科学管理视域下的中学生学籍档案管理论述

摘 要：中学生学籍档案全面记录了学生各个方面的基础信息，是学情分析、教育教学和学校管理的重要依据。本文以科学管理为视角，首先分析了中学生学籍档案管理的现实特点以及科学档案管理的现实要求，基于这一要求，有针对性地提出了中学生学籍档案科学管理的具体路径策略，对提升中学生学籍档案管理能力、服务教育改革发展具有积极的现实意义。

关键词：学籍档案；档案管理；精细化；规范化

概述

学籍即作为某校学生的资格，是学生属于学校法律上的身份或资格。2013年9月1日，我国初步建立了覆盖全国的学生学籍信息管理系统。自此，每名中小学生均拥有其终身使用的学籍编码（即学籍号），建立了学生电子学籍档案。记录学籍号、姓名、性别、班级、身份证、入学年月等，全面记录并反映学生重要的基础信息。山东省聊城第三中学始建于1953年，是山东省首批省级重点中学，现有聊城三中本部和开发区校区，在校生规模达6000余人。近年来，聊城第三中学始终坚守“为党育人、为国育才”的初心，秉承对全体学生负责的理念，始终不断探索，改革创新，培养了一大批“五育并举”的好学生。近年来，山东省聊城第三中学始终坚持科学管理目标，积极做好学生学籍注册、信息补充、安全管理和高效利用，为学校教育教学和日常管理提供优质服务。

1 中学生学籍档案科学管理特点

根据教育部印发的《中小学生学籍管理办法》规定，学生学籍实行全国学籍号一人一号，终身不变，自学生入学之日起一个月内建立，并采取信息化管理方式，由学校实施。可见，从内容、形成及管理、利用等方面，从科学管理视角来看，中学生学籍档案管理具有四个特征。

1.1 内容上的法定性

根据《档案法》《中小学生学籍管理办法》《山东省普通中小学学籍管理规定》的相关规定，学籍档案是指能够证明或反映学生属于学校法律上的身份或资格、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。具体来说，主要包括：姓名、身份证号、学号、学籍、入学时间、民族等学籍基础信息及变动情况；户籍证明、休学或转学申请等学籍信息证明材料；学业考试信息、社会实践情况、体育技能或艺术特长等综合素质发展报告；体检、体质测试及预防接种信息；获奖信息资料；生活补助、国家助学金、免学杂费等受资助信息以及学籍主管部门要求的其他信息。这七种学籍档案内容是由具体的部门规章或地方性部门规章规定的，具有法定性。

1.2 形成上的累积性

中学生学籍档案自其入学报到建立学籍之始，直至其完成中学阶段学业，在此期间产生、属于学籍特性、具有保存价值的均属于学籍档案。具体来说，从形成上来看，学籍档案经历起始、积累阶段。从起始阶段来看，学籍档案主要是指学籍建立时产生的基础信息资料，其中初一、高一年级学生学籍接续上一学段学籍信息，并根据新的学制做好学籍档案基础资料的收集、完善与审核，并在规定时间内报主管教育行政部门确认。积累阶段，主要是指基础信息资料建成后，其三年学制完成阶段所产生的学籍信息证明材料、综合素质报告资料、获奖资料、受资助资料以及转学、复学、退学等特殊情形产生的，均属于学籍档案收集管理范畴，具有时间上的积累特点。

1.3 管理上的复杂性

根据《山东省普通中小学学籍管理规定》，中学学籍档案包括电子档案和纸质档案。电子档案管理使用省统一学籍管理系统，纸质档案则由学校管理。从管理内容上，学籍档案具有形成上的累积性、来源上的分散性，跨度时间长，通常以三年一个学制为管理周期，学籍资料来源于学校的党委办、各年级部、学生发展中心、教学发展中心、财务结算中心（如助学金等资助类资料）、团委等多个部门。而且，在一个学制中，学生可能会发生转学、休学、复学、退学、升级、留级、跳级、毕业、结业或肄业等不同情况，需要及时做好学籍档案的收集、管理。因此，无论是从学籍档案形成周期、管理方式及内容变化来看，管理难度大，需要投入更多精力。此外，学籍档案中身份证号、成绩、评语等属于个人隐私，私密性强[1]。

