信息化时代人力资源和社会保障档案管理工作探析

摘要：无论何种性质的单位，其在运作过程中均会产生大量人力资源和社会保障方面的信息，将这些信息归纳、整合为档案并存储，是档案管理人员的主要职责。然而，传统的工作方法较为落后，容易受到人为因素的影响，存在工作效率低、工作质量差等缺陷。在信息化时代，档案管理人员应秉持与时俱进的工作理念，将信息化技术融入人力资源和社会保障档案管理工作的方方面面，打造智能化的工作模式，从而提升工作效率，减少单位在档案管理方面的成本投入。本文将从信息化时代背景出发，以人力资源和社会保障档案管理工作为研究对象展开探讨，旨在加强信息化技术手段在工作中的渗透及高效开展。

关键词：信息化时代；人力资源；社会保障；档案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20242943

人力资源和社会保障档案管理工作涉及档案的收集、整理、存储及利用。信息化时代，这些档案管理工作需要加强对信息化技术手段的研究，探索如何通过信息化技术手段提高工作效率和工作质量。

一、人力资源和社会保障档案管理工作应用信息化技术的必要性

当前，信息化时代已悄然来到，并对人民群众的生活、工作起着重大影响。单位落实信息化改革，不仅可以从根本上攻克传统工作方法的弊端，还可以有效实现内部管理的信息化转型，打造健全的工作机制。特别是对于人力资源和社会保障档案管理部门而言，信息化技术的应用更是弥足关键，其必要性主要体现在以下方面：

（一）有利于降低档案管理人员的工作强度

在传统的工作模式下，档案管理人员往往以手动搜集、归类以及存储方式履行职责。一旦工作量较大，档案管理人员便容易出错，影响档案管理工作的质量。信息化技术手段的运用则可以将人工作业方式转变为智能化、自动化的作业方式，大幅降低档案管理人员的工作强度，从根本上杜绝工作误差。同时，信息化技术手段的应用还可以让档案管理人员将更多精力投入档案信息的应用， 为单位发展提供信息支持。

（二）有利于解决档案破损、丢失问题

传统的档案多是纸质版， 容易因时间的流逝或使用次数的增加而出现磨损，致使单位失去珍贵的资料。在保管不当的情况下，有可能档案丢失。而通过合理运用信息化技术手段，档案管理人员可以将纸质版的档案转变为相应的电子文档，并统一存储至计算机硬盘或云端。同时，档案管理人员还需要进行备份处理，以免档案丢失带来不便。由此可以看出，信息化技术手段的运用可有效解决档案的破损与丢失问题。

（三）有利于提升资源共享的效率

在信息化时代，资源共享已不再是难题。档案管理人员可以通过信息化技术手段拓宽人力资源和社会保障档案信息资源的共享范围， 促使单位内部各个部门及时获取相关信息，从而大幅提升部门间协作效率，助力单位实现长远的发展目标。

二、信息化时代人力资源和社会保障档案管理工作现状

信息化时代对人力资源和社会保障档案管理工作提出了新的要求。就目前来看，部分单位未认识到信息化技术的优势，缺乏对其的重视，使得该项工作迟迟无法得到革新。同时，人力资源和社会保障档案管理机制的不健全以及工作队伍信息化素养不足也为单位的发展带来了一定的影响。

（一）思想认识落后，重视程度不足

信息化时代，单位若想充分发挥信息化技术手段在人力资源和社会保障档案管理工作中的优势，便需要由管理层牵头，带头实行信息化建设，为工作的改革奠定坚实的基础。然而，部分管理层的思想认识较为落后，仍采用以人工作业为主的传统档案管理工作方法。 这主要是由于部分管理人员未意识到信息化技术手段的可用性及优势，缺乏对信息化建设的重视。单位对工作信息化建设重视程度不足还体现在配套的软件、硬件设施不齐全方面。

（二）信息化档案管理机制不健全

信息化技术在人力资源和社会保障档案管理工作中的应用虽然可以有效提升工作质量，但需要健全的管理机制作为保障。就目前来看，部分单位运用的档案管理机制较为落后，既未体现信息化技术的优势与特点，又未设立明确的权责分工体系。同时，绩效考核制度及监督机制也较为匮乏，使得人力资源和社会保障档案管理工作难以适应信息化时代的发展需要。

（三）信息化素养有待提升

“人”是决定一切工作质量的关键因素，在人力资源和社会保障档案管理工作中也是如此。 在信息化时代，相关人才不仅要具备足够的专业能力及知识储备，还要具备足够高的信息化素养，从而推动管理工作的数字化转型。目前，部分单位的档案管理队伍普遍存在信息素养薄弱的问题，既无法灵活自如地运用信息化技术，也不具备终身学习的意识，致使单位的档案管理工作难以满足发展需求。

三、信息化时代加强人力资源和社会保障档案管理工作的策略

针对人力资源和社会保障档案管理工作中的问题， 单位应秉持与时俱进的思想观念，采取有针对性的策略。管理层、档案管理人员应积极参与其中，推进人力资源和社会保障档案管理工作的信息化建设。

（一）树立先进的思想观念，正确认识档案管理工作的信息化建设

信息化时代的到来，为人力资源和社会保障档案管理工作的革新提供了更多的发展路径。为加快人力资源和社会保障档案管理工作的信息化建设，单位有必要针对管理层、档案管理人员在思想方面的问题采取相应措施，助力内部团队树立先进的思想观念，正确认识档案管理工作信息化建设的必要性。

