信息化背景下机关事业单位档案管理创新策略研究

摘 要：信息化时代，机关档案管理的内涵发生了变化，需要推进服务理念、技术、行为和方法的创新。在这一变革过程中，需要以档案治理体系、资源体系、利用体系、人才体系为着力点，在坚持信息化路径、数据系统、安全底线、服务中心上持续发力，推动机关档案管理取得新成效。

关键词：信息化；机关事业单位；创新

机关事业单位档案是党和国家“记忆”的重要组成部分，在民族复兴和强国建设中发挥着不可替代的作用。在信息化背景下，机关事业单位档案管理面临着新情况和新问题，要把握好技术革命带来的新机遇，主动作为，迎难而上，以新思维提升管理效果，实现档案工作创新发展。

1 信息化背景下机关事业单位档案管理创新的内涵和必要性

在新技术的影响下，需要明晰机关档案管理创新的内涵，才能更好地明确发展思路。

1.1 档案管理创新的主要内涵

一是利用服务理念的创新。信息化助推服务理念的提档升级，实现信息的快速精准到位，满足了用户对档案资源的需求。同时，档案利用服务的重心发生重大变化，档案信息资源数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、服务快捷智能化成为新的发展方向，更好适应了用户对个性化的要求。二是利用服务技术的创新。借助5G、大数据、云计算、人工智能等新技术，加速推进智慧档案管理建设，不断为档案治理赋能，档案的开放性、广泛性、互动性不断增强。比如文档一体化系统融合新技术，使档案信息利用流程更为简化，劳动成本更低，工作效率提升，与数字政府建设更加契合。三是档案服务行为的创新。档案从被动查询到主动服务是新时代机关档案的突出特点。比如AI+档案的应用场景日益丰富，在档案开放审核、数字化成果处理、辅助档案整理、档案智能检索、辅助档案编研、声像档案处理、辅助接待利用等方面显示出独特优势，应该说AI在机关档案管理中的应用场景还是比较丰富的。四是管理制度和方法的创新。着力推进制度规范和管理方法创新，打造新的治理渠道，使档案治理模式更适应现代机关运行要求，真正发挥档案在机关运行中的作用。同时，建立制度化的人才培养模式，提升机关档案标准程度，全面优化档案管理效益。

1.2 档案管理创新的必要性

一是时代所需。随着互联网、云计算、大数据等信息技术的深入发展与应用，原有的社会生产生活方式正发生着深刻变革。机关档案作为真实、可靠、权威和具凭证性的原生信息资源，以一种全新的方式服务于社会，而“信息化+档案”则是机关档案管理的发展趋势，“数字档案室”应运而生，成为机关档案工作的新方向。二是管理所需。信息时代，在多领域兴起了信息价值意识觉醒的大潮，档案资源作为服务党和国家事业发展、人民群众利益维护的重要战略资源，既需要挖掘其潜在价值、发挥社会效益，也需要更加注重档案信息的安全性和真实性。因此，数据库、数据中心、共享平台成为机关档案现代化的新载体。三是实践所需。档案数据分析能力的强弱直接关系机关工作效率的运行，在推进数字政府建设、加强数据有序共享的目标引领下，机关档案管理需要构筑新的治理体系和知识体系，主动顺应数字化转型大势，重塑信息化管理架构、业务架构、技术架构，通过构建档案大数据驱动的新机制、新平台、新渠道，进一步调整优化组织架构、业务流程和管理服务，在创新政府治理和服务模式、提升行政管理和服务效率方面发挥档案的独特作用。

2 信息化背景下机关事业单位档案管理创新的着力点

信息化时代档案管理创新不是传统模式的简单转化，而是系统性重塑，需要明确着力点，提升创新实效。

2.1 档案治理体系建设

要深入贯彻落实《档案法》《机关档案管理规定》等，提高档案管理法治化水平，以《“十四五”全国档案事业发展规划》为引领，加强档案法治宣传教育，营造档案工作法治化工作氛围。坚持多元协同，加强组织领导，建立部门会商机制，在重点工作上一体谋划、一体实施，形成工作合力。要强化信息赋能作用，将数据化管理贯穿机关档案工作始终，积极融入国家信息化大战略，拓展档案服务的领域与场景，更好地服务于国家治理体系和治理能力现代化。

