互联网时代职业院校档案信息化管理路径分析

摘 要：随着互联网时代的到来，职业院校日益增多的数据信息使得传统的档案管理模式已经不能适应信息时代发展的要求而呈现出诸多的弊端。而档案管理的信息化势在必行，针对目前职业院校档案管理中出现的问题，采取有针对性的措施实现档案信息化管理路径的转型是未来职业院校档案管理的必由之路。

关键词：互联网时代；职业院校；档案管理信息化

随着我国经济社会的发展全面进入“互联网+”时代，高职院校的信息化建设水平逐渐成为衡量一所院校的重要指标而被各高职院校重视。借助于互联网的优势积极推进档案管理工作的转型升级是职业院校目前面临的重要任务。在提升学校内涵式发展的基础上，结合本校实际存在的问题，做好档案管理的信息化建设工作。档案管理人员应该从基础适用性的角度出发，对利用信息技术管理档案在实际应用中出现的问题与障碍采取有针对性的应对措施，并在此基础上对档案管理进行优化，提高档案管理的规范化水平，使得信息技术为职业院校的档案管理带来更多的便捷。建立健全规范化、信息化与数字化的职业院校档案管理体系，全面提升职业院校档案管理的效率与质量，以此适应国家对职业院校发展的远景规划，进而推动职业院校自身的长远可持续发展进程。

1 互联网时代职业院校档案管理信息化的必要性

“互联网+”时代的到来，在很大程度上促进了社会许多传统行业的转型和升级，引导社会发展模式的系统性变革。根据2015年国务院印发的《国务院关于积极推进 “互联网+”行动的指导意见》，明确指导互联网应该在经济社会发展中发挥应有的作用。“互联网+”在档案管理中的运用就是利用信息通信技术带来的海量信息与大规模数据所隐藏的不可估量的巨大价值。以大数据技术为基础，打造大数据平台，同时利用搭载工具比如移动互联网、智能手机、物联网、云计算以及人工智能等的有效应用，积极促进互联网与档案管理进行深度融合并发挥互联网平台的优化和集成作用，使得传统的档案管理能够适应信息时代发展的新趋势。“科学技术能够将学籍档案的数据库、档案的实体、系统的网络和数据以及用户的信息完全集中在智能的数字信息平台之下，有助于实现数据的挖掘、整合和利用。”因此，从职业院校内部建设来说，从学校领导到档案管理的相关工作人员都要紧紧把握信息时代的脉搏，利用信息技术促进档案管理模式与工作方式的革新。

1.1 档案的信息化管理是事关国家与职业学校发展的优质选择

2021年正式实施新修订的《中华人民共和国档案法》新增关于“档案信息化建设”的专门章节，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面做出了明确规定，目的在于推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。

1.2 档案的信息化管理是承接信息技术优势的必然选择

信息技术已经开始大面积在职业院校的档案管理中广泛使用，提高了档案的实用性、共享性和便捷性。利用信息技术管理档案有助于对档案信息的检索与储存。一般情况下，职业院校档案管理者必须明确知晓学校档案的种类、档案内容与档案总量等基本信息。工作人员在开展档案管理工作时，可以针对档案内容进行信息的分类整理及存储，以方便使用者对资料信息进行查找和检索。对于普通用户而言，使用者仅需在搜索引擎里输入关键词和时间等信息，便可方便快捷地查询与阅览所需要的档案内容。除此之外，还可以借助于作为信息技术载体的电脑，利用相关压缩技术的软件有效解决储存不足等问题。将大量档案信息进行压缩整理并存于相应文档中，不仅节省存储空间，还可以迅速有效地查询所需内容，压缩软件的运用可以大大提高档案检索的效率，进而改善档案管理工作的质量。通过新型二维码技术的广泛推广和使用，档案管理可以通过二维码储存档案信息，更加便于使用者对档案内容的检索。

