县级医院文书档案管理和利用探析

摘要：本文对县级医院文书档案的管理和利用进行了探讨，指出其存在的问题包括：文书档案管理薄弱，管理人员水平不足，以及信息无法实时共享；并提出了相应的对策，包括：创新管理手段和管理方法，重视人员的培训考核工作，健全管理制度，以及文书档案管理信息化。

关键词：县级医院；文书档案；管理；利用

DOI：10.12433/zgkjtz.20242934

近年来，县级医院的医疗质量稳步提升，管理方面却尚存完善空间，医院应致力于将文件资料管理常态化、科技化，以便最大限度地发挥档案的潜在价值。县级医院应结合自身的成长需要，建立适宜的文件资料管理制度，注重挖掘和应用档案中的宝贵资源，从而夯实档案资料基础。

一、县级医院文书档案管理与利用的必要性

以往县级医院的文书档案管理存在明显的滞后性，就管理方式及手段而言，对传统人工流程过分信任。这种做法不仅导致管理效能不尽如人意，还会消耗大量的时间和劳动力，并占用本就有限的医院空间。同时，这种做法还易引发操作失误，进一步贬损文书档案资源的潜在价值。因此，医院需重视对文书档案的整理与运用，在此过程中融入先进的信息技术手段，以提升文档档案的处理效能与品质。利用计算机等设备实现资料的搜集、编排与共享，可显著降低失误发生几率。同时，对文书档案管理体系优化改进，有助于确保档案资料的保密性与安全性，推动档案资源实现有效流通。这种做法减少了人工操作和环境因素可能带来的不利影响，并确保管理工作的及时性。

二、县级医院文书档案管理现状

（一）文书档案管理薄弱

目前，部分县级医院将主要精力放在医疗治疗实践上，认为只要致力于医疗和科学研究，便能保证医院稳健发展，而未重视文书管理工作。尤其是管理层对文书档案管理的了解较为肤浅，管理策略略显陈旧，没有强化信息技术的应用，同时缺少健全的管理制度，只是简单地进行资料的收集和处理，导致文书档案管理程度不达标准。

（二）管理人员水平不足

鉴于县级医院的档案事务管理颇具专业性，应对负责此项工作的人员设立较高标准，其需拥有坚实的行业知识和全面的职业素质。然而现实情况是，部分县级医院的文档管理人员技能尚未达标，造成档案年复一年地积累混乱，众多文书档案堆积如山，无法依照既定规范做好分类、存档工作。另外，一些文书档案的负责人不具备应有的职业修养，有的还兼任其他工作。由于医院没有给予相应的培训资源，管理人员进入医院后直接参与文书档案的管理活动，未进行必要的职前培训，对文书档案管理的具体程序和标准缺乏认识，难以确保管理工作的标准化。

（三）信息无法实时共享

县级医院以文书档案为根本手段，凭借其存储发展脉络的特性，其内容将随着时间的积累而日益丰富。县级医院在壮大其规模的过程中，应充分利用这些文档资料。然而，信息化基础设施的缺乏导致文档资源无法实时共享。当前，医院内信息化系统的匮乏导致不同科室间的数据交流与协作受限，文书档案的流通也因此遭遇障碍。信息沟通不畅不仅阻碍了文档资料的有效应用，还可能贬损其价值。

三、县级医院文书档案管理与利用策略

（一）创新管理手段，做好安全防控

在数字时代背景下，各地医院应重点推进档案信息化建设。鉴于工作任务日益繁重，采用信息技术手段开展管理工作可有效减轻劳动强度、优化管理流程，减少书面文件处理中的错误。 因此，县级医院需强化信息技术和设备的更新换代，以满足数字化管理的需求。信息化管理的核心在于广泛利用计算技术和网络信息技术实现文书档案的数字化改造，以便高效地进行资料的储存和共享，从而大幅提升档案信息化管理水平。在处理电子化档案管理事务时，医院要不断探索创新的管理方法，确保妥善保护档案资料，增强档案的真实性和完整性，从而为医院的发展提供可靠的数据支撑。此外，应高度警觉并注重信息技术管理中的安全预防策略。

（二）创新管理方法，提升管理水平

要提升县级医院在文书档案管理方面的效能，需要革新其档案管理体系。这不仅涉及甄选具有杰出专业技能的管理干部，还应实行与文书档案性质相契合的管理策略，构建一支高效的档案管理队伍。团队成员必须全面了解文件管理的每一个流程，并应在平时的工作中保持对工作的热爱与敬仰，体现出奉献精神。同时，应通过采用尖端技术手段确保档案资料的数据安全。例如，医院应摒弃旧有的管理手法，对档案资源进行高效整合和利用，杜绝资料遗失风险，并将重要信息集中管理，使文书档案的价值得到充分发挥。必须注意提升文书档案的保管安全，尤其是在文件的运用和存档流程中， 领导层需要核查各职能部门的访问权限，确保各项查阅活动遵守既定规章，以防关键档案随意流散的风险。同时，应详细记录查看情况，并妥善执行保密措施，确保文件资料的安全性。日常的文书档案保管，要有效操控各类环境变量，实施消防、防窃等安全预防策略。