1.4 利用上的价值性

中学生学籍档案在素质教育过程中发挥着十分重要的作用[2]。高一年级学生来自市内各所中学，前期学情掌握不全面，通过调阅新生入学学籍资料，能够全面了解各个学科，尤其是学生的专业特长，为高年级分科提供重要参考。此外，聊城三中还设有青海班，通过青海班学生学籍分析，为后期该班招生提供参考。为素质教育评估提供依据。聊城三中坚持“尖子生是培养出来的”，对尖子生因材施教，经过学籍档案中成绩、获奖等相关资料分析，评估每个学年“尖子生”培养效果。此外，学籍档案也为班主任管理提供重要支撑。学籍档案反映学生入学成绩、学科或其他专长，家庭情况等，这些信息能够为班主任管理学生提供重要支撑。根据学籍档案掌握学生之前是否有担任过班干部经历，从而为其入学后班主任决定参选与否提供重要参考。因此，做好中学生学籍档案管理意义重大。

2 中学生学籍档案科学管理要求

“科学管理之父”泰勒倡导的科学管理理论的核心是如何提高生产效率[3]。现代管理学理论认为，科学管理是一种思想、观念和具体操作规程，其第一层次是规范化管理，第二层次是精细化管理，第三层次是个性化管理[4]。其中规范化是基本要求，精细化是根本要求，而个性化则是具体要求。

2.1 规范管理要求

作为科学管理的基础，规范管理制度是保证中学生学籍档案高效安全管理的保障。要从制度上实现规范管理，就要满足规范管理的制度性、可操作性和适用性的具体要求。一是制度性要求。就是指通过明确的具体规定、标准或规范来管控或约束中学生学籍档案管理具体的组织行为。制度性要求又涵盖了制度的全面性、权威性和可执行性。其中制度的全面性，就是要求管理中学生学籍档案管理制度既要有档案收集、鉴定、整理、检索、统计等业务性制度，也要有保密、借阅、安全等管理性制度。权威性就是要求管理中学生学籍档案制度由权威机构制定，如各级人大、档案或教育主管部门，具有立法权、部门规章制定权的机构，确保学生学籍档案管理规范具有合法性与合理性。实用性要求，就是要求制度制定要与实际要求相契合，明确学生学籍档案管理各环节流程和具体操作方法，便于实际执行。二是可操作性要求。规范管理制度的最终落脚点是要能够执行和实施，这是确保中学生学籍档案科学管理的关键。可操作性要求又涵盖了制度的可执行性、可监控性和可调整性。其中可执行性是要能够将实际操作和要求落实到中学生学籍档案管理的具体工作中去。可监控性则是从制度的评估角度要求，即要能够通过一定监控手段评估制度执行的效率效果效益。可调整性则是要求中学生学籍档案管理制度要能够根据档案管理情况、教育教学环境以及信息技术的情况变化，及时做出调整和变更，始终要保障规范跟得上时代和档案发展的脚步。

2.2 精细管理的要求

精细管理的本质意义在于对管理目标分解、细化并落实，是一种理念，也是一种文化。具体到中学生学籍档案精细化管理则要求：一要目标明确。包括战略明晰、指标明细，即中学生学籍档案管理在教育教学中的使命定位、角色担当，并将其作为指导中学生学籍档案管理的价值指引。指标明细则是要求把中学生学籍档案具体管理指标量化、细化至季度、年度及岗位。二要职责清晰。中学生学籍档案管理是一项重要的基础性工作，是学生求学、就业的重要保障，学籍档案管理责任重大。要明确教育行政主管单位、学校、学籍部门等主管、领导和直接责任，厘清工作职责，做到权责相统一。三要流程规范。中学生学籍档案与其他档案管理流程相似，包括收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用和统计八个主要环节。再按照每个环节梳理其业务流程，并具体执行。整理包括确定保管期限—分类—编制页码—装订—组卷排序—盖档号章—电脑著录—装盒排架—打印目录—编制检索工具（见图1）。