1.3 档案的信息化管理是实现档案管理提质增效的关键手段

职业学院的信息化管理可以改变过去档案信息以纸质形式保存的诸多弊端。纸质档案必须依靠人工采集、分类、提取、整理、归档，不仅工作程序烦琐、劳动强度很大，效率还很低下。因为劳动量大且人工操作的工作人员个体差异较大容易出错的原因，所以导致学校档案的内容与质量都差强人意。除此之外，纸质档案的保存与管理也存在很多问题，纸质档案随着时间的推移会出现泛黄或者字迹和图案模糊不清以及档案纸张容易破损等问题，其后期维护和修补需要耗费大量的精力。甚至有些档案因难以获得良好的储存，造成很多珍贵的档案因损坏而出现无法弥补的现象。这些问题都给传统的纸质档案管理工作带来了巨大的挑战。而借助于信息技术实现了档案的数字化管理之后，电子载体的模式对纸质档案载体的取代，加之对云储存技术的使用，可以实现档案的移动硬盘存储与云端存储，并可以借助云储存达成实时共享与传输的目标。此外，借助于数字化信息技术的使用，不仅可以实现档案管理的应用数据库建设更便于管理者和使用者查找档案信息，还可以通过设置密码的方式保障档案信息的安全性，以此来避免档案信息被破坏、盗取、篡改等不良事故的发生。

2 互联网时代职业院校档案管理工作的现状

2.1 档案信息化管理观念的薄弱与制度规范的缺失

职业院校作为培养职业人才的摇篮更应该积极地加入应用高新技术行列。从普遍意义上说，信息技术在职业院校的运用范围相对较广，但是目前学校在档案管理方面对信息技术的应用却远远滞后于在教务管理、科研管理、财务管理以及学生管理等领域，不能够对接信息技术与时俱进的整体趋势。主要原因来自于大多数职业院校对信息化建设重视程度不足，不能够充分认识到信息化档案管理系统对档案建设的影响与意义。除此之外，档案信息化建设的体制机制、技术标准与规范以及政策与法律处于缺失状态。首先，在互联网背景下进行职业院校的档案建设还缺乏相应的体制与机制做保障，档案的信息化建设需要从中央到地方，再到具体单位进行宏观规划与统筹以及明确档案信息化管理的具体职责与功能方面。其次，档案的信息化管理所涉及的相关互联网技术标准，包括规范统一的文件格式，信息交换的模式与软硬件的配套建设等方面比较薄弱。最后，档案信息化建设中信息的共享与利用所需要的相关政策与法律的规范建设等处于缺失状态。

2.2 档案信息化建设中的关键环节是技术问题的突破

职业院校档案信息化管理需要学校学籍档案的现实情况与信息技术相结合，以此为基础搭建配套的数字化管理平台，实现三个层面技术问题的突破。首先是档案信息资源建设。包括纸质档案向数字档案的转化过程中所需要的原文数据转换技术、扫描技术以及计算机软件的直接生成，档案目录的系统自动生成并存于数据库。其次是档案信息管理建设。包括数据的搜集、整理与保存、加工、统计、鉴定等技术以及数据的迁移、备份、存储、访问与安全保障等技术的突破。最后是档案信息服务建设。包括目录的检索与原文的阅览以及智能引擎技术的开发与利用等技术的突破与利用，以确保相关硬件设施能够稳定运行，这样才能够达到最佳的数字化管理效果。

从现阶段高职院校学籍档案数字化管理的情况来看，技术手段更新不及时，无法满足现实需求的问题仍然存在。高职院校没有根据自身实际情况制定数字化平台，院校之间的平台差别不大，无法满足学校实际需求。一部分学校还不具备充足的资金，不能及时进行平台的升级，从而导致技术手段与实际需求不符，不能真正满足高职院校学籍档案管理的需求。

2.3 互联网背景下的档案信息化管理需要融合方法创新

在互联网环境下，职业院校的档案管理工作是依靠各种类型的数据维持开展的，主要内容是对教学、科研、人事、学生管理等各项工作运行过程中形成直接、原始的信息资料进行管理以备开发利用的工作。随着互联网技术的不断发展与演进以及国家对互联网技术在档案管理领域应用的关注，职业院校的档案管理工作应更加注重与大数据的深度融合，打造大数据与档案管理之间的桥梁，以提高档案管理工作的效率，并为实现档案信息的准确性与共享性奠定基础。

互联网背景下的档案管理是根据一定的标准和要求对所获取的信息与数据对同类单一资料进行整理和融合。在此基础上，对各数据的关联价值和内涵进行深度挖掘与利用以达到档案信息价值的最大化。数据融合的规范化与标准化建设以及如何打造互联互通的数据利用多种分析工具乃至进行后续的数据分析运用工作，这一难题将是职业院校档案管理工作人员所需要突破的难点。

