图书馆管理的科层化分析

丁明勤

关键词:图书馆;知识管理;科层化

摘 要:图书馆的科层化主要表现为专业行政管理与公共行政管理特性,是由训练有素的专业人员按照既定的规则使之不断的运作,满足公众信息需求。图书馆管理的基本管理功能、角色、技能的设计,要建构到科层化体制之中去,才能发挥作用。

中图分类号:G647文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)03-0023-03

Analysis on Bureaucracy of Library Management

Ding Ming-qin

(Library,Xinyang Normal university,Xinyang 464000,China)

Key words: library; knowledge management; bureaucracy

Abstract: The bureaucracy of the library mostly represented in the form of special administration management and common administration management, which operated by bridle-wise professional and runs uninterrupted following fixed regulations, to satisfy the public requirement of information. It is certain that library management function and redesign of role and skill will take to bureaucracy, or combines with bureaucracy that it can exert function.

科层制(Bureaucracy)又称官僚制、科层组织或官僚组织。这一术语包含着诸多涵义,如:文官统治、专业行政管理统治、公共行政管理等。不同的意义源自不同的学科背景,如比较政治学、组织社会学、公共行政管理学或政治经济学等。科层化的负面效应主要表现在效率的低下、对民主的双重性、对人性的压抑等。而图书馆的科层化主要表现为专业行政管理与公共行政管理特性,它不是一种政府类型,而是指一种行政体制,它是由训练有素的专业人员按照既定的规则使之不断的运作,满足公众信息需求。其特征表现在具有分工与专业化、法规与条例、权威的层级节制、非个人取向、终身事业取向等。图书馆管理要发掘组织内的知识资源使之达到组织效益的最大化,就要探寻新的组织体制设计,首先表现在对科层制的冲击,但又要建构到科层制之中去,才能发挥作用。

1 图书馆管理的功能

管理既是一门艺术也是一门科学,其功能主要是对包括人、信息、技术和资金等资源的协调,以达到组织的目标。通过科学地制定决策、计划和适当的使用技术,艺术的处理组织内部和外部的各种资源的交流、关系的协调,从而完成目标设定的任务。

图书馆的管理可以从基本的管理功能、角色、技能几方面来分析。在不同类型的图书馆中,由于基本外部环境不同,管理功能、角色就会不同;图书馆的归属、办馆时间、技术装备和组织文化以及馆员的素质不同,管理功能、角色也不同。管理技能在任何组织活动中都是必需的,运用技能去获得图书馆资金、决策发展方向和策划新的服务,以及促进组织内部的交流以完成图书馆目标。

一般来讲,管理有五项基本功能:计划、组织、控制、协调和命令(见表1)。

现在还有更多的特殊功能,如指导、人事、预算和报告等,他们不是分离的,而在整个图书馆管理过程中是相关的。

2 图书馆管理角色

管理者在管理过程中扮演不同的管理角色。Henry Mintzberg研究了不同的管理角色,并确定了10种管理者所扮演的内部活动角色。Mintzberg将其分成三组:人际关系的、信息的、决策的(见表2)。每种在图书馆都能被确认并起作用。

这些角色的描述是分离的,但他们在实践中是高度统一相互依赖的。角色之间的关系主要受管理者个人领导风格的影响、组织类型的影响、以及其外部环境,下属素质、技术使用和组织文化的影响。

3 图书馆管理的科层化层次

管理者在组织的不同层次上发挥作用,并且它们的作用、技能按他们的地位层次有所不同。一般地,管理者被分为上层、中层、一线管理者(见图1)。每一管理层次人数从低到高依次减少,非管理者形成庞大的一般馆员队伍。

上层管理:上层管理负责计划,审视环境的变化,规避风险,把握机会。在图书馆中,上层管理履行优先角色。同外部组织的关系中代表图书馆。如在公共事务、商务处置、政府磋商中代表图书馆行使权利。这个层次的管理者花更多的时间与他们的同僚以及地位相近的其他组织的人交往,而较少时间同下属交往。在未来计划中,上层管理者注意从他们接触的外部环境以及下属提供的组织内部报告中获取信息。在建立政策时他们统观全局,确定下属目标的完成情况。

