新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升对策分析

摘 要：在新形势下，随着经济社会的不断发展与科学技术水平的不断提升，信息资源由过去的模糊化管理轉变为精细化管理，人事档案管理作为各项组织活动的关键性活动，逐渐由传统的纸质档案管理转变为以电子文件为主导的数字化、信息化方向发展。本文围绕新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升对策进行深入分析，并从信息化角度出发，提出可行性较高的人事档案管理创新策略，从而促进干部人事管理工作科学化、规范化发展。

关键词：新形势；人事档案；效率提升

人事档案记录着每一位干部的学习经历、工作履历、社会关系等信息，尤其干部的“三龄两历一身份”的信息审核，是开展组织人事工作的重要环节。在新形势下，档案数据化转变、信息化管理、智能化应用已成为大势所趋，大数据、云计算、数据挖掘等技术为人事档案管理工作带来新思想、新理念。机关事业单位的领导者及人事档案管理人员要充分意识到人事档案高效管理的重要性，适应科技、社会、工作环境的重大变革，积极迎接人事档案管理在大数据、“互联网+”背景下的挑战与机遇，提前谋划布局，制定发展方案，进一步完善人事档案管理质效。

1 新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升的重要性

人事档案管理是各项选人用人工作的重要环节。各单位通过引入新手段、新措施，实现了人力资源的有效配置，提升了档案利用效率，解决了过去收集不齐全、管理不规范、利用不广泛、价值不体现等问题，进一步维护了人事档案在干部工作中的权威性和公信力。

1.1 顺应新时代人事档案管理潮流

在2018年中共中央办公厅颁布的《干部人事档案工作条例》对干部人事档案的利用及审批流程提出严格要求。2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，新时代要进一步提升档案治理效能，加强档案资源建设，强化档案利用服务，加快档案资源数字化转型，做好“存量数字化”“增量电子化”，深入挖掘档案资源，进而为各级党委政府提供参考。在此背景下，为人事档案在未来实现转型升级提供了良好的发展环境，各级部门紧紧围绕政策要求，依托现代科学技术，不断作出崭新改变，全面发挥人事档案在选人用人、干部提拔工作中的作用价值，进一步加强档案信息的抗风险能力，为档案管理工作高质量发展夯实基础。

1.2 推进人事档案管理工作规范化

在人事档案的传统管理模式下，纸质档案保管在库房，在利用时需要人工查档、调阅，整体管理过程繁琐、耗时长、效率低。同时，也给工作人员带来较大压力，影响管理工作的积极性和主动性。在新形势下，通过借助大数据技术、云存储手段，实现人事档案信息的深度整合与海量存储，可积极主动地应对各方面出现的变化及问题，在一定程度上推动人事档案管理工作的有效性、科学性、及时性，彻底根除传统人工管理的固有弊端，实现组织管理体系的创新与变革，也使管理人员获得更好的管理体验[1]。

1.3 推动人事档案服务工作多样化

在过去的人事档案服务模式中，大多是利用者到档案管理部门提交申请审核，由工作人员查找，最后提交反馈，中间过程出现问题需要再申请、再审核。在新形势下，通过人事档案的数字化加工，将数据存储至服务器、存储器，通过系统平台进行信息化管理和全文高效检索，利用云平台、计算机网络等手段，实现人事档案跨时空、跨地区、跨行业利用，在信息集成、数据共享、服务利用等方面优化 干部人事档案的运转服务模式，对于各部门单位深入挖掘人才资源，实现自身科学、良性、可持续发展具有重要促进作用。与此同时，通过严谨的信息化管理机制及安全技术手段，可提高职工档案资料的真实性、完整性、保密性，减少信息缺失、数据泄露等风险问题。

2 新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升存在问题

2.1 档案意识认知不准确

人事档案的重要性众人皆知。但是在部分单位的具体实施过程中，仍存在落实不到位、重视程度较低的问题，即使上级部门下达相关指示，也存在形式主义作风，大多认为人事档案的管理对于本单位工作开展、业务进行、未来发展产生影响较小，无须耗费太多精力，使得容易出现数据保存混乱、人员资料丢失，降低工作效率的同时，对于单位在社会上也存有负面的影响。与此同时，档案管理人员缺乏创新意识，受传统管理模式影响，难以适应新形势下的新挑战，整体的人事档案革新路径面临着较大问题，推动工作高效开展的内生动力严重不足，不仅影响人事档案管理工作的效率、质量，也会制约本单位人力资源相关工作的开展。

