文书档案收集过程中的沟通与协作研究

摘 要：在档案管理中，文书档案收集是一项基础性工作，也是一项十分重要的工作。文书档案收集工作质量会直接影响文书档案收集后的归档、移交、鉴定、整理、著录等其他档案业务工作。与其他档案业务工作流程相比，文书档案收集过程中涉及更多的是人。这就需要做好沟通，获取支持，构建协作机制。本文分析了文书档案工作收集的主要特点，讨论了文书档案收集的具体原则，从沟通、协作两个方面就做好文书档案收集过程中的沟通内容及方式、协作形式及要求提出了具体措施，具有积极的指导意义和现实参考价值。

关键词：文书档案；档案收集；沟通；协作

概述

根据《档案工作基本术语》，“收集”是指档案馆（档案室）接收、征集档案和其他有关文献的活动。也即档案馆（档案室）按照国家规定收存、征收档案和其他有关文献的活动。从文书档案工作的整个业务流程来看，收集是一项基础性工作，文书档案收集工作能否做到完整、准确、规范，会直接影响文书档案收集后的归档、移交、鉴定、整理、著录等其他档案业务工作的质量。与此同时，文书档案收集又有其自身的特点和规律。文书档案形成多样、形成过程分散，涉及部门多，需要多部门协调。与其他工作流程相比，收集过程中涉及更多的是人[1]，主要工作内容是对产生档案资料的活动规律了解，并采用相应收集措施，更好地履行档案部门行政管理职能。而“沟通”则是指人与人之间或人与群体之间思想与感情的传递和反馈，以求思想达成一致和感情的通畅。文书档案收集需要档案管理部门与文书档案形成部门之间保持良好沟通，知晓文书档案收集的具体要求，这是做好文书档案收集工作的关键。

1 文书档案收集工作的特点

1.1 收集主体与客体的确定性

从《档案工作基本术语》中“收集”的内涵来看，文书档案收集的主体是档案馆或档案室。如未成立专门的档案馆或档案室，一般由办公室负责收集。客体则是文书档案。与科技档案、人事档案、会计档案不同，文书档案主要指公文、合同、会议记录、报告、指示、总结、批复等文件材料。文书档案前体是“文书”，即机关、团体、企事业单位，甚至是个人在日常工作或活动中产生的文件记录和资料。而文书档案就是由通用文书转化而来的那一部分档案。在医疗机构中，文书档案包括办公室召开工作会议、专题会议的文件材料；医院请示及上级机关批复等；党委会会议记录；工会换届选举结果等。

1.2 收集渠道与路径的多源性

文件材料形成于不同部门，文书档案收集的途径和渠道也呈现出多样性特征。这也是文书档案收集过程中强调沟通、协作的必然要求。从收集的途径来看，医院文书档案来自办公室、党委办、医务办、人事科、工会、基建等部门。收集的渠道既有线下到各个部门收集，也有登录医院文件管理系统，实现线上收集，还有从邮件系统、邮政、快递等渠道收集。从收集的频率来看，既有定期收集，也有不定期收集。其中定期收集一般需要到具体部门收集，而不定期收集则主要针对某一专项重大活动采取的收集方式。如工会换届选举结束，要及时跟进收集文书档案。

1.3 收集标准与规范的统一性

档案收集是一项专业性工作，收集的标准、要求、频率、范围都有着明确的规定。《档案法》《档案法实施条例》规定，电子文书档案收集等工作应满足“来源可靠、程序规范、要素合规”，且符合“四性”要求。《党政机关电子公文归档规范》规定，电子公文收集由“电子公文形成或办理部门完成”。党政机关电子文件的收集步骤与流程包括“捕获—录入—转换”，明确规定电子公文收集中的“捕获”时间、内容及要求，即电子公文“形成”“办理”的过程中“随时”捕获；既要捕获“电子公文元数据”，也要捕获“电子公文内容数据”，还要保持收集捕获到的电子公文之间的有机联系。

1.4 收集方式与方法的多样性

随着医疗卫生体制改革，万宁医院逐渐成为集预防、医疗、康复、教学、科研、心理咨询、戒毒治疗、劳动鉴定等于一体的三级精神专科医院。医院各部门、各科室活动档案形成的特点、规律不相同，这就使文书档案收集形式多样。而且一些文书档案形成特点及形成环境条件不同，也要求采取多样的收集方法。医院内设机构、业务工作稳定的，由文书档案形成部门收集、立卷。非常设机构或临时性机构，医院举办周年庆活动，应由专人负责收集。因此，文书档案收集，时间上有定期收集和非定期收集；渠道上有线上收集和线下收集；形式上有电子文书收集和非电子文书收集。

