档案数字化转型的逻辑、风险与进路

从晨晨?刘晨

摘 要：数字化转型赋予了档案工作新的发展动能，探究档案数字化转型能够为档案工作开拓与数字时代发展相适应的档案管理新路径提供参考。通过分析档案数字化转型的概念和逻辑来阐释档案数字化转型的必要性，并指出信息技术在档案数字化转型过程中所带来的潜在风险，基于此，提出重塑信息技术的内在价值、发挥信息技术优势、建构适宜数字生态的实践进路。

关键词：档案数字化转型；价值理性；技术理性

基金项目：河南省哲学社会科学规划项目“数智驱动下档案公共服务均等化问题研究”（项目编号：2022BZH007）。

自21世纪以来，以人工智能、大数据等为代表的数字技术对整个社会的形态产生了颠覆性的影响，促使整个社会步入数字化时代，档案领域的数字化转型也将成为必然趋势。中共十九届五中全会提出：“加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革。”在新一代信息技术的广泛应用下，加快档案数字化转型是应对新形势、新任务和新要求的必要决策，对提高档案治理能力和水平具有重要意义。

1 档案数字化转型的概念阐释

“数字化转型”是近年来政府、企业等所关注的一个热点问题，而将其与档案领域相结合，对其进行阐释，似乎又有一定的难度。本文尝试从档案信息化、档案数字化和档案数字化转型关联方面出发，以更好诠释档案数字化转型的本质和内涵。首先，档案信息化和档案数字化并不等同于数字化转型。档案信息化注重单个系统或局部的优化，以信息技术为支撑，用信息系统代替人工处理以实现信息的自动处理及档案无纸化操作，提高档案工作的效率。而档案数字化则是通过数字技术对档案数据深入挖掘和分析，从数据层面实现数据融合、数据标准化，将档案数据转化为一种全新的“隐形资产”。但信息化和数字化并不能与数字化转型之间划等号，前者侧重于技术的作用方式和手段，后者则是通过充分利用新方法和数字技术从根本上重塑整个系统的内部要素关系、系统与外部环境的关系。其次，档案信息化、档案数字化与档案数字化转型之间是有顺序关系的。档案信息化本质上仍停留在信息层面，而档案数字化的重点在“数字”上，且随着档案管理对象由“信息”细化至“数据”，从而造就档案工作由信息化邁入数字化的局面。而数字化技术是生产力工具，生产力工具是促进业务转型的基石，因而档案数字化工具的建设是第一步，而后才是实现档案数字化转型的目标。因此，档案数字化转型不仅仅是一种硬件技术的迭代升级，更重要的还是档案工作与信息技术之间的连接和渗透，前者是利用信息技术将档案工作实体、数据等元素相互连接起来，后者是信息技术与档案工作全面融合，二者共同促进了档案工作的智能转型。

2 档案数字化转型的价值逻辑

2.1 档案工作发展的客观要求

中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景纲要提出，要“加快建设数字经济、数字社会、数字政府，以数字化转型整体驱动生产方式、生活方式和治理方式变革”[2]。社会数字化转型已是必然之势。因此，档案工作进行数字化转型是应对时代发展和社会变化的必然选择。与此同时，新一代数字技术与档案工作的深度融合，促使其工作内容、工作环境及工作对象发生骤变，人们对档案文化、档案信息的要求也日益增长，档案工作需加快全面数字化转型是当前亟待解决的问题。

2.2 档案现代化治理的有效手段

数字化转型对档案工作的影响不仅体现在技术赋能上，同时还是促进档案治理现代化的积极实践。有学者指出，档案数字化转型的本质是档案治理的场域映射，是推动档案治理体系建设的路径选择[3]。数字化转型之所以能够有效推动档案治理体系建设主要表现在三个方面：一是促进治理主体向网络化演进。多元协同治理是目前学者研究档案治理认可度较高的一种治理方式，它的推进需要涉及多方主体的参与，以数字化转型所带来的组织结构的变革能够有效促进档案治理主体向网络化演进。二是促进档案治理客体向价值化发展。数字化转型通过应用数字技术，加速档案资源转型，为进一步实现档案数据挖掘、整理、可视化等提供基础。三是促进档案治理手段向智能化发展。数字技术的应用实现了档案资源的自动著录、智能编研以及智慧服务等智能化工作手段，档案数据治理能力将大幅提升。

2.3 档案事业高质量发展的现实路径

数字化转型的目标指向于档案事业高质量发展。数字化转型依托信息技术与档案工作的深度融合使得技术理性在档案工作中得以体现，为现代化的档案工作提供数据和资源供给，为档案事业高质量发展提供支撑。数字化转型的技术理性与档案事业高质量发展的价值理性高度耦合，档案数字化转型主要通过信息技术的赋能作用来实现档案工作全要素、全流程的重塑，同时，档案事业高质量发展价值理性的实现需要信息技术的嵌入来改革传统体制和运行机制。因此，档案工作需要数字化转型带来的“数字化”思维和“现代化”改善，这不仅能够使信息技术深度嵌入档案工作，还拓展了档案工作原有的思维和发展空间，是档案事业走向高质量发展的现实路径。

