大数据背景下医疗卫生机构人事档案管理的创新思考

摘 要：在大数据时代，信息技术的迅猛发展为各行各业带来了深刻变革，大数据在临床诊断、治疗方案优化和疾病预防等方面展现巨大赋能的同时，也为医疗卫生机构的人事档案管理带来更多的创新契机。传统的人事档案管理方式由于信息存储分散、数据更新不及时以及安全性不足等问题，难以满足现代医疗卫生事业日益发展的需求。将大数据技术引入人事档案管理，已经成为提高管理效率和质量的重要路径，但其应用仍面临诸多挑战。文章探讨了在大数据背景下医疗卫生机构人事档案管理的创新路径，分析大数据技术在该领域的具体应用场景，研究其在提高管理效率、优化人力资源配置和保障数据安全等方面的优势和不足。通过对相关案例的分析和实践经验的总结，以期为医疗卫生机构的人事档案管理提供可行的创新思路和参考方案。

关键词：大数据；医疗卫生机构；人事档案；创新管理

中图分类号：G275；R197； 文献标识码：A

大数据是指体量巨大、种类繁多以及速度极快的数据集，这些数据集因其复杂性和规模而无法用传统的数据处理软件来处理和分析。大数据的核心特征通常被概括为“4V”：即数据量、数据速度、数据种类和数据真实性。数据量指的是数据的规模巨大，传统的数据处理技术难以应对；数据速度则强调了数据生成和处理的快速性；数据种类表示数据形式的多样性，包括结构化、半结构化和非结构化数据；数据真实性则涉及数据的质量和可信度，这四个特性共同构成了大数据与传统数据的主要区别，也体现了大数据在数据处理和分析方面的独特挑战和优势。在这一背景下，通过深入探讨和应用大数据技术，可以为医疗卫生机构提供一种高效、智能和安全的人事档案管理解决方案，提高管理效率，降低管理成本，最终促进医疗卫生服务质量的提升。

一、医疗卫生机构人事档案管理现状

1.传统医疗卫生机构人事档案管理的不足

目前，传统医疗卫生机构在人事档案管理方面存在诸多不足，具体表现在管理制度不健全、信息化水平低、档案管理人员素质参差不齐以及档案管理意识不强等方面。许多机构在档案管理上缺乏系统性和规范性，存在档案资料归档不及时、分类不科学等问题，这种不规范的管理方式导致档案信息的查阅和使用变得困难，影响人事管理工作的效率和质量。与此同时，许多机构仍然依赖纸质档案，导致档案信息的检索和利用效率低下，且容易出现档案丢失或损毁的情况。另外，档案管理人员的素质参差不齐也是导致人事档案管理不足的一个原因，大多数医疗卫生机构的档案管理人员缺乏专业培训，业务素质不高，难以胜任档案管理工作，不仅影响档案管理的质量，还容易出现档案信息被泄露等问题。此外，许多机构的领导和员工对档案管理的重要性认识不足，缺乏档案管理意识，导致档案管理工作得不到应有的重视，容易造成档案信息的遗失或被泄露。

2.医疗卫生机构人事档案管理的要求高、需求大

目前，医疗卫生机构的人事档案管理现状呈现以下特点：一是档案内容全面。包括个人基本信息、学历背景、工作经历、专业技术职称以及培训情况等；二是档案管理制度逐步健全。许多机构已经建立较为完善的档案管理制度和流程；三是信息化水平不断提升。越来越多的机构引入信息化管理系统，提高了档案管理的效率和准确性。在人事档案中包含大量的员工个人信息和重要的管理数据，确保这些信息的安全是档案管理工作的重中之重，医疗卫生机构应采取严格的安全措施，保护档案信息不被泄露、篡改或丢失。档案管理涉及众多法律法规和行业标准，医疗卫生机构应按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规的要求，制定并实施档案管理制度，使档案管理的各个环节都有据可依。同时，档案管理人员的专业素质也直接影响档案管理工作的质量和效率，医疗卫生机构应加强对档案管理人员的专业培训，提高其业务能力和职业素养。

