智慧档案馆顶层设计研究总体架构及运行机理分析

摘 要：随着大数据时代的到来，智慧档案馆成为档案事业主要的发展方向，需要重点研究档案馆实际工作方式，以解决顶层设计到实际运行问题，使智慧档案馆能够形成完善的运行体系。文章深入分析了智慧档案馆顶层架构模型，研究出不同架构层面的设计方案，总结出智慧档案馆运行方式，希望能够给予相关工作人员参考和借鉴。

关键词：智慧档案馆；顶层设计研究；总体架构；运行机理

智慧档案馆主要是汇集人工智能、大数据、云计算等技术，使智慧档案馆能够做到全面感知、智能应用，将进一步提高档案管理工作效率和专业服务，从而推动我国档案事业向高质量方向发展。目前，基于智慧档案馆顶层架构的研究仍没有形成完善体系，需要深入分析智慧档案馆顶层架构模型，研究不同架构层面的设计方案，总结智慧档案馆的运行方式，设计出符合档案管理工作需求的智慧档案馆总体架构和运行机理。

一、智慧档案馆顶层架构模型构想

顶层架构是智慧档案馆建设核心技术，更是决定智慧档案馆技术发展空间上限的关键要素，可以让智慧档案馆具有更多的功能扩展。研究人员应以智慧档案馆发展全局为出发点，采用先进的系统集成技术，还要考虑档案馆各项管理和服务工作，不断完善顶层架构和主要功能，构建符合档案馆长远发展的运行机制。智慧档案馆顶层架构设计应具有战略性、系统性特点，还要完善系统运行维护应用，使智慧档案馆具有较强的维护性，减少智慧档案馆应用阶段的维护费用，并确定智慧档案馆总体建设目标。

智慧档案馆顶层架构设计应采用更多新型信息技术，具备较强的智能化和自动化特点，可以推动在线感知互动交流，使档案馆和信息技术高度融合。智慧档案馆总体架构还要以档案管理各项业务流程为出发点，重点提升功能应用和资源共享，使智慧档案馆能够成为公众了解档案资料的重要窗口，为公众提供更多个性化服务，全面提升档案馆服务质量和工作效率。智慧档案馆应重点突出智能化，將顶层设计重点放在公众档案调阅需求，以此来提高档案馆社会和服务效益。研究人员应将工作重点放在信息技术集成方面，要重新优化顶层架构设计工作，还要根据档案馆数据资源和日常管理工作特点，构建出符合时代发展的智慧档案馆顶层设计蓝图。

二、智慧档案馆顶层架构模型研究

1.技术核心层

在确定智慧档案馆顶层架构设计蓝图和目标后，就需要根据顶层架构设计方案完善各项技术应用，首先，需要构建技术核心层。该层面设计工作是智慧档案馆能否正常运行的关键所在。智慧档案馆技术核心层应重点体现智能、智慧特点，还要体现出档案管理工作中的文化价值，这是实现智慧档案馆建设的基本要素。智慧档案馆技术核心层设计应按照数据、信息、知识到智慧流程开展，要逐渐提升档案资料数据智能化，通过逐步完善设计体系方式，使数据信息逐渐向智慧化方向转变。智慧档案馆中的“智慧”应主要体现在数据收集、分类、存储和应用层面，研究人员应从信息技术发展态势开展前瞻性研究，将知识和数据紧密连接，扩大知识应用层面，将知识以智慧方式展现出来，让公众能够更加直观地了解档案知识。同时，智慧档案馆技术核心层应重点突出智慧性，逐渐提升智慧档案馆智能技术应用，提高档案管理智能化和信息化管理水平。大量新兴信息技术不仅可以让智慧档案馆数据处理能力有较大提高，还能转变档案馆与公众互动方式，让更多的人可以了解智慧档案馆的实际应用价值。

2.技术支撑层

技术支撑层应当以资源、技术、管理、制度、安全为主要支撑点，通过构建子系统方式来实现智慧应用。研究人员应从技术集成创新和共享发展理念，将技术核心层智慧应用完整展现出来，为智慧档案馆建设提供更多技术支撑。

（1）资源系统。资源是档案馆重要的工作内容，更是智慧档案馆的设计核心要点，要求智慧档案馆要转变传统的资源管理方式，不断增加新兴技术应用范围，丰富档案资源管理工作。智慧档案馆资源系统还要以节省运行成本为出发点，有效整合档案资源管理工作涉及的人力、物力和财力，实现档案资源管理和信息技术的有效融合。档案资源系统要将人力资源优势进一步扩大，使档案馆可以和公众有效互动，构建双向沟通渠道，使智慧档案馆可以根据公众档案需求，提供更加精准的档案服务，提高档案资源管理精准化程度。智慧档案馆还要加强物力资源管理质量，将档案资源管理涉及的物力资源实行在线统一管理，降低人为因素干扰。而技术资源则主要集中在以人工智能、大数据和云计算等先进互联网技术，是提高档案馆资源管理工作的技术支撑，更是实现智慧管理的重要举措。