3 档案数字化转型的技术逻辑

3.1 信息技术衍生数字档案新形态

在生产力发展和信息技术进步的催化下，档案的形态演进可分为三个阶段。第一个阶段是以实物形式存在的档案，如甲骨、金文、纸张、照片等，该阶段人们对档案的关注多聚焦在载体的管理和保护上。而随着计算机和现代通信技术的发展，档案的形态进入电子档案阶段，大量的信息以原生或派生方式进入档案信息系统，人们对档案的研究重点也由载体保护过渡到信息内容开发。随后以“大云物智”为代表的数字技术的兴起，数据成为新的生产要素，促使档案形态向第三个阶段数据态演变[4]，在此阶段，如何发挥数据价值，使数据成为档案工作发展的动力引擎是关键所在。

3.2 信息技术助推档案工作降本增效

当前，信息技术与档案资源、档案工作以及档案主体之间的相互渗透已显著加深，依托新技术手段来提升档案工作效率是新的常态取向。首先，大数据、人工智能等技术的愈加成熟，使得传统的档案工作中一些标准化、程度化较高的工作势必会被取代，如智能化数据采集、档案资源智能收集、分类与检索等技术的应用，极大地提升了档案工作效率，节约了人力、物力成本[5]。其次，5G技术因其高速率、低时延、大连接等特性，不仅大幅减少了档案数字化处理和存储的时间，同时也为档案交流和合作提供了更为便捷的方式，促进了档案资源的共享和利用。因此，新型技术在档案工作中的广泛应用，能够加快档案工作的重构，助推档案部门高效工作。

3.3 信息技术驱动档案治理模式创新

以人工智能、大数据等为代表的信息技术的蓬勃发展，为档案治理模式的创新以及档案治理能力的提升提供了新的思维和手段。有学者提出了“档案智治”的观点，较为准确地指出了档案治理在数字化转型阶段的新发展方向 [6]。要点有三：一是治理的数字化转型，即通过信息技术的应用来推动治理对象的变革、治理方式的改进、治理机制的重构等；二是治理过程的整体性与协同性特征，即依托信息技术的应用来打通不同部门间或不同主体间的信息壁垒，为促进档案数据整合集成、共享利用提供支撑；三是治理效能的高效化和精准化，即借助信息技术作为工具辅助来及时实现在线化服务、精准化回应等特定主体治理需求。

4 档案数字化转型的潜在风险

4.1 价值理性缺失的风险

档案数字化转型的实现需以信息技术作为支撑，这也导致档案数字化转型过程中过分依赖技术，重“技”轻“人”的局面极易呈现。技术工具被当作人类的延伸，它只能是人类工作或生活中的“代具”，不可因其实用、创新及高效的特性而“美化”技术，致使档案工作的发展规律被忽视。有学者所言，“目前，过度强调档案的技术工具理性是工作中存在的一种现象，导致在档案实践中过分追求数字化、实用化和技术化等，而忽视了档案的人文价值”[7]，这是档案数字化转型过程中需要警惕的。

4.2 用户权利被侵蚀的风险

信息技术的标准是统一的，而用户的信息需求是多元的。信息技术在档案信息推送中的应用体现在它的智能决策能够影响推送给用户的信息类型。档案智能决策系统会根据用户浏览痕迹进行关联和分析，主动向用户推送可能引起他们兴趣的主题信息，但由于用户主动权受限，所接收的档案信息主题大致相同，便会导致档案用户有选择地排除不感兴趣的内容，加强自身的喜好和偏见，从而构筑起一个信息内容固化的“茧房”[8]。由于用户在接收档案信息时处于被动地位，档案智能决策系统所推送的档案信息就可能无法匹配用户的需求取向，从而限制了用户追求档案信息的主观能动性，削弱了档案用户的信息权利。

4.3 技术-组织-制度不兼容的风险

档案组织结构和制度的调整优化能否跟得上新技术的应用是档案数字化转型的关键所在。有学者指出，“技术的应用需要组织，同时信息技术也能重塑组织和制度，使之更好地适应技术的发展”[9]。从本质上看，信息技术具有标准化程度高，行业共通性等特点，是档案数字化转型的主要抓手，但随着信息技术的转型逐步开展，档案组织结构和制度规范处于另外一个不相干的领域，那么工作难以推进、数字化设施利用率低等问题就会显而易见。