二、大数据在医疗卫生机构人事档案管理中的应用

1.数据采集与整合

在传统的人事档案管理中，数据采集往往依赖于人工录入和纸质档案，不仅耗时费力，还容易出现错误。电子化系统通过与各类业务系统的接口，自动获取员工的基本信息、职业资格、培训记录和工作绩效等数据，既提高了数据采集的效率，还极大地降低了人工录入的错误率。医疗卫生机构的人事档案数据来源广泛，包括内部的HR系统、考勤系统、薪酬系统以及外部的培训机构、认证机构等，各系统之间的数据格式和标准不一致，导致数据整合难度较大。大数据技术通过数据清洗、数据转换和数据集成等手段，可以将不同来源的数据标准化处理，形成统一的数据格式和标准，使不同系统之间的数据可以无缝对接，消除了信息孤岛，形成了统一的人事档案数据平台。在具体应用方面，大数据技术通过对员工工作绩效数据的分析，可以发现绩效优秀的员工特点和潜在的人才，从而为人才培养和晋升提供依据，结合员工离职数据分析，还可以识别离职的主要原因，为制定员工保留策略提供数据支持。

2.数据存储与管理

云存储技术提供了海量的数据存储空间，还具备高度的可靠性和可扩展性，可以根据医疗卫生机构的需求随时调整存储容量，而分布式数据库还能够将数据分散存储在多个节点上，提高了数据的访问速度和安全性，避免了单点故障的风险。考虑医疗卫生机构的人事档案数据量大、种类繁多，包括员工基本信息、教育背景、工作经历、培训记录以及绩效评估等。大数据技术通过数据清洗、数据整合和数据挖掘等手段，对这些复杂的数据展开有效的管理和分析。数据清洗可以去除冗余和错误的数据，提升数据的质量和准确性；数据整合能够将分散在不同系统和平台的数据统一到一个集中管理的平台上，方便数据的查找和利用；数据挖掘则可以从海量的数据中提取有价值的信息，为人事决策提供科学依据。

3.数据分析与决策支持

在决策支持方面，大数据技术可以通过绩效分析，识别绩效优异的员工群体及其特点，为制定公平、有效的绩效考核和激励机制提供数据支撑。与此同时，通过对现有员工数据和招聘市场数据的综合分析，可以预测未来的人才需求，并制订相应的招聘计划。大数据技术还可以通过简历分析、面试记录分析等手段，筛选最适合岗位需求的候选人，提高招聘的精准度和效率。在员工发展和培训方面，大数据技术可以针对员工培训记录、工作表现和职业发展路径数据分析，评估不同培训项目的效果，并为员工制订个性化的发展计划，更好地优化培训资源的配置。

此外，大数据技术还可以通过离职预测分析，识别离职的高风险群体及其特征。例如，离职原因、岗位分布和工作年限等。基于这些分析结果，管理层可以制定有针对性的员工保留策略，如改善工作环境、提升薪酬待遇或者提供职业发展机会等，以降低员工的流失率，稳定核心团队。

4.信息安全与隐私保护

为了防止数据被泄露，大数据技术会利用数据加密算法对人事档案数据加密处理，常见的数据加密算法包括AES（高级加密标准）和RSA（非对称加密算法），这些算法可以有效防止数据被未授权的访问和窃取。不仅如此，大数据技术还会通过角色访问控制（RBAC）和基于属性的访问控制（ABAC）模型，实现精细化的权限管理。RBAC根据用户的角色分配权限，而ABAC则根据用户属性、资源属性和环境属性的权限判断，从而确保人事档案数据的访问操作符合机构的安全策略，防止未经授权的访问和操作。在数据审计方面，大数据技术提供了全面的日志审计功能，医疗卫生机构可以记录所有对人事档案数据的访问和操作行为，包括数据读取、修改和删除等，不仅可以用于事后审计和安全分析，还可以实时监控数据操作行为，及时发现和应对潜在的安全威胁。在隐私保护方面，大数据技术对敏感信息展开遮蔽或替换，以防止个人身份被暴露，常见的数据脱敏技术包括掩码、泛化和扰动等。数据匿名化处理则是在数据分析和共享过程中对数据的匿名化处理，数据无法反向推导个人的身份信息，有效地保护了员工隐私。

三、大数据背景下医疗卫生机构人事档案管理的创新

1.管理理念创新

医疗卫生机构作为保障人民健康的重要组织，其人事档案管理涉及员工的基本信息和职业发展。因此，档案管理理念的创新，更关系到整个机构的管理效能和服务质量。例如，某市第六人民医院利用大数据技术，全方位跟踪和分析员工的职业发展动态，通过分析员工的学历背景、工作经历和培训记录等数据，医院为每位员工制定了个性化的职业发展规划。对于有晋升潜力的医务人员，医院提供了更多的培训和进修机会；对于刚入职的年轻医生，医院则安排了有经验的医生进行一对一的指导和帮助，这种个性化的管理和服务，极大地提高了员工的工作积极性和满意度。

