大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

摘 要：随着信息技术的快速发展，干部人事档案信息化管理已经成为提高高校人事管理工作效率和质量的重要手段，但在当前的信息化管理中，仍存在一些问题，如信息化人才匮乏、系统安全性不足以及数据分析精准性不高等，严重制约了高校档案管理信息化的发展。基于此，文章简要分析了大数据时代高校干部人事档案信息化管理的题中之义，即利用大数据技术推动档案管理信息化的主客观和现实需求，并从大数据时代高校干部人事档案信息化管理的现实困境出发，提出了加强档案信息化管理的具体措施，以期满足高校人事档案信息化管理的需求。

关键词：大数据时代；高校干部；人事档案；信息化管理；改进策略

干部人事档案管理是高校人事工作的重要组成部分，为高校提供了干部选拔、任免、考核以及奖惩等决策的重要依据，随着高校干部数量的增加和工作复杂化，传统的手工档案管理方式已经无法满足高校的需求。而信息化管理的引入可以有效提高工作效率、加强数据的管理和分析，为高校提供更科学、准确的人事管理决策。然而，当前高校干部人事档案信息化管理仍存在以下问题：一是信息化人才匮乏，缺乏专业的技术人才支持系统的建设和运维；二是系统的安全性不足，存在数据被泄露和遭受外部攻击的风险；三是数据分析的准确性和有效性有待提高。

一、大数据时代高校干部人事档案信息化管理的题中之义

1.运用大数据技术开展档案管理是高校干部人事档案管理的客观需求

在大数据时代，运用大数据技术推进高校干部人事档案信息化管理，可以有效提高人事档案管理的效率、精确性和安全性，是高校管理现代化发展的重要方向。

第一，大数据技术可以帮助高校干部人事档案管理部门快速整合和处理大量的档案数据。传统的人事档案管理方式往往依赖纸质档案或电子表格管理，管理效率低下且易出错，而在信息化管理方式下，可通过大数据技术将各类档案数据整合到统一的平台，并规范化、标准化管理，不仅能够减少人力资源的浪费，还能够提高档案管理部门的工作效率。

第二，大数据技术可以实现高校干部人事档案的精确管理和智能化分析。利用大数据分析技术，挖掘和分析在档案数据中的潜在信息，发现干部人才培养的特点和规律，基于这些分析结果，高校可以更好地制定和调整人事政策，提升干部选拔和培养的效果。同时，大数据技术还可以实现对干部人才评估和绩效的精确化管理，通过对干部的绩效数据跟踪和分析，及时调整干部任免和晋升的决策，提高高校干部队伍的整体素质和竞争力。

第三，大数据技术可以加强高校干部人事档案的安全管理。传统的纸质档案容易受到损坏、丢失或盗用的风险，且难以有效监管和权限控制，而在信息化管理方式下，可以通过设置权限和加密措施，并利用备份和灾备措施，防止档案数据的丢失和破坏，最大限度地保护档案信息的安全和完整。

2.基于大数据思维加速干部人事档案信息化，符合学科发展的主观需求

干部人事档案信息化管理是学科发展的主要内在需求，随着科技的快速发展和信息化的普及，各学科都面临着大量数据和信息的积累和管理问题。干部人事档案作为学科发展中重要的管理资源，也需要实现信息化管理。基于大数据思维的干部人事档案信息化管理，可以更好地应对数据量大、复杂度高的问题，提高学科发展的效率和质量。在干部人事档案信息化管理过程中，大数据技术可以帮助学科更深入、全面地进行数据分析，揭示干部队伍的人才结构、特征和发展趋势，便于制订更科学、更合理的人事政策和计划，提高人才选拔和培养的精准度和针对性。此外，基于大数据思维的干部人事档案信息化管理还可以有效促进学科协同发展。这是因为干部人事档案信息化管理不仅涉及干部任免和晋升等个体层面的问题，还涉及协同管理、资源共享等学科整体层面的问题，而信息化管理可以实现多个学科之间的数据共享和协同分析，促进学科之间的交流与合作，提高学科的整体发展水平。

3.借助大数据加强人事档案信息化建设是优化人力资源结构的现实需求

借助大数据加强人事档案信息化建设是优化人力资源结构的现实需求，大数据技术的应用可以帮助高校更好地理解和管理人力资源，从而实现人力资源结构的优化和最大化效用。

第一，借助大数据加强人事档案信息化建设，提高人力资源管理的精细化水平，高校应加强对人事档案数据的收集和分析，深入了解员工的背景、能力和经验等，以此衡量人员的潜力和适应能力，并为合理的人员选拔、晋升和培养提供科学依据，以便更好地匹配人才和职位，提高人力资源的合理配置和利用效率。

