我国档案著录的基本概况

史慧娟

孔子曰：“夏礼，吾能言之，杞不足徵也;殷礼，吾能言之，宋不足徵也，文献不足故也，足，则吾能徵之矣。”从一个侧面说明档案资源的重要性。我国作为有着五千年历史的泱泱大国不仅有着浩若烟海的建国前档案;伴随着新中国的建立、信息时代的来临，建国后的檔案也日益丰富。如何开发性的挖掘和利用这些档案资源，做好档案著录是首要步骤，它直接影响着档案信息的查找与利用。档案著录案著规则体系的深入发展，既是档录工作的内在要求，也是档案信息共享的客观需求。

本文将尝试梳理我国档案著录规范的基本情况。

1 档案著录的基本定义：

何为档案著录？2000年颁布的先来标准《DA/T1-2000 档案工作基本术语》中的定义是：对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。在美国1977年出版的《档案工作者、手稿保管人员及文件管理人员及文件管理人员基本术语》中定义是：档案著录是通过编制检索工作对档案建立智力控制的过程。两都基本含义一致。档案的著录是一个过程，需要分析、选择，然后记录，最终形成档案检索的依据。

1.1 档案著录规范的演变：

早期《GB/T 3792-1983文献著录》系列标准下的《GB/T 3792.5-1985 档案著录规则》，从著录项目、标识符号、著录格式、著录详简级次、著录用文字、载体类型标识、著录来源、著录项细则八个方面制定了档案著录的基础规则。

1999年出版的行业标准《DA/T 18-1999 档案著录规则》，是一篇结合我国档案的特点与档案著录的实践经验制定的适合于各类档案的著录要求。该标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。该标准与《GB/T 3792.5档案著录规则》相比，有如下修改：1）删除了丛编项、标准编号及有关记载项;2）将载体类型标识项与载体形态项合并为载体形态项;将附注项与提要项合并为附注与提要项;将第一责任者项与其他责任者项合并为责任说明项;将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一的格式，并明确允许在实际工作中采用表格式条目格式。3）增加文种项、电子文档号项;4）将档案馆（室）代号项改为档案馆代号项;将主题词项改为主题词或关键词项;调整了载体类型项和附件项在条目中的排序;调整了部分标识符。

1.2 中华人民共和国建国前档案著录规则

档案按照记录信息的方式可分为古代档案、近代档案和现代档案。在我国，通常分为中华人民共和国建国前档案和中华人民共和国时期档案。在档案行业标准中就有针对建国前档案著录的专项著录细则。按所著录档案时间先后顺序分为《DA/T 8-1994 明清档案著录细则》、《DA/T 20.1-1999 民国档案著录细则》及《DA/T 17.1-1995 革命历史档案著录细则》三份标准。

《明清档案著录细则》适用于所有保藏明清档案的部门进行明清档案的著录。《民国档案著录细则》适用于馆藏中包含民国时期国家机构、社会组织（中国共产党及其领导下的政权机构、社会组织除外）和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史记录的著录。《革命历史档案著录细则》适用于全国各级各类档案馆在著录中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体所形成的档案。三份档案著录标准除通用的著录要求，还结合各自所著录档案的特点提出了具体不同要求。例如：1）《明清档案著录细则》中对文种的分类就包含制、诏、诰、敕、题、奏、表、笺、咨、札、移会等有着明显历史特征的文种。在时间项中也要求著录清代档案纪年需使用“清代纪年表示法”。在载体类型中还有金石、简牍的分类。2）《民国档案著录细则》中就增加了控制使用项即民国档案中开放档案不著录，控制使用的档案用“*”;增加了政权标识项这类特有的要求。3）《革命历史档案著录细则》中较前两份标准增加了全宗号、目录号、案卷号、份数、页数、密级、受文者、地名、人物、组织机构、会议等11个著录项目，个人认为，这不仅是因为革命历史档案距我们最近，对我们影响较显著，同时也因为该标准的制定要适用于编制革命历史档案文件级机读目录。有了信息系统的助力，著录的项目、著录的细则就更应详细规范。

1.3 中华人民共和国时期档案著录规则

针对中华人民共和国时期档案的著录要求除了档案行业标准中的《DA/T 51-2014 电影艺术档案著录规则》与《DA/T 23-2000 地质资料档案著录细则》之外，其余各类型档案的著录要求均分布在相应档案的管理规范中。

1.3.1 《电影艺术档案著录规则》中规定了题名与责任者项、排检与编号项、时间项、主题描述项、基本形态项、技术状态项与保存状态项、其他信息备注项共7大项94个小项，可谓要求详尽。

1.3.2 《地质资料档案著录细则》中规定了题名与责任说明项、稿本文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、载体形态项、子目项、附注与提要项及排检与编号项9大项35个小项。其中类型项中包含原始地质资料、成果地质资料、实物地质资料;特殊细节项即投资主体、地理座标是其他档案著录中少见的项目。

1.3.3 《GB/T 11821照片档案管理规范》中规定了照片档案目录的著录项包括：照片号、底片号、题名、时间、摄影者、备注、参见号、删号、页号、文字说明等。

1.3.4 《DA/T 78录音录像档案管理规范》中规定基本著录项除通用的题名、责任者、摄录者等，还包含录音录像档案特有的：时间长度、计算机文件大小、年度、工作活动名称、原始载体编号等。

1.3.5 《DA/T 40印章档案整理规则》中规定著录项包含：保管期限、分类号、枚号、印文、使用起止时间、印材、备注共7项，其中印材一项独具特色，有竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等16种之多。

时代在发展，档案著录的要求也在变化，我国对档案著录虽有以上的诸多要求但仍然有许多不足之处，如缺少过程控制、缺少多级著录要求、电子档案著录要求过少等。因此，我们应多借鉴国外的先进经验和系统梳理我国档案著录现状，制定更符合我国国情的档案著录要求。

（作者单位：中国航发商用航空发动机有限责任公司）