2.2 档案资源体系建设

资源规范化、标准化是机关档案管理的基础。要加强档案收集体系的规范化，根据工作内容变动，规范机关档案门类划分、统一档案分类方法、理顺档案整理要求，充实机关档案管理“三合一”制度，实现档案资料覆盖面更广、内容更加丰富、结构更加优化、数据更加全面完整。加强档案征集，面向机关和社会开展定向档案征集，特别是老照片、口述档案、新媒体档案等，采取某信互动、电话沟通、登门拜访等方式主动联系有捐赠档案资料意向的人士，系统征集有历史价值和研究价值的档案资料，弥补机关档案资源建设路径单一的问题。持续加强数字档案资源建设，积极推广单套制，逐步向以数字资源为主导的资源体系转型。

2.3 档案利用体系建设

坚持“以民为本”的目标定位，发挥档案信息化在资源利用方面的优势，大力加强信息化基础建设，紧盯信息化软、硬件设施设备老化、技术供给能力不足等问题，创新实施基础提升工程，全面加强信息化设施设备建设。要不断优化平台系统，将大数据、云计算、人工智能技术融入信息化建设的全过程，解决好传统方式的诸多技术兼容问题和繁重的日常维护。以多元化服务为目标，构建便捷、快速、个性化的档案服务利用体系，让利用者切实感受到数据化管理的红利。要坚决把网络安全作为利用体系建设的重要前提和根本任务，加强宣传教育，树立“安全第一”的意识，引导干部职工依法治网管网用网，常态化开展网络信息系统安全防护，保障信息管理平台安全健康运行。

2.4 档案人才体系建设

人才是推动档案事业高质量发展的“生力军”。当前，受到计算机、网络与信息技术快速发展的影响，大量技术工具的融入增加了档案工作的难度，机关档案事业发展正朝着智能化方向逐步迈进。面对新形势，需要健全培养机制，制定档案人才工作责任制，营造档案人才培养良好氛围。打造线上线下培训机制，实现档案教育常态化，充实、更新档案队伍知识储备。通过不断学习交流等方式，改进档案管理人员的管理理念、工作思维、工作方法，第一时间掌握档案最新政策和要求，在日常工作中完善业务经办规程，不断提高档案管理人员的整体水平。注重发挥“传帮带”作用，在以老带新、互助互学中不断提升业务水平、接续培养档案能手，有效推进档案干部梯队建设。

3 信息化背景下机关事业单位档案管理创新的路径分析

在新技术革命全面铺开的关键时期，机关档案管理创新要高点定位，持续发力，推动各项工作走深走实。

3.1 坚持信息化路子走到底

要顺应时代发展趋势，结合实际工作需求，坚持走档案数字化、数据化的发展道路。一是创新管理体制。抢抓数字化改革契机，重塑档案管理体制和流程，高度重视档案室规范化和信息化建设，始终将档案工作与各项业务工作同安排、同部署、同考核。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入年度绩效考核范围，实行分管领导、部门负责人、档案管理人员三级连带责任制，层层签订目标责任书，明确工作目标，落实工作责任，形成了分管领导负总责、专职档案员、部门具体抓，一级抓一级，层层抓落实的档案管理运行机制。二是加强资金保障。及时了解工作中出现的问题和困难，在人、财、物上给予支持，特别是在信息化建设、档案开发利用上给予重点倾斜，尽快弥补短板弱项，为档案管理工作全面上水平、上台阶打下良好基础。三是加强人才支撑力度。要着力破解档案人才水平较低、知识面不足、信息化视野较窄的问题，积极组织档案人员主动参加上级有关电子档案管理工作相关政策法规、规范办法的学习培训。积极开展交流合作，为档案人员走出去创造条件，向先进地区、先进单位学习经验。