第二，大数据分析可以帮助高校预测和规划人力资源需求。通过对历史招聘信息、员工流动等数据的分析，便于高校充分了解人力资源的供需关系和趋势，从而做出更准确的人事决策。基于此，高校不但可以预测未来的人员需求，提前做好招聘、培训和绩效管理等准备工作，还可以通过对人员绩效数据的分析，评估员工的工作表现和发展潜力，为高校人力资源的战略规划提供数据支持。

第三，大数据分析可以加强人力资源管理的个性化和人性化，实现对员工个体情况的精确分析和个性化管控。例如，根据员工的绩效数据和个人特点，为其定制个性化的培训计划和晋升路径，提高员工的参与度和满意度。同时，根据员工的反馈和需求，及时调整和优化人力资源管理政策，提升员工的工作满意度和忠诚度。

4.推进高校干部人事信息化管理是档案事业发展的时代要求

高校干部作为高校管理的核心和骨干力量，其任职、晋升和绩效评估等事项都需要有准确的记录和档案来支持。然而，传统的纸质档案管理方式存在容易丢失、损坏、难以检索和共享的问题，无法满足高校干部人事信息管理的迫切需求。信息化管理可将高校干部人事的档案数据电子化，利用各类信息管理系统的存储、检索和共享功能，提高档案管理的效率、精确性和可靠性。同时，利用信息化管理系统，实时记录和统计干部的背景信息、能力素质以及工作经历等重要数据，为高校的干部选配和培养提供科学依据，并以此揭示干部的特点和潜力，为干部选拔和配置提供决策参考，实现人才的合理配备和人才培养的针对性。另外，信息化管理还可以有效促进高校干部的评估和绩效管理，建立完整的绩效档案和评估体系，实现对干部绩效和发展的跟踪和评估，及时调整干部的任免和晋升，并帮助干部发现个人的優势和不足，开展有效的职业规划和发展。信息化管理可以加强高校干部人事档案的安全管理，实现权限设置和数据加密，保护档案信息的安全和隐私，并通过备份和恢复等措施，防止档案数据的丢失和损坏，保证干部档案的完整性和可靠性，以适应档案事业发展的时代需求。

二、大数据时代高校干部人事档案信息化管理的现实困境

一方面，很多高校的档案管理人员对干部人事档案信息化管理的重要性和意义缺乏足够的认识，缺乏重视和理解，忽视或懈怠档案的完整性、准确性和保密性，容易产生信息不全、数据混乱等问题；另一方面，某些高校缺乏专门的档案管理部门或机构，导致人事档案信息化管理缺乏统一的标准和规范，没有完善的管理机制和制度，不能达到持续改进和优化的效果，影响档案信息化管理的质量和效果。并且，高校干部人事档案信息化管理需要专业、高效的团队支持，但在许多高校中，普遍存在缺乏专业化档案管理团队的问题，如人员流动频繁、人员素质欠缺等问题，导致团队建设不足，无法提供稳定和专业的支持，限制了信息化管理的发展和运作。此外，档案信息化管理涉及大量的个人数据，其安全保障至关重要，但在部分高校，安全工作的意识和措施落实不到位，可能存在数据被泄露、滥用、无权限访问等问题，导致干部人事档案信息存在安全风险。

三、大数据时代高校干部人事档案信息化管理的改进策略

1.加强大数据信息化建设宣传，增强职工信息化管理意识

在大数据时代，高校应积极通过宣传活动、会议和培训等方式，向干部职工普及信息化管理的重要性和意义，定期组织专家讲座或发表相关研究成果，向干部职工介绍大数据在人事档案管理中的应用案例以及信息化建设的好处和优势，引导干部职工认识到大数据对于提高工作效率、优化人事档案管理流程的重要作用。同时，定期组织开展相关培训和教育活动，增强干部职工的信息化管理意识，通过培训课程、在线学习平台等方式，向干部职工传授信息化管理的基本知识和技能。并且，组织干部职工参与信息化管理的实践活动，引导他们亲自操作，体验信息化管理的便捷和效果，增强其对信息化的认同感和积极性。此外，高校还可以建立与信息化管理相关的绩效考核机制，将信息化管理作为绩效考核的重要指标之一，以考核结果反馈激励干部职工积极主动地参与信息化管理工作，增强信息化管理意识，提高工作能力，并合理设定考核指标，确保信息化管理工作与高校的整体目标和发展需求相匹配，以推动高校人事档案信息化管理不断升级和改进。