（三）重视人员的培训考核工作

县级医院必须注重文件管理团队的专业培养和能力评估，通过深化人力资源开发提升文件管理质量。目前，针对文件管理的具体需求，应培养管理人员的多方面专业技术，例如，随着信息技术的融入，管理人员需要具备基本的计算机操作技巧，并熟悉各种软件与硬件的使用规则。此外，他们还应具有较好的服务理念和强烈的责任心。对此，医院需定期安排专家学者开展有针对性的培训课程，以便向档案管理人员普及更新的管理观念与实用技巧，并就日常工作中面临的困惑提供专业解答，从而扩展管理经验。同时，医院也应为管理人员预留外出深造的可能性，使其掌握最新的档案文书管理方法，不断充实与巩固专业基础，以期更加出色地完成档案文书管理职责。 培训旨在基于各医院的具体状况提升其文档和档案处理的工作效能。培训完成后，参训人员将接受一系列测试，以评估他们是否达到岗位要求，必须达到既定的考核标准才能继续担任该岗位的工作。同时，为了激发工作热情，表现卓越的管理人员将获得相应的奖励，以鼓励他们更加专注和投入文书档案管理工作。

（四）健全管理制度，完善管理模式

县级医院需着力挖掘和应用文书记录资源，增强其利用价值，并把它当作关键性的资源进行策略性的管理运作。特别是在科学研究或关键决策时，要使文书记录发挥最大作用。鉴于县级医疗机构正面临持续发展阶段，相关的文书记录管理亦应不断革新，以匹配医疗机构的高质量发展。首先，要完善文件管理系统，对现行体制进行提升与优化。特别是随着信息技术的接入，应逐步向现代化管理转型。面对已不适应现状的旧式管理体制，要想提升管理效能，就不得不更新制度规范，使之更加符合现代的实际需求。制度管理可施加必要的限制，使得文档档案的处理可依规则而行，推进管理程序走向标准化，同时加大档案管理的执行力度。此外，应广泛传播新的管理规范至各个科室，并利用会议、员工培训等途径，确保规章制度得到有效执行。鉴于医院事务内容繁杂，涉及财务、人力、医疗、设备、基建等诸多部分，实施统一的文书档案集中管理方式，可减轻文件资料的治理难度，可采用合并的策略，例如设立综合档案室作为汇总部门，对文档资料执行归集和保管，把传统的分散管理转变为现代集中管理方式，从而防止文档资料的分散与堆放乱象，真正增强关键文书档案的保障程度与完整性。

（五）文书档案管理信息化

随着信息技术的迅猛发展与广泛应用， 县级医院应对电子档案记录实施高效规范的信息化管理。 这就要求医院完善并逐步建立全面的电子档案管理规章。针对现代化电子记录档案展现出的独特性，应专门拟定相关的管理条例和体系。一般而言，医院需对文书档案的搜集、审阅、整理、储存、查询、机密性保障等诸多环节提出详细的规范要求，以确保在信息化环境下对此类记录档案进行规范化的管理工作。在每个工作环节，都要加强流程的监控与管理，严格记录档案登记、检索和审查流程，并对文件资料的保存期限等作出规范。

在现代信息技术的支撑下，如何科学、系统性地衡量档案电子化管理效益，是档案工作领域的一个挑战。为应对这一问题，医院应依据医疗服务的具体情况，拟定科学的指标体系，评审文档管理电子化的效能，旨在准确展现该管理进程所取得的阶段性成果。结合年度绩效评估的要求，有效融合文书档案管理的目标，重点衡量信息技术体系的应用效能、传统纸质档案数字化成果数量、接纳咨询人次、资料复印分发量等项目，以进一步提升档案部门人员的工作热情与自发性。

为提升信息管理效能，相关技术基础设施的构建及其支撑不可或缺。这就要求技术基础设施应具备全面的功能和领先的技术规格，确保这些先进的科技手段在信息管理系统中得到充分利用。在医院开展文件和档案归整工作过程中，要明确分类、合理而科学地整编电子文件和档案，确保层次划分明晰完备，并确保编码系统之间的一致对应。此外，强调将文字资料的信息处理流程制度化，资料的搜集、选拔、整顿、归档以及文档入库各个步骤，均需遵循严格的规范操作。

加速文书档案电子化进程，医院还需加强监督检查。负责此项工作的管理者和相关职能部门必须增强对电子化文书档案的监控和审查，严格执行半年度及年度评估，并不定时对各相关部门随机抽检，同时将检查成果与员工绩效奖励挂钩，促使管理者保持高度的积极性与主动性。同时，要强化指导作用。医院需举办与文书档案电子化管理相关的员工大会、宣传推广活动及专业研讨会，确保全体员工明确并积极参与电子化文档管理工作，进一步推动医院文档管理信息化的步伐。

县级医院在实施文件资料电子化管理的资金支出主要分为两个方向。一方面，需要构建包括储存装置、扫描设备和印表机在内的电子化基础设施，并安装防病毒程序，对程序软件进行周期性的维护保养，确保文件资料的采集、输入及保存工作质量；另一方面，信息技术体系应着重强化数据的安全性，可以通过设置访问授权、密码登记、数据备份管理制度等措施，确保档案资料免遭黑客攻击。此外，需在技术领域增强人才培育的支持力度。鉴于县级医院档案业务的复杂性以及现代化信息技术对专业能力的提升要求， 相对不高的薪酬福利导致该职位出现较大的人员更迭，难以稳定及吸纳优质人力资源。为此，国家相关部门应在人才管理和教育培训方面作出更大的财政支持， 并构建一套完善的绩效激励和考评体系，对个人的专业技能和工作态度进行细致审查，对表现卓越者予以物质上和精神上的鼓励。

四、结语

医院的文书档案资源整建属于综合性课题，这要求医院高层给予高度关注，要求档案管理工作者提高专业素质、提升治理能力，持续创新，还需医院各部门的紧密协作，以确保医院可持续发展。

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