3.2 坚持数据系统建到底

一是建立现代化、数据化管理系统。要加强档案全生命周期过程的控制和管理，建立涵盖收集、编目、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和利用等基础业务的数据管理系统，构建“文件—档案—知识”一体化的数字档案管理模式。要加强文档管理前置，实现电子档案管理向前端业务延伸，综合运用大数据和人工智能等先进技术，为档案管理、保存和利用赋能，实现档案全生命周期管理。二是加强信息数据库建设。要实现对机关档案数据的采集和存储，对数据进行清洗、整理和分类，建立数据仓库和数据库。数据库要涵盖文书、会计、人事、基建等机关档案类型，按照《机关档案管理规定》要求，提供多种标准接口，支持与上游业务系统无缝衔接，实现档案数据收集的自动化。在检索利用时，在保障信息利用安全的前提下，实现模糊检索、条件检索、全文检索、智能检索、智能推荐和知识图谱等一站式检索，提升档案查询效率。三是加强档案数据分析。强化对信息库的实际运用，应用数据统计分析方法，对数据开展精准分析，发挥好数据库作用，具体包括数据挖掘、关联分析、趋势预测等。通过对数据的深度挖掘和分析，能够有效地为机关决策提供参考辅助，还可以及时发现和预警问题，提高机关运行的针对性和有效性。

3.3 坚持安全底线守到底

安全建设是信息化时代的重中之重。一是构筑安全防护网。要将安全登录网和等级保护网作为着力点，对用户的访问权限进行精细化控制，限制用户访问特定资源或功能，降低数据被泄露和滥用的风险。管理员可以根据用户的角色和职责，设定不同的权限，确保数据只被授权人员访问。加强多因素认证，如短信验证码、邮件验证码、指纹识别等，提供额外的安全层级，防止未经授权的访问。二是构筑多层次的防御体系。单一的安全措施很难抵御各种复杂的威胁，因而需要建立多层次的防御体系。企业可以采用防火墙、入侵检测系统、入侵防御系统等多种安全设备，形成防线的多重层次。此外，引入行为分析和AI技术，可以实时监测异常活动并及时做出反应。三是严把数字化外包关。严把加工企业资质关、加工现场安全关、成果利用审核关。严格按照《档案数字化外包安全管理规范》要求，在招标环节就要求投标人必须具有国家秘密载体印制资质，从源头上杜绝无资质企业参与数字化加工。严格执行相关规章制度，通过视频监控、驻守监督、定期检查等措施防止档案数据外泄。在数据上网共享前，要严格审核把关，明晰责任。四是加强备份管理。逐步开展同城异地备份、登记备份、封存备份和异地容灾备份，建立常态化备份机制，每年定期开展档案数据备份工作，落实好安全管理责任。

3.4 坚持服务中心目标抓到底

把“服务”作为机关档案工作的主要目标，即主动服务中心工作、服务群众，把工作落实到实处。一是加强共享平台建设。档案系统、OA系统、专业信息管理系统实现有效链接，围绕“最多跑一次”改革，搭建覆盖全流程的档案信息查询系统，满足跨地域、跨部门异地查档需求，真正做到“让数据多跑腿，让档案利用者少跑腿甚至不跑腿”。二是加强档案编研开发。机关档案是党和国家事业发展的重要见证，对于启迪智慧、总结经验、服务发展具有不可替代的独特价值。要深入挖掘档案这座“富矿”，围绕经济社会发展中心任务，系统梳理总结档案中的工作经验、独特方法和正反面案例，为上级提供有价值的资政参考，体现档案资政能力。要加强档案文化挖掘和阐释，比如廉政文化、奉献精神、服务理念等，这些好做法好传统都是推动社会主义核心价值观落实、凝聚社会的重要力量，通过举办展览、理论文章、座谈会等形式，使档案以更灵活的形式展示出来。三是加强档案宣传教育。要加强档案理念教育，提升机关干部的档案意识，比如在国际档案日举办走进档案室活动，近距离感受档案管理工作。加强档案文化宣传，用好新媒体平台，推出人民群众喜闻乐见的档案文化产品，满足对优秀档案文化的期待。要夯实阵地建设，加强与新闻媒体合作，主动宣传与借船出海相结合，营造机关档案管理的浓厚氛围，为档案事业发展创造良好的社会环境。

结语

在新征程上，机关档案管理工作要在中国式现代化建设中奋发有为，切实担负起新时代赋予的新使命，不断丰富资源建设，优化档案结构，加快档案管理数字化转型，持续在为民服务上提档升级，提高档案工作服务经济社会发展水平的能力，为国家发展贡献更多的档案力量。

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作者简介：杨海燕 （1980—） 大学学历，山东省夏津县工业和信息化局非公有制经济发展中心馆员，主要从事机关事业单位人事档案管理工作。