2.加快高校人事档案管理信息化平台建设

第一，高校要明确人事档案管理的需求和目标，包括确定系统功能需求、数据存储和处理需求、用户操作需求等，从建设方向、资源投入和实施步骤全方面梳理。第二，选择合适的技术平台是建设信息化管理系统的基础，高校应根据自身的具体情况和实际需求，使用成熟的人事档案管理软件、云计算、大数据平台等技术手段，并考虑系统的可扩展性和灵活性，以便随着需求的变化升级和扩展。第三，整合各部门和单位的人事档案数据，建立统一的数据标准和格式，以实现跨部门、跨单位的数据共享和协同操作，从而提高工作效率、减少冗余操作、保证数据的准确和一致。第四，为了提高用户体验，高校应设计简洁、直观、易操作的用户界面，以方便干部职工对人事档案的管理、查询和操作，并提供系统培训和技术支持，帮助用户熟悉和掌握使用技巧。第五，在信息化平台建设后，还应定期评估其运行情况，收集用户反馈和建议，并及时改进和优化，不断完善系统功能、提高用户满意度，保持信息化管理系统的有效性和适应性，进一步推动高校的信息化建设，提高管理水平。

3.加强高校干部人事档案信息化管理人才队伍建设

为了加强高校干部人事档案管理信息化人才队伍建设，高校应根据信息化管理的需求，制订具体的培养计划，明确培养目标、培养内容和培养方式，积极组织员工培训，可以邀请专家讲座，开展相关在线学习课程等，提高人才队伍的信息化管理能力和技术水平。同时，设立专门的信息化管理岗位或部门，招聘和培养专业人才，负责人事档案信息化管理工作，确保有专人负责人事档案信息化的日常管理和维护，并提供专业的技术支持。在此基础上，高校还要积极对外引进人才或与其他高校合作，提高人才队伍的知识和技术水平，并设立人才引进计划，招聘具有信息化管理经验和专业知识的人员，为其提供必要的培训和发展机会。为了吸引和激励人才队伍，高校还可以建立一套完善的激励机制，如设立信息化管理能力和绩效考核，对于表现优秀的员工给予奖励和晋升机会，提高其积极性和工作动力。信息化作为一个不断发展和变化的领域，高校干部人事档案管理信息化人才需要不断学习和更新知识，高校要鼓励员工参加培训、研讨会和学术会议等活动，与同行交流经验和成果，不断提高自身的专业能力和创新能力。此外，高校还可以与其他高校或专业机构建立合作关系，共享资源和经验，开展人才培养和交流项目，或者派遣人员到其他高校参加短期培训和交流，又或者邀请专家来高校培训，促进人才队伍的共同发展，不断提高人才队伍的专业能力和水平，以适应信息化管理的需求，从而推动高校人事档案管理信息化工作的顺利开展。

4.提高高校人事档案管理系统运行的安全性

第一，要提高高校人事档案管理系统的安全性，应建立合理的用户权限管理机制，设置不同层级的权限，确保只有有权限的人员可以访问、操作和修改系统，定期审查和更新用户权限，确保权限与职务岗位、责任划分相匹配。第二，对于系统中的重要数据和敏感信息，采用数据加密技术保护，如采用加密算法对数据库中的敏感数据加密存储，加强数据的保密性和完整性；第三，高校人事档案管理系统应建立健全网络安全防护措施，包括安装防火墙、入侵检测系统以及反病毒软件等，及时发现和应对网络攻击、病毒侵入等安全威胁；第四，定期对人事档案管理系统的数据备份，并将备份数据存储在安全的地方。同时，建立灾备恢复机制，确保系统在意外损坏或灾难发生时能快速恢复运行；第五，定期组织开展员工的信息安全培训，提高员工对网络攻击、钓鱼邮件、社交工程等常见安全威胁的识别能力和防范意识，并组织开展安全审计工作，对系统漏洞扫描和评估，及时修复在系统中的安全漏洞和弱点，确保系统的安全性，有效保护档案数据的机密性、完整性和可用性，防范潜在的安全威胁和风险。

四、结语

综上所述，大数据时代给高校干部人事档案信息化管理带来了新的机遇和挑战。针对目前高校干部人事档案信息化管理存在的问题与不足，应从完善信息化管理制度、加强人才培养和引进、提高系统安全性、增强信息管理意识等方面，提高高校人事档案信息化管理的水平和能力，提高工作效率和决策科学性。未来，针对高校档案信息化管理的问题，还应结合现代化智能技术，进一步创新高校干部人事档案信息化管理工作。

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作者单位：陕西艺术职业学院

作者简介：张静茹（1985—），女，汉族，山东潍坊人，硕士研究生，馆员，研究方向：人事档案。