2.2 整体管理体系不完善

一是组织建设问题。大多事业单位组织结构比较复杂，各部门之间存在职能交叉，档案管理职能不够集中，尚未设置固定的领导小组统筹全面工作，使得人事档案管理质量及水平参差不齐，出现问题难以责任到人，推诿扯皮现象严重，同时单位缺少人事工作发展规划，发展方向不清晰、任务划分不细致，不利于干部信息利用率的提升。二是制度建设问题。受传统观念因素限制，部分单位缺少现代化理念的引导，未严格落实《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规，人事档案业务管理流程未达到规范化，导致内部各项工作管理混乱、业务流程模糊、职责分配不合理、日常监管不到位的问题频频发生，严重制约了档案管理工作的高效开展。

2.3 干部队伍能力不专业

一是对于人才引进、干部队伍业务提升没有给予足够关注，肤浅地认为人事档案管理工作简单易上手，无需配置过多专业人才，在人员聘用、人才引进上力度不够，使得队伍整体长时间由一两个人负责，管理人才较匮乏，即使存在现代化团队的打造意识也仅仅是纸上谈兵，没有注重新生力量引进工作的落实，难以实现先进技术的应用与业务流程的创新。二是管理人员年龄较大，学历水平、思维模式难以在短时间内适应人事档案新形势转型升级需要，大多人员尚未进行档案业务专题培训便直接上岗，加之部门单位开展理论研究、业务提升、技能培训相关工作较少，干部队伍综合素质长时间停留在初级阶段，信息化管理水平停滞不前，专业化的人事档案管理人才队伍日益萎缩、人员素质下降，严重制约了新时代人事工作的高质量开展[2]。

2.4 系统平台建设不规范

人事档案管理效率的提升离不开先进的管理系统平台，目前大多单位信息化水平较低，主要原因有三方面。一是人事档案数字化建设水平低。整体数字化工作开展较少，质量相对薄弱，业务主管部门没有发挥职能优势，没有统一进行大规模数字化加工工作，导致发展不平衡，难以为后期信息化管理和全方位对外利用提供数据基础。二是信息化建设落后。受理念、财政、人力资源等因素影响，大多单位尚未建立完善的人事档案资源管理利用平台，没有配置与当代信息技术相匹配的档案管理系统，使得先进科学技术难以与人事档案管理工作相结合，技术优势难以得到充分发挥，领导者与管理人员对于信息化管理没有深入探索研究的精神，使得整体档案信息化进展缓慢。三是安全意识薄弱。在人事档案信息化的过程中，没有制定严密周全的安全管理制度，在安全设备采购、安全手段操作等方面仍存在漏洞，无法保障档案信息的安全。

3 新形势下机关事业单位人事档案管理效率提升优化策略

新形势、新时代为人事档案管理工作带来了新思路、新办法，这就需要人事档案管理工作紧跟时代潮流，树立全新档案管理理念及安全意识，不断创新人事档案管理模式，进一步加强信息化基础设施建设，提高档案管理人员专业素质，及时发现问题、分析问题、解决问题，多措并举、多方联动、多点发力，全力推动人事档案管理高效开展。

3.1 增强档案意识，转变思想观念

人事档案是对干部进行综合考察的基础，也是反映干部综合能力的具体体现，加之目前对于干部考察逐渐严格，人事纪律严明，这就需要人事档案管理部门领导者及管理人员：一是增强档案意识，当前形势下对于人事档案高效管理的要求，主动转变观念、创新管理思维，彻底根除过去传统管理模式旧思想，将人事档案管理工作纳入本单位工作重点，强化人事档案管理工作的地位，通过绩效考核、政策宣传、作风建设等方式提高全体人员对于档案工作的思想认识，可定期或不定期邀请当地档案主管部门开展指导和测评工作，营造良好的工作环境。二是提高信息化意识，及时了解与把握当前适用于档案工作的新兴技术手段，在财政资金、人力物力上给予倾斜，在顶层设计层面助力本单位档案信息化工作有效开展[3]。