中层管理:中层管理者从上层管理者接受明确的总体战略和政策,转换成中层管理者实行的特定的活动程序。他们花时间思考和分析数据,这些数据由一线管理者统计提供,并在思考分析后概括在给上层管理的报告中。其作用就像上层管理与一线管理的缓冲剂。中层管理者花大量时间用于与高层的交流、参加会议和准备报告。图书馆中的中层管理者必须具备相关部门的较深入的知识以及同其他部门的关系协调能力,以便发挥必要的协调功能。

一线管理:一线管理直接面向日常的资源管理,以便实现管理的短期目标。他们是主要的监管者和矛盾的化解者。他们的任务需要较强的技术性和人际关系能力。他们花较少的时间与上层或其他组织管理者交往。主要处理下属及读者关系。在图书馆一线的管理者最繁忙,他们花费更多时间解决问题;并进行一对一交流,他们进行标准与质量控制,以保证图书馆能尽可能快捷、正确的满足信息需求,适当的剃除与资料的正确上架。

明白管理层次的划分是重要的,以便于每个管理层次完成适当的任务和功能。高层管理限于图书馆的日常事务是不经济的,也不能期望一线管理者有全局的眼光做出决策。

4 图书馆管理技能与管理层次

图书馆管理技能可以被描述成一种将组织的知识转化成有效行动的能力。一般来说,管理者运用三种技能来完成他们的任务:技术、人际关系、理念。另外加上诊断和分析技能,组织的不同层次的管理者需要不同的技能,随馆员在组织中管理层的晋升,技术和人际关系技能的重要性较理念、判断、分析技能的重要性下降。

人际关系技能:人际关系技能是管理者在同组织内部人员相互作用时起作用的技巧与能力。在知识管理背景下是发挥团队知识能力的必要条件。它的特征在Mintzberg的10种管理角色中表现得非常鲜明。用于保持人际关系网络的必要程序,以达到组织活动的目的。人际关系技能也用于个人与小组的交流、理解与激励。图书馆上层运用人际关系既能获得图书馆组织运作决策者所需的外部环境知识;中层管理者运用人际关系技能建立与上层管理及一线管理的联系,讨论需要和复杂活动中贯彻政策;一线管理者更需要人际关系技能开拓愉快、有效地完成任务的工作环境。具有人际关系能力的一线管理者的团队更易获得成功。

技术技能:技术技能构成完成任务的基本技能,是对某项活动,尤其是对涉及方法、流程、程序或者技巧的特定活动的理解程度和熟练程度,主要是如何“处事”。它涉及的是专业知识和专门领域的分析能力,以及对相关工具和规章政策的熟练应用,大多数职业教育以及在岗培训课程,主要与技术性技能的培养有关。在图书馆它包括网络信息系统知识与专门技术知识、多媒体文献检索、各种文献分类表等。技术技能对于图书馆一线管理者培训和监管员工工作是最有用的。为了回答问题和获得下属尊重在项目组中取得核心地位,他们必须具备仪器、设备、系统和图书馆的技术应用于信息服务的相关技术。

理念技能:理念技能可以定义为理解部分到整体的关系,以及整体到部分的关系的能力,也要求理解组织内外关系的原因与结果。在图书馆中理念技能需要整体联系的理解不同部门或者服务目的的活动与贡献到实际结果的关联,以及外部环境力量对目标与活动的影响。这些技能允许上层和中层管理以总体观点和决心看组织的各个部门需要承担哪些任务,以及所反映的可能的潜在问题。

判断技能:判断技能提供了一种分析、解释信息,以确定组织的输入、输出或传播过程变化的原因。在图书馆中这种变化可以是问题或良好状况的表征。例如:技术服务部门员工频繁调换,可能是那儿的部门主管缺乏人际关系技能而导致的人员关系问题,或工作负荷的增加造成单调乏味的工作环境的产生。

分析技能:分析技能是图书馆员能够确定变化的原因和提供正确的活动(行为)或发挥优势。补充判断技能,使管理者能够明白形势,选择合适的行动路线。

总之,图书馆的管理需要新的理念与新的技能,但这些必须建构到合理的科层化管理体系当中去才能实现。

参考文献:

[1] 闻丽.科层化:科层制组织的理性与非理性[J].理论月刊,2005,(12).

[2] 罗伯特•N•卢西尔.组织中的人际关系:技能与应用[M].北京:北京大学出版社,2005.