具体来讲，单位需要落实好以下几点措施：第一，加强管理层的思想教育。管理层是单位决策与发展的关键，也是人力资源和社会保障档案管理工作信息化建设的领头人。一方面，管理层要充分了解信息化技术的理论支持及实践价值，意识到信息化技术手段对档案管理工作的促进作用；另一方面，单位可以定期召集管理层，围绕信息化技术手段在人力资源和社会保障档案管理中的应用展开探讨，不断更新思想观念，帮助其形成与时俱进的意识。除此之外，单位还可以寻求有关部门的帮助，组织管理层参与社会或有关部门组织的科技培训，提升其对信息化技术的认识，以在单位内部发挥带头作用。第二，加强对档案管理人员的思想教育。单位可以在档案管理室张贴各种标语，宣传信息化技术手段的优势，号召档案管理人员主动学习与信息化技术有关的内容，把握信息化技术的应用要点。同时，单位还可以从外部聘请计算机专家开设讲座，提升档案管理人员对信息化技术手段的重视程度。第三，引入配套软件与硬件设施。单位应将一定的资源投入信息化建设，为人力资源和社会保障档案管理工作打好物质基础。针对已有的配套软件与硬件设施，单位还要定期组织人员进行维护和更新。

（二）建立健全信息化档案管理机制

完善、 先进的信息化档案管理机制可以为人力资源和社会保障档案管理工作提供明确的方向。在实际工作中，单位应秉持具体问题具体分析的精神，制定执行力强、可行性高的管理制度，实现对档案管理人员的全方位监管，最大限度地保障人力资源和社会保障档案管理工作的有序实施。

具体地需要落实以下措施：第一， 建立健全人力资源和社会保障档案管理制度。单位应深入档案管理工作现场，了解档案管理人员在运用信息化技术时可能遇见的问题，并制定相应的行为规范守则，从而在制度层面约束档案管理人员，避免其出现不负责任、泄露机密等行为。同时，单位还应考虑到时代快速变革的可能性，为人力资源和社会保障档案管理制度的后续优化预留空间，确保制度与时俱进。第二，建立权责清晰、分工明确的工作体系。在信息化技术的支持下，档案管理人员的工作量会大幅减少。基于此，单位应对现有的岗位进行优化，并结合信息化技术的应用需求，建立权责清晰、分工明确的工作体系。比如，单位可以要求专业能力强、信息素养高的人员担任数字档案管理的职责，要求责任心强、具备较强计算机应用能力的人员担任计算机系统维护与更新的职责。通过不同的职责分工，有序推进人力资源和社会保障档案管理工作。第三，建立完整的绩效考核体系与监督制度。信息化背景下，监督工作可以通过远程监控系统实现。管理层只需在工作场所布置数量足够多、分布足够合理的监控设备，便可以在足不出户的情况下得知档案管理现场的情况，实现对档案管理人员的监督。同时，单位要围绕人力资源和社会保障档案管理工作的实际需求，设计科学、合理的考核指标，对档案管理人员的工作成果进行检验；并根据考核结果对档案管理人员予以奖励或惩罚，从而在团队内起到激励、警示等作用。

（三）提升档案管理队伍的信息化素养

人力资源和社会保障档案管理离不开信息化素养高的工作队伍。为此，单位应将人才列为信息化建设、推动人力资源和社会保障档案管理工作改革的关键，并采取相应的措施，提升档案管理队伍的信息化素养。

具体需要采取以下几点措施：第一，加强人才引进。单位可积极从校园、社会等渠道引入信息化素养高的人才，为档案管理队伍补充新鲜“血液”，提升档案工作的信息化建设水平。针对校园招聘，单位可与当地的高等院校建立合作关系，优先引入相关专业的人才。在有条件的情况下，单位还可与当地的高等院校实行联合培养，确保所培养的人才在信息化素养、档案管理方面的工作能力满足需求，并将其引入现有的工作队伍中。针对社会招聘，单位应提出较高的人才引入门槛，重点考察应聘者的信息化素养以及计算机应用能力，确保其可以胜任岗位工作。第二，加强人才培养。针对新入职的档案管理人员，单位应为其提供岗前培训，促使其了解信息化背景下人力资源和社会保障档案管理工作的内容及要点，并快速适应岗位，为档案管理工作的信息化发展出谋划策。针对已入职的档案管理人员，单位则需要注重查缺补漏，单位应结合信息化技术的发展情况，为档案管理人员设计系统性的培训内容，指导档案管理人员运用档案管理系统。除此之外，单位还可以通过外派优秀人员、组织线下学习、远程培训等方式，实现对档案管理人员的技能培训，提升其计算机应用能力，激发其创新思维，推进人力资源和社会保障档案管理工作的信息化建设进程。

四、结语

科学技术的快速发展为各个行业带来了新的发展机遇，也使得人力资源和社会保障档案管理工作的创新有了更多思路。因此，有关单位应增加管理层、档案管理人员对信息化技术的重视，做好思想教育工作，并提供充足的保障。单位还应建立健全人力资源和社会保障档案管理工作体系，只有通过制度约束、规范、监督、检验档案管理人员的工作行为，才能确保奖与惩的正确性，并在整个档案管理工作队伍内起到激励或警示作用。通过采取一系列有效的措施，助力单位改善档案管理工作质量。

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