（2）技术系统。技术系统是整个智慧档案馆顶层架构设计工作的重要组成部分，更是信息技术应用于智慧档案馆的重要路径。研究人员应根据信息技术特点，加大对档案管理工作的研究深度，使信息技术能够和档案馆工作全面对接，实现档案管理智能化目标，还能让智慧档案馆具有更强的技术扩展空间。技术系统设计工作应按照分层设计原则，按照智慧档案馆应用层面可以划分为感知、传输、平台及应用层面。其中，感知层面主要是为顶层架构打下坚实基础，大量应用传感技术，并利用人工智能技术应用优势，使生物特征转化为信息特征，管理人员只需要语音交流就可以完成档案管理工作，在海量档案数据中搜寻相关内容。感知层还可以设置电子标签方式，将不同档案数据化为不同标签，使公众可以按照电子标签提示，提取档案资料，使智慧档案馆更加智能化；传输层则主要将多种网络传输技术集成应用，是智慧档案馆与内外界沟通的关键要点，可以为公众提供更加优质的档案查阅和下载功能，还可以为感知层收集更多关键数据；平台层则是智慧档案馆顶层架构设计中的技术核心，档案管理人员只需要根据档案管理工作需求，可以创建相对应的功能，平台层还能将档案数据实现内外部共享；应用层则主要是互联网爬虫技术，方便公众检索相关内容，实现高精度内容搜索功能，使“智慧”得以全面发挥。

（3）管理系统。管理系统主要是为档案管理工作提供助力的重要系统板块，主要是因为智慧档案馆数据资源管理与传统管理存在差异，要求管理系统要转变传统档案工作方式，使档案管理人员能够快速适应智慧档案馆。智慧档案馆建设和应用需要大量的专业技术人员，不仅是信息技术领域，还要在信息管理领域有所突破，要根据智慧档案馆智能化和信息化程度，构建相关管理机制，加强智慧档案馆日常维护工作力度。管理系统主要功能实现应集中在决策、协调、管理与执行模块，还要根据档案馆日常管理工作需求，增加审计和咨询模块，才能让智慧档案馆更加符合档案管理工作需求。管理系统还要具有良好的可扩展性，要满足档案馆日常管理工作需求，还要做好档案馆和公众交流互动工作，实现档案馆多元化管理目标。

（4）制度系统。在开展智慧档案馆顶层架构设计工作中，制度系统是根据档案管理工作法律、标准、评价和配套功能为出发点，是减少智慧档案馆建设困难的重要技术。首先，智慧档案馆顶层架构要根据相关法律法规开展，这是智慧档案馆建设的基础条件，研究人员应认真分析档案管理和信息安全法律法规，推动智慧档案馆长远发展；其次，智慧档案馆还要始终贯彻落实国家标准，要充分考虑到与其他档案馆的互动交流工作，要在国家标准基础上开展各项研究工作，还要为智慧档案馆未来的功能扩展与更新打下良好基础。制度系统不仅涉及法律和标准，还要包含内容评估模块，档案馆要根据自身管理制度要求，将相关工作纳入制度系统中，全面提高智慧档案馆的实用性。

（5）安全系统。互联网安全是档案馆能否正常开展工作的关键要素，研究人员应以体系设计方面为出发点，采用交互方式开展安全系统设计工作，要实现数据资源利用最大化，还要将技术、政策和档案馆管理工作作为重要内容，构建出符合智慧档案馆的信息安全体系。研究人员要基于现有信息安全技术，加大对信息安全核心技术创新工作，还要根据智慧档案馆顶层架构设计原理，将信息安全系统融合到智慧档案馆体系中。安全系统还要基于物联网和云计算技术要求，构建档案馆内部信息安全管理体系，确保档案数据始终处于安全状态。安全系统还要根据国家工信部门要求，严格落实档案馆信息安全管理制度，要定期开展安全系统更新升级工作，还要全面评估智慧档案馆体系安全性。安全系统还要具有应急防范功能，将常见信息安全问题整理成防范程序，当智慧档案馆受到信息安全影响时，应急防范功能就可以按照预定程序启动，减少互联网对智慧档案馆正常运行的影响。

3.应用服务层

应用服务是帮助档案管理人员开展工作的重要支撑，其设计理念应基于技术核心层要点，完美发挥档案管理事业文化内涵，并整合智慧档案馆信息技术优势，重点提升档案馆公众服务职能。应用服务层是顶层架构的重要支撑点，其研究方向应基于智慧档案馆未来发展趋势，将各项服务转化为相关工作，并提供全套的智慧服务功能。首先，应用服务层建设应根据感知层功能，将档案数据收集、挖掘、分析融入一体，构建高效的档案资料搜索功能，让公众可以根据自身喜好访问档案资料，实现海量档案数据资源一键查询功能，还要协助档案管理人员开展日常维护工作；其次，要发挥移动互联网的技术优势。智慧档案馆要根据新媒体技术应用特点，将档案在线服务功能逐渐延伸到智能终端，可以让公众通过无线网络访问档案数据平台，根据移动终端功能特点，实现多渠道访问智慧档案馆功能；最后，要根据档案数据资源开发出更多的智能化服务功能，要深入挖掘档案资料数据资源，找出其中高价值的档案数据，根据数据敏感性和重要性，决定是否向公众开放。应用服务层还要根据不同公众档案数据访问要求，提供个性化的数据信息推送功能，全面提高档案数据利用率。