2.3 个性管理要求

随着信息技术的发展，档案信息数量、形态及需求实现都发生了巨大变化。档案信息呈现爆炸式增长，档案信息需求多元，且检索、查询要求更加精准。因此，档案信息个性化服务有其必然性[5]，档案工作肩负着“为国守史、为党管档、为民服务”的神圣职责使命。中学生学籍档案管理也要始终坚持以服务教学、服务学生为价值导向。个性管理要求中学生学籍档案管理在时空、对象、内容上的个性化。时空的个性化是指能够满足学校、学生或其他机构跨时间、跨地域、跨部门管理利用，突破传统时空限制。对象的个性化是指中学生学籍档案管理能够满足不同机构、群体及用户需求。内容的个性化则是要求档案管理信息更加精细，符合不同群体的差异化需求。

3 中学生学籍档案科学管理路径

学籍档案在学校管理与教育教学方面发挥着日益重要的作用[6]，加强学籍档案管理与开发利用，要从科学管理的三个层次持续发力，不断提升中学生学籍档案科学管理的能力和水平。

3.1 夯实规范管理基础

从制度性、可操作性两个方面夯实中学生学籍档案规范管理基础。

3.1.1从制度的全面、权威和可执行方面完善中学生学籍档案管理制度。根据《档案法》《中小学生学籍管理办法》《山东省普通中小学学籍管理规定》，由省人大或省档案、教育主管部门出台更为权威、细致的学籍档案管理规定，增强制度的刚性约束。要结合档案管理实际，从学籍档案行政管理、业务管理等方面全面细化，确保制度的可执行性。

3.1.2信息技术的应用。随着信息技术的发展，要以学籍档案管理信息系统（见图2）为基础，建立健全学生学籍档案管理信息系统。整合学生档案、学籍、成绩管理于一体，运用现代技术，提高学籍档案管理效率。此外，还要加强学籍档案管理工作综合考核评估，根据考核评估优化规范管理基础。

3.2 注重精细管理核心

3.2.1明确目标。中学生学籍档案管理战略目标就是要坚持“为国守史、为党管档、为民服务”，近期目标就是要努力实现中学生学籍档案管理的规范化、精细化、个性化，不断提升中学生学籍档案科学化水平。阶段性目标就是要确保学籍档案完整收集、准确鉴定、规范整理、安全保管、精准检索、丰富编研、高效利用和全面统计等具体业务目标。

3.2.2分级管理。中学生学籍档案管理始终坚持党的领导，实行属地管理、分级负责管理体制，省市县三级教育行政主管部门具体承担统筹、指导、落实，学校负责本校学生学籍档案建立、管理、报备等常规性工作。进一步规范中学生学籍档案的收集、整理等业务流程，运用学籍管理信息系统，实现精细化管理。按照《档案法》《档案法实施条例》，最终实现电子学籍档案单一管理，实现电子学籍档案单一制。

3.3 把握个性管理要求

要围绕教育教学升学就业等加强中学生学籍档案个性化管理。

3.3.1建立学籍档案信息化管理平台，把学籍信息全部录入平台。同时，按照“存量数字化”要求，把历史上的馆藏学籍档案数字化，再逐一录入数据库。根据档案管理信息系统中赋予不同人员不同查阅权限，使学籍档案查询检索利用实现自主化，突破物理空间和时间限制。

3.3.2加强中学生学籍档案编研工作。提供更多高质量的档案编研产品，为教育教学和管理提供服务。此外，还要注重信息技术应用下的学籍档案安全管理，引入大数据、区块链、数据备份等技术，在满足个性服务的同时，确保中学生学籍档案的安全管理。

参考文献

[1]郭建玲.推进学籍档案工作规范化、标准化[J]就业与保障，2007（4）：47-48.

[2]谢素纯.学籍档案：广雅中学用活了[J]广州档案，2000（4）：15-16.

[3]傅建兴.论泰勒的“科学管理”理论在学校的应用[J]福建教育学院学报，2004（6）：108-109.

[4]李成冰，陆成之.试论会计工作规范化与精细化管理[J]现代金融，2009（5）：41-42.

[5]唐韶荣.信息时代档案管理个性化服务探索[J]光盘技术，2008（7）：20.

[6]梁颂华.学校学籍档案管理及开发利用探讨[J]办公室业务，2015（6）：51-52.

作者简介：李新（1971.6—），大学学历，山东省聊城第三中学馆员，主要从事普通高中档案管理、利用及创新研究。