5 档案数字化转型的实践进路

5.1 重塑信息技术在档案数字化转型中的内在价值

信息技术对档案数字化转型尤其重要，已成为档案数字化转型中最为关建的因素，但也不能忽略信息技术在档案数字化转型中的潜在风险。对档案工作而言，需重塑信息技术在档案数字化转型中的内在价值，厘清档案工作发展规律和技术发展规律的逻辑关系。一方面，档案数字化转型过程中要避免以技术为中心的工作导向。信息技术并不能完全替代档案人员的角色，档案数字化转型过程中应始终遵循真实、客观、公平等原则，加强档案工作人员自身责任意识。此外，还需增强用户对新技术应用的了解，如在为用户提供档案服务过程中，通过让用户了解智能决策技术推送档案信息的原理，并建立信息反馈机制，掌握用户的知识接收情况，不断优化档案信息推送方式，以增强档案用户的信息甄别与选择能力。另一方面，重塑信息技术在档案数字化转型中的内在价值应当聚焦信息技术的两个认知：包容性认知和适应性认知[10]。随着档案数字化转型逐渐开展，技术理性牵制“人”的工具理性、“技术-组织-制度”不兼容以及技术侵蚀档案用户权利的潜在风险逐渐显现出来，为消除业界对新技术应用的质疑和顾虑，利用信息技术实现档案数字化转型的目标就需要包容性和适应性认知。

5.2 发挥信息技术在档案数字化转型中的技术优势

信息技术的优势通过赋能档案工作，实现全方位、全要素、全流程的档案数字化转型来彰显。一方面，完善信息技术在档案数字化转型中的顶层设计。一是要突出新技术应用的整体性，以新《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》为行动指南，设计不同层面下推进档案数字化转型的总体方案与具体规划，推动新技术应用理念、方法和模式与应用过程的整体性和连贯性。二是突出新技术应用的协同性，以档案机构为中心，在明确档案机构与相关利益机构之间权责关系的基础上，协同其他部门共建数据共同体，构建起档案机构和其他行业之间协同共治的数字化常态机制。另一方面，以信息技术推动档案数字化平台架构升级。一是加快数字档案馆建设，推动档案数字化与各行各业信息化发展水平相适应，实现原始电子数据的全过程管理；二是加快系统集成平台建设，在已有的技术架构和应用系统的基础上，推动异构系统之间的集成，实现档案信息管理系统与其他系统的交互。

5.3 建构适宜数字生态为档案数字化转型提供体系保障

数字化转型为新时代档案工作带来发展机遇的同时也滋生了相应的风险与挑战，此时重塑理念、组织和制度，为档案工作建构适宜的数字生态尤为重要。首先是以理念转型引领档案数字化转型健康发展。档案数字化转型不能拒绝与技术融合，也不能彻底的以技术工具代替人，而应辩证地看待信息技术在档案数字化转型中的应用，把握“变”与“不变”的内在要求，在遵循档案工作发展规律的原则下，重塑信息技术在档案数字化转型中的内在价值。其次是通过组织变革强化档案数字化转型组织保障。在档案数字化转型过程中，组织会变得愈发“开放”和“复杂”，工作协同和共同目标将会成为组织结构创新的关建要素，柔性组织的打造、扁平化组织管理模式，能够提高组织的感知能力、转化能力以及整合能力，最大限度地保障转型实践的深入与实现。最后是重塑良好的制度环境。制度设计对于档案数字化转型的重要性是不容忽视的，它主要是为了实现转型过程中的规范化管理，解决可能会出现的问题，如档案系统运维与安全管理问题、部门职责分工以及奖惩问题、数字档案资源安全问题、数字技术伦理问题等，这就需要重塑档案数字化转型的制度环境，进一步规范档案管理工作整个流程，为数字化新时代档案工作的全面转型提供保障。

参考文献

[1]关于进一步推进我国档案数字化转型及综合利用的提案[J].中国档案，2022（03）：21.

[2]中共中央办公厅，国务院办公厅.《“十四五"全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2021-10-11]https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

[3]马双双，谢童柱.数字中国建设背景下档案工作数字化转型：内涵、困境与进路[J].档案学研究，2022（06）：115-121.

[4]钱毅.技术变迁环境下档案对象管理空间演化初探[J].档案学通讯，2018（02）：10-14.

[5]郑慧，刘思含.人工智能与档案开发利用：应用、愿景与进路[J].山西档案，2022（05）：5-10+28.

[6]嘎拉森，徐拥军.檔案治理体系的构成要素与实现路径[J].档案学通讯，2022（06）：61-69.

[7]赵红艳，周铭.论档案管理中工具理性与价值理性的平衡[J].档案与建设，2016（04）：9-12.

[8]马广惠，安小米，宋懿.电子政务背景下数字档案资源整合政策内容分析[J].档案学研究，2018（04）：82-91.

[9]陈振明.实现治理数字化和智能化转型[J].国家治理，2020（03）：20-24.

[10]祁志伟，桑川.政府数字化转型的技术逻辑、潜在风险与实践取向[J].电子政务，2023，（06）：113-124.

作者简介：从晨晨，郑州航空工业管理学院硕士研究生，研究方向：档案信息化。刘晨，黄河科技学院副教授，研究方向：档案法规。