2 文书档案收集工作原则

2.1 来源可靠性

从文书档案收集的主客体看，收集的主体应是档案馆、档案室或者行使档案管理的办公室、党务室等，收集的客体为文书档案。文书档案收集应坚持来源主体的可靠性以及所载事由/内容的来源可靠性。从主体来源可靠性而言，是指某一全宗文书档案或者全宗外的其他具有保存价值的文书档案。尤其在信息化时代背景下，文书档案收集的来源可靠性既要档案管理部门按照文书档案管理的相关标准和要求，做好完整、全面收集；又要其他部门或人员积极参与，主动配合，具有严谨、细致、公正得优良品质[2]，成为文书档案收集的第一道“把关人”。

2.2 程序规范性

文书档案收集程序要规范，尤其是电子文书档案收集，对程序的规范性要求更高。必须要严格遵守法律法规、规章制度，确保应收尽收，防止任意扩大文书档案收集范围。按照《档案法》《档案法实施条例》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子文件归档与管理规范》等，从时间上来说，文书档案收集应是把具有保存价值、履行完毕文书功能的文件资料作为收集对象。从程序上来说，一般是每年3月底，由医院档案管理员下发归档通知，明确归档收集时间，由医院科室兼职档案员或业务科室技术员按照文书档案收集、归档标准和要求整理移交材料，并编制移交目录，经医院档案管理员审核符合条件的办理文书档案移交手续，完成收集工作（见图1）。

2.3 要素合规性

要素合规主要是指收集的文书档案内容要具有完整性，构成文书档案的各要素均应纳入收集范畴。例如，一份文书档案应包含有文件名称、文件类型、文件编号、创建日期、文件检索路径等。以电子文书档案为例（见表1），要收集电子文件及其元数据，包括电子文件及其组件，收集电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据，如题名、责任者、日期、密级、文档创建程序、机构或问题、保管期限等等记录电子文件拟制、办理活动中具体业务行为。文书档案收集要素合规性，直接决定了文书档案的效用性和完整性。

3 文书档案收集工作沟通协作策略

文书档案收集来源广泛，渠道与路径多源，收集的标准和规范要求一致。因此，要做好文书档案收集沟通协作工作，坚持来源可靠性、程序规范性和要素合规性原则，确保档案应归尽归。收集的文书档案符合归档标准和要求，实现档案收集工作高质量，为文书档案归档、移交、鉴定、整理、著录奠定扎实基础。

3.1 沟通

明确目标、共同协议以及沟通信息、思想和情感是沟通的三大要素。沟通是文书档案收集工作的重要保障，良好的部门及人员之间沟通，能够显著提升文书档案收集的质量和效率。

3.1.1明确目标。就医疗机构来说，文书档案收集的目标，就是要明确文书档案收集的具体范围和要求，明确医院各内设机构文书档案的来源、数量、种类及存在形式，明确文书档案收集的流程和程序，做到文书档案收集时分工明确、合作顺畅；文书档案收集新技术、新方法的运用，努力构建人人参与文书档案的收集工作。要形成明确的目标，就要求医院做好顶层规划设计，健全文书档案收集制度，并做好文书档案收集工作的宣传，营造良好的文书档案收集沟通氛围，让全体人员围绕共同的文书档案收集目标而努力。

3.1.2达成共同协议。协议在这里实际就是指经大家共同商议认可并一致遵守的文书档案收集方面的约定或协定。明确文书档案收集的范围，文书档案收集、移交的时间，文书档案的责任部门、责任人员，电子文书档案收集的内容等。要达成共同的协议，充分商议是关键。为此，要求医院档案管理部门召集文书档案收集部门人员参加，听取收集对象的意见和建议，拟定文书档案收集方案，并根据文书档案管理出现的新形势、新要求、新变化及时做出修订和完善。主动深入业务科室、行政管理部门一线，充分沟通，获取支持和理解，指导协议落实。