三、智慧档案馆顶层架构运行机理研究

1.档案管理和应用需求机理

构建智慧档案馆主要是为了提高档案管理工作效率，为更多公众提供个性化的档案数据资源服务。研究人员应根据档案管理和应用需求开展设计工作，还要定位各项功能主要面对的人群，明确智慧档案馆主要研究方向，减少智慧档案馆研究阻碍。研究人员应根据不同人群对档案数据的需求，做好应用服务，优化工作，明确各子系统主要功能和扩展方向，将服务功能划分到不同系统，充分发挥档案馆资源信息优势。

2.协同机理

基于档案管理工作涉及科目相对较多，在构建智慧档案馆时要增加相关管理科目，还要根据各项工作和服务开发相对应的子系统。研究人员应以智慧档案馆发展全局为出发点，统筹好各应用层面的基本要素，充分发挥各项技术功能优势，确保各项功能能够正常使用。基于不同功能属性的系统开发工作，在研究初期可能会存在功能定位不全情况，研究人员需要根据功能层面和技术的互补性，从底层向顶层架构优化，逐渐让智慧档案馆功能技术走向成熟。

3.循环反馈机理

构建智慧档案馆主要是为了推动档案数据的高效利用，使档案数据能够挖掘出更大的应用价值。在开展顶层架构模式研究工作时，还要实现循环反馈机理目标。重点应突出核心、支撑应用服务等功能层次，技术核心层更要以档案管理独特文化价值为核心，确保智慧档案馆总体开发思路方向正确，而支撑层则主要为各项功能提供技术支持。应用服务层则是将智慧档案馆功能完整展现出来，三个层面既有不同点，也有共同点，都是通过动态循环方式展现智慧档案馆的应用价值，还能推动档案馆向高质量方向发展。

4.开放式创新机理

基于档案馆具有较强的公众特点，这意味智慧档案馆技术原理也应是一种开放状态，还需要不断从外界收集资源数据，实现档案数据资源在线共享，使智慧档案馆能够成为区域档案管理中心，为各种档案数据资源提供各项服务。智慧档案馆采用開放式技术的同时，研究人员也需要根据这种特点创新档案资源管理技术，要让智慧档案馆具有更强的应用价值，从而突破传统档案馆管理模式时间和空间限制。智慧档案馆可以根据公众访问喜好，分析公众档案数据查阅习惯，根据不同人群开发出更多个性化服务。

5.主导机理

在建设智慧档案馆时，可以按照不同建设周期的主要特点，划分为不同建设阶段，可以分为初级、成长和成熟。而不同阶段建设重点也存在差异，涉及不同的功能和服务主导权问题，研究人员需要根据不同阶段研究特点，采用主导转化机理开发方式。在建设初期，应当以技术实现和创新为主，要平衡好智慧档案馆各项管理功能和系统研究要点，以有效缩短研发时间。在成长和成熟阶段，要实现子系统功能均衡发展，以提高智慧档案馆实际应用性为主。

四、结语

综上所述，构建智慧档案馆是打造智慧城市的重要组成部分，需要以顶层设计工作为出发点，还要根据档案馆长远发展角度为研究方向，实现智慧档案馆各项功能和系统协同发展。智慧档案馆应基于技术层面和系统研究功能，前期应开展智慧档案馆建模工作，通过对各技术层面和系统研究，可以为智慧档案馆建设工作提供良好的参考价值。虽然智慧档案馆研究依然处于初期阶段，国内外也缺乏成熟经验和技术参考，但应不断深入研究智慧档案馆顶层架构，为我国档案事业发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]刘泽禹，任 越.智慧城市背景下智慧档案馆功能框架分析[J].山西档案，2023（03）：72-79+35.

[2]王 静，刘莉莉.双一流建设背景下高校智慧档案馆建设研究[J].文化产业，2023（11）：109-111.

[3]夏嘉宝.面向智慧城市的智慧档案馆风险防御体系构建研究[D].黑龙江大学，2022.

[4]钱 毅，崔浩男. 基于证用价值导向的通用档案信息系统体系架构研究[J]. 档案学研究，2021（04）：10-16.

[5]周喜青.智慧校园背景下高校智慧档案馆建设研究[D].湘潭大学，2022.

[6]秦 杨.我国智慧档案馆建设的现状分析与对策研究[D].河北大学，2020.

[7]莫家莉，史仕新，许 杨.智慧档案馆顶层设计研究：总体架构及运行机理[J].浙江档案，2016（08）：6-9.

作者单位：国家能源集团宿迁发电有限公司

作者简介：赵卫明（1970—），女，汉族，云南腾冲人，本科，馆员，研究方向：智慧档案馆建设。