在大数据背景下，医疗卫生机构的人事档案管理不再是被动地记录和存储，而是转向主动服务和预警机制的创新，通过对人事档案数据的实时监控和分析，可以提前发现潜在的问题和风险，以便采取预防措施。再如，某省人民医院利用大数据技术，对员工的工作状态和健康状况展开监控和分析。当发现某些员工的工作负荷过重或健康状况出现异常时，系统会自动发出预警，提醒管理层及时采取措施，这种主动服务的管理理念创新，不仅保护了员工的健康和工作状态，还提高了医院的整体管理水平。

2.管理模式创新

近年来，大数据技术的应用使得医疗卫生机构能够更加科学地进行人事档案的数据分析和利用，特别是对员工数据的全面分析，管理者可以更好地了解员工的工作表现、培训需求和职业发展路径等，从而制定更加科学的人力资源管理策略。目前，上海瑞金医院在大数据技术的应用上也走在前列，该院引入了一套智能人事管理系统，能够实时采集和分析员工的各类信息，如出勤情况、绩效评估结果和职业培训记录等。基于大数据算法，系统可以对员工的职业发展路径展开智能预测和规划，并提供个性化的职业发展建议，这一管理模式的创新，不仅提高了人事档案管理的效率，还增强了员工的职业满意度和归属感。在传统的人事档案管理模式下，各部门之间的信息共享和协同管理存在诸多障碍，极大地影响了管理效率。广州中山大学附属医院建立了基于大数据的综合人事档案管理平台，实现了各部门之间的人事信息共享和协同管理，无论是人力资源部、医务部还是财务部，都可以通过该平台实时获取和更新员工的档案信息，显著提高了信息共享的效率和准确性。

3.管理方法创新

在大数据背景下，电子化和智能化成为档案管理的创新方式，广州市妇女儿童医疗中心通过开发电子人事档案管理系统，实现了档案信息的全流程电子化管理。从档案的录入、存储、查询到更新，均可在线完成，该系统不仅提高了档案管理的效率，还通过智能化的提醒和预警功能，有效地避免在档案管理中的遗漏和错误。不仅如此，在大数据环境下，医疗卫生机构必须高度重视人事档案的隐私保护和安全管理，深圳市人民医院通过采用先进的数据加密技术和访问控制机制，确保人事档案数据的安全，该院还建立严格的档案管理制度，定期开展数据安全审计，保障员工隐私不受侵犯。为了更好地适应大数据背景下的人事档案管理，医疗机构需要加强对管理人员和员工的培训，提高他们对大数据技术的理解和应用能力。以四川大学华西医院为例，该院定期举办大数据技术应用培训班，并注重文化建设，营造重视数据、善用数据的良好氛围，这种管理方法的创新，促进了大数据技术在档案管理中的深度应用。

4.管理流程创新

中山大学附属第一医院作为我国知名的医疗机构，在人事档案管理中积极应用大数据技术，取得了显著成效。该医院通过大数据技术，整合了人事档案、财务数据和医疗记录等各类信息，建立了综合数据管理平台，通过管理流程的创新，实现了人事档案信息的动态管理。例如，每当医务人员的职务变动、培训记录或绩效评估等信息发生变化时，系统会自动更新档案数据，确保信息的实时性和准确性。该医院利用大数据分析技术，对人事档案数据展开深入挖掘和分析，精确识别出高负荷和低效能的岗位，从而优化人员配置，提高整体工作效率。为了更好地应用大数据技术，推动人事档案管理流程的优化，医疗卫生机构可以建立统一的数据标准和规范，并完善数据安全防护体系，确保人事档案数据的安全性和保密性。以广东省人民医院为例，该院在实施大数据人事档案管理系统时，特别注重数据的加密传输和存储，同时定期开展数据安全审计，及时发现和修补潜在的安全漏洞，保障数据的完整性和保密性。

四、结论

大数据技术的引入为医疗卫生机构的人事档案管理带来革命性的变革。通过提高数据管理的效率和准确性、提供科学决策支持、推动管理智能化以及增强信息的直观性和可读性，大数据技术在优化人事档案管理流程、提升管理效能方面发挥了重要作用。未来，随着大数据技术的不断进步，其在医疗卫生机构人事档案管理中的应用前景将更加广阔，为医疗卫生事业的发展提供坚实的技术支撑和保障。

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作者单位：无锡市滨湖区疾病预防控制中心