失。在网络资源中很难找到像传统印刷资源那样著录信息比较集中的固定页面,如题名页、版权页等。因此在对网络资源进行编目时,著录信息源就是资源本身。编目员在编目前必须对资源有一个整体的了解,并参考题名屏幕、主页、元数据、目次页等,将这些相关信息综合起来。在对网络资源有一个全面的了解后,再考虑选择内容最完整、最详细的信息源。

2.3 电子资源资料类型的判断

在对文献进行著录时,必须有一个标准化的著录规则为依据,不同类型的文献依据不同的著录规则,会产生不同的著录结果。依据《中国文献编目规则》(电子资源)中规定:电子资源由数据组成,可选择资源类型标识为“电子数据”或“数据”;电子资源由程序组成,可选择资源类型标识为“电子程序”或“程序”;电子资源由数据和程序组成,可选择资源类型标识为“电子数据和程序”或“数据和程序”。因此在对电子资源进行著录时,必须正确区分和判断电子资源的类型。

2.3.1 光盘资源类型的判断

光盘资源由于制作技术、信息编码和数据压缩方式等存在着很大差异,使得其种类繁多。从内容角度归纳起来,光盘资源大致可分为:

(1)音频类(如CD、MP3等以音频为主的光盘)。

(2)视频类(如VCD、DVD等以视频为主的光盘)。

(3)计算机文档类(如计算机数据、程序、文本、图像、多媒体等)。

CNMARC均将光盘资源归入计算机文档类。USMARC则规定,如果其内容实质为文本资料(如文本数据、电子图书等),按文字资料处理,其余的(如程序、多媒体等)归计算机文档处理。

2.3.2 网络资源类型的判断

网络资源类型和数量项也是网络资源独有的,不同于印刷型资源的一个著录项目。因此在对网络资源进行著录时,应区分网络资源的类型。

图书馆购买的网络资源主要分为:电子期刊数据库;文摘、题录、索引数据库;全文检索型数据库和数据库联机检索系统等。上面除了数据库联机检索系统外,其余的网络资源都是文本资料。CNMARC都将它们归入电子资源,而USMARC则将文本类的按文字资料处理,数据库联机检索系统按电子资源处理。

2.4 电子资源的相关附注字段

相关附注字段对电子资源来说,是反映与图书著录不同特征的常用字段,电子资源书目中常有一些用于说明电子资源计算机文档特征的附注信息,以帮助读者更好地了解和使用电子资源。CNMARC相关附注字段为3字段。USMARC相关附注字段为5字段。

2.4.1 光盘资源的相关附注字段

对光盘资源来说,附注字段是反映与图书著录不同特征的常用字段,这些字段从不同角度揭示了光盘的物理形态和某些特殊细节。CNMARC相关附注字段主要有:304题名来源附注、307载体形态附注、336电子资源类型附注、337系统要求细节附注等。

2.4.2 网络资源的相关附注字段

与印刷资源相比,网络资源的格式呈现多样化,采用5字段记录丰富多彩的资源格式内容,反映系统需求和存取注释,有助于提高书目的获取能力,满足用户的检索需求。USMARC相关附注字段主要有:500字段的著录依据、题名来源附注、506字段的检索限定附注、516字段的计算机文件类型附注、530字段的其它载体形态附注、538字段的系统要求附注和访问方式附注等。

2.5 其它相关字段

2.5.1 载体形态项

光盘资源与虚拟的网络资源不同,它是一个物理实体,须对其数量等载体形态进行著录,而网络资源不需要进行载体形态的描述。光盘资源又与图书文献有着较大的区别,因此著录时需引起特别注意。

USMARC的载体形态项字段为300,CNMARC的载体形态项字段为215,它们都包括以下子字段:

$a数量及特定文献类型标识:本项著录光盘资源的构成物理单位和数量。

$c其它形态细节:对数量和尺寸以外的其他形态的著录。包括产生声音的、显示颜色的资源等。

$d尺寸:它只著录物理载体本身的尺寸,不考虑盘袋、盘盒等任何容器的尺寸。

$e附件:著录与主体分离并与其结合使用的附加材料,其附加说明可按照光盘资源中出现的术语或相应的特定资料标识著录。

2.5.2 电子资源定位与检索方式字段

856字段包含网络资源的获取方式及其获取的必要信息等。通过856字段可实现书目记录向全文、多媒体电子资源的链接,它的超文本链接可使用户从书目链接到网络信息资源本身,为读者提供了极大的便利。该字段目前已定义了20多个子字段,其中包括主机地址、检索号码(IP)地址、统一资源名称(URN)、电子文献格式、统一资源定位器(URL)等。856字段可通过指示符和不同子字段进行组合使用,并可重复使用,使得同一种网络资源的多个链接可在一个书目里进行反映,而无需做多个书目。该字段的设置,开创了编目的新时代。

2.5.3 编目范围的确定

编目员要使无序的信息变为有序,同时过滤掉一些无用的信息,需考虑选择网络信息编目范围。在选择信息时应遵循学术性、参考性和实用性原则。根据这些原则,选择有用的信息进行编目。首先应对传统文献的数字化版本的文献进行编目,因为这些文献是从传统印刷型资源中精选出来的,并经过数字化处理,直接提供网上阅读、存取的,极具价值。其次,还应从直接发表在网上的学术论文、科技报告等选取,它们也具有一定的价值;对重要的书目数据库和专题文献数据库等也应该进行选定,充分满足读者的需要。

3 电子资源的编目方法

目前图书馆的很多电子资源是根据印刷型文献扫描复制加工而成的,它们的制作方式相同,有一定的规律可循。大部分制作时所依据的印刷版文献,在OPAC中均已编有MARC书目记录,这就为电子资源编目提供了方便。但是将电子版资源和印刷版资源合编为一条书目记录,还是编成两条独立书目记录的方法还在探讨中。归纳起来电子资源的编目方法主要有以下两种:

3.1 复制编目法。就是在套用原印刷版文献MARC书目记录基础上,根据电子资源的著录规则及MARC记录的规定修改并增加有关该文献电子版的数据而重新编制一条电子版文献的MARC书目记录。复制编目法的优点是可以用模版化的方式大批并快速地编制电子版书、刊的书目记录,并在资源不再拥有的情况下便于删除记录,便于记录移植,可用性很好。不足就是会占用更多的服务器系统资源,因此只在电子版资源内容比印刷版资源内容丰富,且许多内容在印刷版资源中没有,或者是电子版资源在出版发行、载体形态、存放地点等方面不同时,才采用复制版编目法,美国国会图书馆就是采用的复制编目法。

3.2 合成编目法。就是在原印刷版文献MARC书目记录上加著有关该文献电子版的数据,而不为电子版另编书目记录。合成编目法的优点是编目成本较低, 需要维护的MARC记录数量较少。不足就是因与印刷版资源合为一条MARC书目记录,无法增加与电子版资源有关的数据和检索点,也不方便电子版资源的检索。因此,只在电子版资源和印刷版资源内容几乎完全一样时,或者电子版资源只是在印刷版资源中选择部分全文,对其重新编目的意义不大时,就采用合成编目法在其印刷版资源的书目记录上加上有关电子地址等信息。

参考文献:

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