对加强职业院校学籍档案管理的思考

张亚凤

摘 要：本文针对目前职业院校学籍管理存在的主要问题，探讨了加强学籍档案管理的具体措施和途径。

关键词：职业院校；学籍档案；管理

中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）06-005-01

学籍如同学生的“身份证”，学籍档案储存着学生的个人信息。学籍管理的过程实际上就是建立、使用、开发学籍档案的过程。怎样做好职业院校的学籍档案管理工作，使其走出困境，满足教学、科研、就业及学生发展的要求，成为职业院校管理工作面对一个新问题。

一、学籍档案管理的特点

学籍档案是学生通过在校期间的学习实践等活动中形成的，对个人、学校和社会具有证明、保存、使用价值的历史记录，是掌握学生情况、规范学生管理、培养合格人才的依据，也是档案的重要组成部分。学籍档案包括学生学习期间的成绩、品行、奖惩、组织能力、活动能力、操作能力、身体状况、毕业鉴定及专业特长、兴趣爱好等各方面的内容，是学生在校期间各种表现全面评价。学籍档案与其他类型的档案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特点。学籍档案自身的特殊性，要求学籍档案管理人员要认真、负责，以高度的责任心做好平时的收集、整理、转递等工作。

二、学籍档案管理存在的主要问题

1、文件收集整理、立卷、归档不规范

档案管理方法随意性大，材料杂乱。主要表现在：一是时间编排混乱、编目不清。有的学生按入学年度编排，有的学生按学习专业编排，有的学生按毕业年度编排。组卷没有规定，没有按学院、系、专业的层级关系组卷。二是归档、组卷、装订不够规范。三是学院缺乏对各系部档案管理工作的检查考核和评比。加之一些学生对档案的重要性认识不够，出现学籍档案、毕业证书多年积压、无人领取，甚至转递丢失的现象。造成以上问题的主要原因：一是领导重视不够，档案管理出现空白；二是档案管理制度不健全，档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是指导培训不到位，档案管理盲目、无头绪。

2、学籍档案管理制度不够完善

目前，职业院校学籍档案管理存在制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。各院校还沿用各自的老办法、老习惯、老传统，造成归档整理、保管保密和信息利用等方面都不规范。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

3、缺少熟练掌握现代信息技术的工作人员

随着现代信息技术的不断发展进步，各院校档案管理也在逐步进入现代化、网络化管理，不再是简单的材料堆积与罗列，不再是机械地保管。从这一点说，学籍管理人员应该是学校决策管理的参谋和智囊。但当前职业院校学籍档案基本由兼职人员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段。多数档案管理人员未经过专业培训，没有学过先进的计算机网络管理知识，在一定程度上影响了学籍档案管理水平提高。

三、加强学籍档案管理的几点措施

1、强化档案意识，规范学籍档案管理

学籍档案文件材料未能及时清理归档的主要原因是档案工作领导及档案管理人员思想重视不够。因此，应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与支持。各院校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对学籍档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定科学的档案管理方法，便于学籍档案的及时归档、集中保管、查询利用，以形成档案工作的良性循环。

2、加强制度建设，提高学籍档案管理的水平

职业院校要建立健全完整科学的档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化。学院应建立完善学籍档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别、转递等制度。及时收集、补充、更新和完善学籍档案材料， 对那些地点分散、成分复杂、时间跨度较大的学籍档案，进行认真细致的鉴别，做到学籍档案的收集和归档工作不丢失、不积压。要制定严格的工作程序，细化工作流程，努力提高学籍档案材料的归档率、准确率，做到存放分类准确，案卷排列有序、条目清楚、查找便捷。

3、合理配备档案管理人员，推进学籍档案管理现代化

随着网络信息技术的快速发展，原来小型数据库、半手工操作的学籍档案管理现状已经远远不能适应新的形势。因此，顺应时代的发展，配备结构合理的档案工作人员，增加资金投入，运用现代先进的网络技术和管理标准，实现学籍档案管理信息化、规范化和科学化，已成为当务之急。实践证明，只有建立稳定的学籍档案工作网络，采取科学的工作方法及相应的激励措施，才能调动档案管理人员的工作积极性，提高学籍档案管理工作的水平。