提升事业单位人事档案管理水平的路径探析

摘要：本文分析了事业单位人事档案管理水平提升的重要性，探讨了人事档案管理遇到的问题，提出了人事档案管理水平提升的有效路径，包括：转变事业单位人事档案管理理念，创新事业单位人事档案管理机制，搭建人事档案数字化管理平台，打造专业的人事档案管理工作队伍，以及提升事业单位人事档案资源利用率。

关键词：事业单位；人事档案管理；大数据

DOI：10.12433/zgkjtz.20242953

事业单位是社会服务性组织，其负责的事务、承担的职能涉及教育、科技、文化、卫生等诸多领域，对现代社会的发展乃至国民经济水平的提升具有重要意义。而在事业单位管理中，人事档案管理起到了至关重要的作用，目前，人事档案管理模式主要有两种，一是纸质档案、二是电子档案。但随着科技发展，无论是档案形式，还是档案内容，都发生了很大变化，传统的纸质档案与电子档案混合管理模式已经无法满足发展需求。面对这种情况，事业单位应以现代先进技术为依托，优化和改进人事档案管理模式，在提高人事档案管理质量的同时，提升人事档案管理水平。

一、事业单位提升人事档案管理水平的重要性

（一）有利于深入了解事业单位的发展情况

在事业单位的运行与发展中，人事档案详细记录了所有工作人员的流动信息，不管是人员规模，还是工作范围，均有了不同程度的扩展。开展规范化的人事档案管理工作，既可以精准地呈现事业单位的发展状况，还可以为各项工作的正常运行给予真实有效的数据支撑。所以，单位应大力加强人事档案管理工作，并以现代信息化管理理念为指引，组织开展员工专项教育培训活动，为自身的长效稳定发展提供助力。

（二）有利于高效利用事业单位人力资源

事业单位的人事档案不仅详细收录了全体员工的基本信息与履历情况， 也汇总了他们日积月累的工作情况与业绩表现，既有历史性特征，也有全面性特征。一方面，事业单位能够以职工的特长与优势为依据，科学合理地调配工作岗位，确保职工同岗位具有较强的适配性，达到人尽其才的目的；另一方面，职工职业生涯的发展与个人价值的实现可以得到有力支持，从而调动其工作热情，提升岗位工作效率。

（三）有利于规范事业单位人事档案管理工作

从综合管理的角度来说，档案管理工作扮演着重要角色，人事档案具有比较显著的特殊性，必须给予高度重视，这是由于人事档案关系着每位职工的合法权益，且伴随员工职业生涯发展的全过程。事业单位应加强人事档案管理工作，并以工作性质与发展方向为基础，优化和改进人事档案管理模式，实现人事档案的规范化开展。

二、事业单位人事档案管理遇到的问题

（一）人事档案管理人员缺少信息化意识

从目前的情况来看，很多人事档案管理工作者受传统管理思想的影响，并没有高度重视工作的信息化程度。同时，在管理工作的落实过程中，有些分管领导也没有对利用现代先进技术开展信息化工作给予有效的指导与支持，加之部分单位在信息化建设中缺少资金、技术乃至人才的支持，无法提升人事档案管理水平。不仅如此，很多管理人员要经常处理日常工作琐事，很少自主探索与创新，抱有得过且过的心态，这也在很大程度上阻碍了人事档案管理水平的提升。

（二）人事档案管理的大数据应用率不高

现今，很多地区的事业单位虽然引用了电子档案，但在后期管理与使用中，因为缺少资金与设备的支持，并没有发挥出人事档案的价值，特别是基层单位，其为人事档案管理工作配置的设备并不先进，甚至出现设备老化的情况。不仅如此，在大数据背景下，尽管很多单位已经深刻意识到人事档案管理采用数据分析、云存储等大数据技术开展工作的重要性，但在人事档案管理工作上还面临很大挑战，比如技术运用质量存在很大差异、数字化应用程度不均衡等，无法以大数据技术为依托搭建数字化管理平台，降低了大数据的应用率，从而难以在人事档案信息上实现高度共享。

（三）人事档案管理人员的专业性不高

随着先进技术的不断涌现，事业单位管理开始信息化与数字化转型，但仍面临着员工专业性不高的问题，使得人事档案信息化管理无法得到贯彻落实。部分单位已经设立了档案管理部门，也配备了管理人员，但很多员工都是从其他岗位调任的，无论是专业背景，还是管理培训都比较欠缺，人事档案管理知识不足，专业技能掌握不到位，很难适应工作。如果这种情况长期得不到解决，不仅会影响人事档案价值的充分发挥，还会使事业单位的整体管理受到影响。

三、事业单位人事档案管理水平提升的有效路径

新时代背景下，无论是事业单位的运营还是发展，人事档案都是极为重要的资源，以大数据技术为依托统筹管理人事档案资源，能够更好地呈现人事档案的内在价值，促进人事档案管理的高水平提升。

