基于生命周期理论的企业电子档案高质量管理实践

许敏玲

[摘 要]文章阐述了生命周期理论及其在企业管理中的应用，分析了电子档案的特点及管理现状，以电网企业为例，详细研究了生命周期理论在电子档案创建、存储与检索、保护与销毁等各阶段的应用，分析了影响电子档案管理的内外部因素，提出了针对性的管理优化路径，通过这些研究分析，为企业电子档案管理的理论探索与实践创新提供参考，提升电子档案的管理效率与安全性。

[关键词]生命周期理论；企业电子档案；高质量管理

中图分类号：F275；G270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）10-0022-03

随着信息技术的快速发展，电子档案已成为企业运营的重要支撑，其质量与安全也直接关系到企业的核心竞争力[ 1 ]。传统的电子档案管理方式往往侧重于单一环节，难以实现对电子档案全生命周期的有效管理。因此，基于生命周期理论，对电子档案从创建、存储、利用到销毁等各个环节进行系统性管理，确保电子档案在整个生命周期内始终保持高质量与安全性，成为当前企业电子档案管理的重要研究方向。这一研究不仅有助于提高企业的管理效率和信息安全水平，也为企业电子档案管理的创新与发展提供了有力支持。

一、生命周期理论的研究基础

（一）生命周期理论概述

生命周期理论源于生物学领域，以自然生物的生长、发育、成熟、衰老、死亡过程为蓝本，揭示了事物发展的自然规律。这一理论后来逐渐拓展至多个学科领域，为社会科学、经济学、管理学等领域提供了独特的分析视角[ 2 ]。在社会科学领域，生命周期理论不再仅仅关注时间的流逝，而是更深入地探讨事物在不同阶段所表现出的特性、所面临的问题以及所需的资源与支持。在经济学中，它帮助企业理解市场变化、预测经济周期；在管理学中，它指导企业根据发展阶段制定合适的战略[ 3 ]。

生命周期理论提供了一种系统性的、动态的视角，有助于企业管理人员在企业电子档案高质量管理实践中更全面地理解事物的发展过程。

（二）生命周期理论在企业管理中的应用

在企业管理实践中，生命周期理论发挥了不可或缺的作用。企业的成长和发展，如同生物体的生命周期一样，经历了初创期、成长期、成熟期和衰退期等不同阶段。每个阶段，企业都面临着不同的挑战和机遇，需要制定不同的战略和管理策略[ 4 ]。

在初创期，企业需要快速占领市场，形成核心竞争力。在成长期，企业需要扩大规模，优化管理。在成熟期，企业需要保持市场份额，创新产品和服务。在衰退期，企业则需要考虑转型或退出。生命周期理论的应用，使得企业能够更准确地识别自身的发展阶段，制定更科学的管理策略，从而实现可持续发展。

（三）生命周期理论在企业电子档案高质量管理中的价值

电子档案作为企业信息化进程中的重要产物，其管理同样遵循着生命周期的规律。从电子档案的创建、存储、检索、保护到销毁，每一个环节都涉及信息的完整性、安全性和可用性。生命周期理论为电子档案的管理提供了一个系统的框架，使得管理者能够根据不同阶段的特点和需求，有针对性地制定管理策略[5]。在创建阶段，注重信息的准确性和完整性；在存储和检索阶段，強调信息的安全性和便捷性；在保护和销毁阶段，关注信息的保密性和合规性。通过生命周期理论的应用，企业可以实现对电子档案的高质量、高效管理，为企业的信息化建设提供有力保障。

二、企业电子档案高质量管理实践的特点与价值

（一）电子档案的概念与特点

电子档案作为信息化时代的产物，是指通过计算机等电子设备形成、传输、存储和处理的档案。其显著特点在于存储量大、传输速度快，使得企业能够迅速积累、处理和利用大量信息。同时，电子档案易于共享和修改，提高了企业内部的协作效率和信息更新的及时性。然而，电子档案也面临易损、易篡改、安全隐患等问题。由于电子档案依赖于电子设备和网络环境，一旦设备损坏或网络遭受攻击，电子档案的安全性和完整性就可能受到威胁[6]。此外，电子档案的易修改性加大了信息被篡改的风险。因此，在电子档案的管理过程中，必须采取一系列措施确保电子档案的安全性和完整性。