3.1.3信息、思想和情感的沟通。针对领导、专兼职档案员、关键岗位的同事等，围绕信息、思想和情感沟通，采取不同的沟通技巧[4]。与领导沟通，重点是要获取领导对文书档案收集工作的重视和支持。因此，沟通的落脚点更多地围绕文书档案收集的重要性与必要性，让领导进一步理解做好文书档案收集对领导科学管理、精准决策的现实意义。与专兼职档案员的沟通，要重点围绕不同岗位可能产生的文书档案内容、类型，帮助其了解文书档案收集的来源、种类，等等。与关键岗位同事的沟通，重点是要围绕文书档案收集的范围和要求，帮助其熟悉文书档案收集的目标和协议要求。

3.2 协作

协作，即在文书档案收集目标实施过程中，部门与部门之间、个人与个人之间的协调和配合。文书档案收集涉及的环节多、部门多，离不开各部门及其人员的支持和配合。

3.2.1加强协作领导。要积极构建跨部门联合收集工作小组[5]。根据医院文书档案形成的特点、规律及界定的收集范围，组建由相关部门及人员参与的文书档案收集工作小组。由分管档案工作的院领导任组长，各部门负责人为副组长，专兼职人员及关键岗位人员为成员。明确小组的协作职责，围绕文书档案收集工作，召开协商会。

3.2.2优化协作条件。要在思想上充分认识协作在文书档案收集中发挥的重要作用，要在人财物方面给予支持。成立文书档案收集工作小组，把协作要求纳入其中。加强财力支持，为文书档案收集工作提供必要的设施、设备，及时跟进文书档案收集协作督促检查，对在协作配合中履职不力的给予批评，确保协作机制得到有效贯彻落实。

3.2.3讲究协作方法。针对文书档案收集要求和特点，采取更具针对性的协作方法。例如，定期收集，要注重文书档案形成部门及其人员变化，做好跟踪协调。责任收集，按照文书档案收集工作方案，承担相应收集任务的部门或人员，要按照收集时间任务节点的推进，及时跟进监督检查与协作配合的效果，发现问题及时解决。专项收集，针对医院重大活动或其他重要情况，需要在规定的时间内完成文书档案收集，采取一事一议的方式，临时组建收集小组，制定收集范围、内容及要求，确保档案收集科学规范。

3.2.4培养协作意识。调动部门及人员协作的积极性。首先是培养协作意识。通过举办业务辅导会、知识竞赛等方式，让参与人员充分理解协作配合在文书档案收集中的重要意义，真正把协作转化为思想自觉和行为自觉，切实以行动支持和配合文书档案收集工作。其次是增强协作本领。围绕文书档案收集工作的具体要求，有针对性地开展业务培训，组织专业人员、专兼职档案员进行培训，熟悉文书档案收集工作的协作方式方法，提升协作能力。再次是加强协作考核。通过奖优罚劣等方式，把文书档案收集协作配合度纳入部门档案管理工作考核的一项内容，赋予其一定分值，与部门及个人档案工作评先评优结合起来，切实调动全院部门及人员协作配合的积极性和主动性。

结语

文书档案整理、编目、检索、利用工作面对更多的是“档案”，而文书档案收集涉及更多的是“人”。因此，要重视文书档案沟通、协作，通过沟通形成文书档案收集工作的思想共识和行为共识，为协作奠定良好基础。同时，要以协作来检验沟通的具体成效，并进一步指导和推动沟通工作更加提质增效，实现文书档案收集目标，提升文书档案收集质量，为文书档案管理奠定扎实基础。

参考文献

[1]牟丹阳.档案收集工作特点、方法的探讨[J]青海教育，2000（12）：28-29.

[2]赵吉梅.论电子档案收集、整理的三个基本原则[J]兰台内外，2021（9）：23-24.

[3]蔡学美.电子档案要素合规分析[J]档案学研究，2020（5）：122-125.

[4]柴玉菲.“沟通”是做好档案收集工作的关键[J]兰台世界，2014（4）：95-96.

[5]李朝环.高校重特大事件档案收集工作研究[J]办公室业务，2023（18）：46-48.

[6]刘晓明，臧志美，马玉彪.档案文件资料收集工作面临的问题及对策[J]山东水利，2019（1）：38-39.

作者简介：蔡业敏（1986.7—），大学学历，海南省安宁医院馆员，主要从事档案管理。