（一）转变事业单位人事档案管理理念

在人事档案管理中，事业单位应以先进的管理理念为切入点，使员工树立大数据时代的档案管理责任意识。在实际工作中，从业人员不能只注重数据资料的收集、整理及归档等人事档案管理的基础性工作，而应以此为出发点，深入挖掘其具有的数字化优势，为单位的业务开展与日常服务提供全面、有效、真实的数据支撑。不仅如此，在人事档案管理工作中，例如，无论是员工入职、升职还是调岗、离岗，均要及时告知人事档案管理部门，使部门人员能够第一时间更新档案信息。管理部门要从“人物财”三方面为人事档案管理工作的开展给予有力支持。除此之外，从业人员也要把眼光放得更远，在确保档案资料全面、真实的情况下，将事业单位的综合状况精准地呈现，可在后续发展中合理调整。

（二）创新事业单位人事档案管理机制

制度是人事档案管理工作开展的保障，可以在档案管理工作中引入岗位竞争机制，并定期组织全体员工围绕工作业绩、职业素养等指标开展考核评比工作，以“三公”原则进行奖赏或惩罚，以激励制度调动全员的主观能动性。例如，人事档案管理工作需要处理海量的信息，这就对本部门的信息化管理提出了较高要求，必须借助大数据整合与归纳各种人事档案信息，并加强人事部门的沟通交流，以为人力资源的高效利用提供信息参考。不仅如此，管理人员还应为各部门的档案使用者提供多元化的档案服务，并拓展服务范围，使档案服务呈现出全方位、多维度以及多渠道特点。

（三）搭建人事档案数字化管理平台

事业单位可以借助大数据技术建设人事档案数字化管理平台，为员工提供人事档案信息整合、检索等功能。在平台建设过程中，结合自身实际开发或引入人事档案信息管理系统，把重要的、难以纸质保存的、又比较繁杂的人事档案资料录入系统。不仅如此，人事档案管理部门应以月、季、年等为单位维护系统，并搭建信息共享平台，使部门间实现无缝对接。除此之外，事业单位还可以引入人事档案管理的远程化操作流程，把普通的人事档案资料存储到云端，增加系统的存储空间，从而突破时间与空间的限制，实现管理的远程云端操作，促进人事档案管理高效运转。

（四）打造专业的人事档案管理工作队伍

事业单位应加强员工的思政教育工作，使其可以深刻认识到数字档案管理的价值与意义，由此转变自己的思维认知，从而更好地承担责任、履行义务。在培训工作开展过程中，应确保员工全面、深入地了解单位的实际情况、每个部门的职能、业务特点等方面的行政管理情况，并在其中融入大量的数字化管理理念以及各种人事档案管理办公技术，使人事档案管理和事业单位各方面工作有机结合。通过培训，员工可以灵活地运用各种办公技术，提升档案资料收集、整合、归档等方面工作效率。不仅如此，事业单位还要积极引入专业人才，严格把控人才选拔标准。例如，高度重视拟招人员具备的专业基础知识，严格检查他们的职业操守，并现场测试他们的大数据技术应用水平，这样可确保引进的优秀专业人才将理论与实践有机结合，从而打造出专业能力强、综合素质高、职业素养好的人事档案管理工作队伍。针对已经招入的专业人才，事业单位同样要给予高度关注，例如，已招人才在试用阶段表现出的业务成绩，并辅助其合理制定职业生涯发展规划。在此过程中，为了留住优秀人才，事业单位可以改进工作待遇，通过奖励机制调动他们的工作热情与主观能动性，从而推动人事档案工作的顺利进行。

（五）提升事业单位人事档案资源利用率

目前，与档案管理相关的大数据管理程序与软件已经较为成熟，事业单位应在人事档案管理部门引入与之相适应的大数据管理软件。 不仅如此，事业单位还可以结合自身发展需求，以大数据、云计算等先进技术为依托，分类整合内部人力资源数据库中的有关信息，并进行深入分析。在此过程中，可适时构建相应的统计模型，通过模型辅助推动人事档案信息的高度共享与深度利用，从而实现人事档案信息的高效利用。在搭建模型时，既要将业务知识、人力资源、财务状况、物资情况等信息囊括在内，还要明确呈现人事档案管理的新模式。除此之外，事业单位还可依托信息管理平台搭建人事档案管理专用平台，并将其与本单位内部OA系统、财务系统有效连接，从而形成联通上下级的有效渠道。

四、结语

综上所述，随着时代的发展，事业单位在开展工作时会产生庞大的人事档案数据，传统的人事档案管理模式已经无法满足高质量、高效率的发展需求，无法推动人事档案管理工作的转型升级。所以，为进一步提升人事档案管理水平，事业单位应结合自身实际，根据人事档案管理的具体需求，改革与创新人事档案管理工作。例如，以大数据为依托，转变人事档案管理理念、创新人事档案管理机制、搭建人事档案数字化管理平台、打造专业人事档案管理工作队伍以及提升人事档案资源利用率，这样才能够推动事业单位长效稳定、可持续发展。

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