（二）企业电子档案管理的现状与挑战

首先，电子档案的标准不统一，不同系统之间的数据交换和共享存在困难，导致“信息孤岛”现象普遍。

其次，管理不规范是企业电子档案管理的一大问题。许多企业缺乏完善的电子档案管理制度和流程，导致电子档案的存储、检索和使用混乱无序。

最后，安全意识淡薄是当前企业电子档案管理面临的重要问题。一些企业忽视了电子档案的安全风险，缺乏必要的安全防护措施，使得电子档案容易受到攻击和被泄露。

随着电子档案数量的快速增长和复杂性的提高，如何确保电子档案的质量与安全成为企业面临的一大挑战。

（三）电子档案管理的重要性与价值

电子档案作为企业信息资源的重要组成部分，其管理对于企业的运营、决策和文化传承具有重要意义。

一方面，高质量的电子档案管理能够提高企业的信息利用效率。通过对电子档案的规范管理和高效利用，企业能够更快速地获取所需信息，提高决策效率和响应速度。

另一方面，电子档案管理有助于降低运营成本。通过电子化存储和传输，企业可以减少纸质档案的使用和降低存储成本，同时提高信息处理的自动化程度，降低人力成本。

此外，电子档案管理能够增强企业的竞争力和创新能力。通过对电子档案进行深入分析和挖掘，企业能够发现市场趋势和潜在商机，为企业的战略制定和产品创新提供有力支持。

三、生命周期理论与企业电子档案管理实践的结合——以电网企业为例

电网企业作为国民经济的重要支柱，其电子档案管理不仅关乎日常运营的顺利进行，更是企业信息安全和可持续发展的关键。电子档案中存储的各类数据，包括工程细节、运营报告及客户信息等，都是企业核心竞争力的体现。因此，结合生命周期理论对电网企业的电子档案管理进行深度优化，显得尤为必要。

（一）生命周期理论与电子档案的创建阶段管理

在电网企业的电子档案创建阶段，生命周期理论的应用显得尤为关键。生命周期理论强调从电子档案诞生的那一刻起，就需确保其具备高度的规范性和可追溯性。因此，电网企业在创建电子档案时，应首先明确档案的格式、命名规范及存储位置等基本要求。这不仅是为了统一管理，更是为了日后能够快速、准确地检索和利用这些档案。为了确保电子档案的质量，电网企业还需建立严格的审核机制。这包括对电子档案创建过程的实时监控，确保每一步操作都符合规范，在数据录入阶段保持其真实性和完整性。同时，定期对电子档案进行质量审查也是必不可少的环节。通过审查，可以及时发现并解决可能存在的问题，从源头上保障电子档案的质量。电网企业还应注重电子档案的元数据管理。元数据是描述电子档案属性、内容、结构等信息的数据，对于电子档案的管理和利用具有重要意义。因此，在创建电子档案时，应同步收集和整理元数据，为后续的管理和利用提供便利。

（二）生命周期理论与电子档案的存储与检索阶段管理

随着电网企业运营规模的不断扩大，电子档案的数量急剧增长，对存储与检索工作提出了更高的要求。在这一阶段，生命周期理论发挥着重要的指导作用。

一方面，生命周期理论强调建立高效、稳定的电子档案数据库和检索系统。电网企业应充分利用现代信息技术，构建具备高并发、低延迟特点的数据库系统，确保电子档案能够快速、准确地存储和检索。同时，优化检索算法，提高检索效率，使得用户能够迅速找到所需的电子档案。

另一方面，考虑到电网企业电子档案的敏感性和重要性，生命周期理论要求加强电子档案的安全防护工作。采用数据加密技术，对电子档案进行加密处理，防止数据在传输和存储过程中被非法获取或篡改。建立严格的权限控制机制，确保只有经过授权的用户才能访问电子档案。建立防火墙等网络安全设施，有效抵御外部攻击，保障电子档案的安全。

此外，建立完善的备份和恢复机制也是电子档案存储与检索阶段不可或缺的一环。电网企业应定期对电子档案进行备份，确保数据的完整性和可恢复性。制定详细的应急预案，在发生意外情况时能够迅速恢复电子档案数据，保障企业的正常运营。