3 互联网时代职业院校档案管理信息化的转型升级路径

3.1 信息化意识的树立以及档案管理制度规范的建构

信息化意识的树立是档案信息化管理的前提与基础，尤其是职业院校的领导需要认识到档案管理工作结合网络技术信息化建设工作的重要性与必要性。这是推动档案管理信息化建设有效有序进行的基础。在职业院校的档案信息化管理过程中，还需要构建完善的管理制度和规范的责任制度，明确档案工作相关部门的职责、义务及管理人员的工作内容，落实岗位责任制，制定严格的监督制度，建成完善有序的档案管理体系。在档案管理工作的实践中，还应该按照《电子档案单套管理一般要求》制定符合职业院校自身要求与特点的有针对性的档案信息化管理制度，落实《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，包括符合《党政机关电子公文归档一体化管理技术规范》的标准和要求。最后，学校需要针对自身的实际情况在信息化建设制度建设方面持续不断地进行制度与规范的制定与完善，以充分发挥档案管理工作的作用和价值。

3.2 建立健全信息安全防护系统

数字化档案的本质特征从某种角度讲数字档案是更加安全的档案管理方式，与纸质档案相比具有可备份的优势。但是，随着数字化技术与档案管理融合发展的不断深入和应用频率的不断提升，数字化管理弊端逐渐呈现，包括软件技术支持的安全性与网络环境安全性的建设成为档案信息化建设需要重点关注与解决的问题。为了解决档案管理的安全性问题以避免原始档案遭到破坏，就要实现纸质档案与电子档案同步重视、同步保存、同时立卷的管理模式，以确保即使电子文件出现安全问题时依然会有原始纸质档案作为保障。电子文档的存储也受多种存储介质性能与技术因素的影响，各类电子载体物理性质的差异导致档案信息管理不能制定统一要求，并且需要定期对电子存储设备进行安全检测与备份。除此之外，从设备配备的安全角度来看，对于学校内部的档案管理，接入的网络应当是单独支线的校园网，处理电子档案的电脑还应当是单独设置，最大限度地减少信息被泄露的概率，以提升档案管理专用的网络安全。

3.3 创新数据整理的融合方法

利用互联网以及信息技术开展职业院校档案管理工作，需要大力推动互联网技术与档案管理工作的深度融合。在档案管理工作中，不仅要数字化档案的内容，还需要构建档案管理的数字化或专业化平台和安全有效且完善的网络设施。同时，还需要搭建配套的数据库以确保档案检索的方便与快捷，以适应互联网时代的发展需求，创新大数据环境下的档案管理模式。把网络安全与数据安全的相关技术，比如隐私设计、数据水印等新理念、新方式与新技术融合并创新发展，进而应用到档案管理中。在档案管理中的融合程序一般是将通过多种渠道搜集到的数据资料信息进行分类整理，对数据进行异质性与精准性分析，以便于对大数据潜在价值的挖掘，以此来提升信息数据的价值。在不断引进先进的管理技术与管理系统的基础上，借助新技术的优势来为档案管理工作开展助力。充分开发与利用“互联网+”以及大数据平台，全面提升职业院校档案资料信息化管理的水平。

随着互联网技术的持续发展，职业院校的档案管理工作迎来了重要的转型发展的机遇。职业院校应转变传统的档案管理方式，主动利用互联网技术来实现档案管理的信息化，进一步提高档案管理的服务质量与效率。创新建构档案的信息化管理体系与架构，规范使用数据，最大程度地使互联网在职业院校的档案管理中发挥支撑作用。更好地为部门领导和工作人员提供更优质的服务。

参考文献

[1] 于敏.“互联网+”背景下高职院校学籍档案管理与开发利用[J].无线互联科技，2018，15（18）：133-134.

[2] 覃娜.高职院校信息化档案管理问题与应对策略研究[J].兰台内外，2020（7）：35-36.

作者简介：张华（1979—）大学学历，山东交通技师学院档案室馆员、专职档案员，主要从事档案管理（档案收集，整理，归档，信息化）。