（三）生命周期理论与电子档案的保护与销毁阶段管理

生命周期理论为电子档案的保护与销毁阶段提供了全面的指导，可确保电子档案在整个生命周期中都能得到妥善管理。

首先，保护电子档案的安全是这一阶段的核心任务。电网企业应建立完善的电子档案保护机制，通过采用先进的加密技术，确保电子档案在存储和传输过程中的机密性。同时，设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问电子档案，防止信息泄露。此外，电网企业应建立防火墙、入侵检测等网络安全防护制度，有效抵御外部威胁，保障电子档案的安全。

其次，除了保护电子档案的安全，电网企业还需关注电子档案的销毁问题。对于已经失去价值或需要销毁的电子档案，电网企业应严格按照相关规定进行处理。销毁电子档案前，应进行充分的审查和确认，确保不会误删重要信息。销毁过程中，应采用安全可靠的方法，如物理销毁或安全删除等，防止电子档案被恢复或泄露。此外，电网企业还应保留销毁电子档案的相关记录，以备后续审计和查证。在电子档案的保护与销毁阶段，电网企业还应加强员工的安全意识培训，通过定期举办安全培训活动，提升员工对电子档案保护的重视程度和操作技能，确保他们能够严格按照规定进行电子档案的管理和销毁工作。

四、生命周期理论指導下企业电子档案高质量管理优化的实践路径

（一）影响企业电子档案管理的内外部因素

企业电子档案管理受到多方面内外部因素的深刻影响。在技术层面，电子档案的存储、传输和处理技术不断更新，要求企业不断跟进并适应新的技术标准。同时，电子档案管理系统的性能和安全性也是技术因素中的重要考量，直接关系到电子档案的质量和安全。人员因素方面，电子档案管理人员的专业素质和操作习惯直接决定了电子档案的管理效果。具备专业知识和技能的管理人员能够更好地理解并执行电子档案管理的要求，确保电子档案的质量和安全。

此外，政策因素是不可忽视的外部影响力量。国家和行业关于电子档案管理的相关法规和标准为企业电子档案管理提供了指导和规范，企业需要遵守这些法规和标准，确保电子档案管理的合规性。

（二）企业电子档案高质量管理优化的实践路径

基于生命周期理论，企业电子档案高质量管理优化需要从多个方面入手。

在技术层面，企业应加大技术投入，引进先进的电子档案管理系统和技术工具，提高电子档案管理的自动化和智能化水平。同时，加强电子档案的安全防护，采用加密、备份、恢复等技术手段，确保电子档案的安全性和完整性。

在人员层面，企业应加强对电子档案管理人员的培训和管理，提升他们的专业素质和操作水平，通过定期的培训、考核和激励措施，激发管理人员的积极性和创造力，推动电子档案管理工作的不断优化。此外，企业应完善相关制度和标准，确保电子档案管理的合规性和规范性，通过制定详细的电子档案管理流程和操作规范，明确管理人员的职责和权限，为电子档案管理提供有力的制度保障。

五、结论与展望

基于生命周期理论的企业电子档案高质量管理研究具有重要的理论和实践意义。深入分析电子档案的生命周期特征和管理需求，结合企业的实际情况和内外部因素，制定针对性的管理策略和实践路径，有助于实现电子档案的高质量、高效管理。未来，随着信息技术的不断发展和电子档案数量的不断增长，企业电子档案管理将面临更多的挑战和机遇。因此，持续关注和研究电子档案管理的新理论、新技术和新方法，对于提升企业的信息化水平和竞争力具有十分重要的意义。

参考文献：

[1]孙琴琴.企业会计档案电子化建设工作优化路径研究[J].中小企业管理与科技，2024（01）：121-123.

[2]胡恒俊.电子化会计档案管理系统对企业效率和风险管理的影响[J].纳税，2023（36）：73-75.

[3]王言伦.电网企业电子会计档案管理探析[J].中国农业会计，2023（22）：12-14.

[4]李嘉亮.天津以专业为抓手绘制“十项行动”施工图[N].中国会计报，2023-11-10（001）.

[5]党昭.信息化背景下企业数字档案馆建设探讨[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2023（11）：70-73.

[6]胡心宇，杨强.核电企业传统载体档案数字化与库房智能化转型实践研究[J].电力大数据，2023（10）：85-92.