3.2 完善组织体系，科学制定制度

一是加强组织建设。各部门要配置专门的人事档案管理领导小组，由单位一把手为组长，分管同志为副组长，各业务部门负责同志为组员，负责职能职责划分、工作方案制定、日常工作考核、细化任务分工，整合本单位档案管理力量，提升治理效能，领导小组负责协调解决人事檔案管理工作未来发展的突出困难、问题、矛盾，在单位内部形成“一把手”负总责、分管领导主要负责的衔接顺畅、落实到位、上下联动的工作机制[4]。二是加强制度建设。根据国家政策文件，结合当前工作情况，制定和完善人事档案数字化加工、信息化管理、对外服务新制度，贯彻落实《人事档案管理制度》《人事档案涉密数据保管条例》《人事档案信息化管理实施方案》《数据对外开放注意事项》等制度。在实施中发现其不足并进行详细分析，不断修正完善，整体上推动改进人事档案管理机制，确保各项业务流程有章可循、有法可依，也使人事档案管理者更好地了解工作内涵，摆正工作心态，规范自身行为，进而提高人事档案管理工作的精准性、科学性、权威性。

3.3 打造专业队伍，优化培训手段

新形势下科学技术的更新与人事档案管理业务人才有着直接关系，其工作效率的提升、新时代新要求的贯彻落实，离不开一支综合能力强、专业水平高的干部队伍。这就需要人事工作主管部门：一是强化专业人才引进。认识到人力资源对于本单位人事档案高水平开展的重要性，通过争取政策支持、福利倾斜等手段，面向社会高校、科技企业、人才中心进行全面选拔，按照专人专岗的要求，积极吸纳既懂得人事档案管理技能，又了解现代科学技术，作风正派、素质过硬的优秀人才从事干部人事档案工作，进而提升单位人事档案管理工作团队的整体水平，促进单位人事档案管理的健康发展[5]。二是强化业务培训。领导小组要定期安排档案管理人员开展理论学习、专项研讨、技能比武等继续教育活动，使员工全面掌握信息化技术与档案管理工作的融合办法，提高其专业素养和管理能力。可带领业务骨干前往发达地区学习人事档案管理经验，开阔眼界、开拓思路，寻找适合自己的方式方法，使其对人事档案管理工作充满使命感与求知探索精神，激发干部队伍内在动力及工作热情。

3.4 构建先进平台，实现安全管理

一是强化数字资源建设。领导小组要充分发挥主观能动性，采取集中归档的方式将散落在各业务科室的档案文件进行收集整合，并深入市场调查研究，选择有涉密资质的公司开展数字化加工工作，不断扩大人事档案数据库，为后期开展各项管理利用工作打下坚实基础。二是加大研发投入。在系统建设初期，要定期向上级部门申请人事档案信息化专项资金，在硬件采购、软件开发、技术应用、日常运维等方面提供财政保障。同时要积极引入大数据、云计算、人工智能等先进科学技术，及时更新人事档案管理系统，满足本单位人事档案管理工作中的切实需求[6]。三是完善安全体系建设。在系统平台建设时要配套设置漏洞扫描、安全审计等安全硬件设备，同时保证服务器、计算机终端安装杀毒软件，全面推行信息加密、人脸识别、访问限制、数字签章等安全技术手段，为人事档案管理打造一个良好、安全和简便的环境氛围。

结语

人事档案管理对于各部门单位的发展壮大有着紧密联系，需要领导者与管理人员紧跟时代步伐，主动转变管理思想，不断改进完善管理模式，积极改革创新管理方式与理念，提高管理水平及质量，促进人事档案管理工作向科学化、规范化、安全化发展，充分发挥现代科学技术动能优势，全面构建完善人事档案管理利用体系和档案管理质量，彰显干部人事档案的资政育人作用和重要凭证价值，奋力书写新时代人事档案管理新篇章。

参考文献

[1]罗嘉璇.大数据时代事业单位干部人事信息管理[J].文化产业，2023（21）：61-63.

[2]任玉莲.干部人事档案专项审核的探索与实践[J].人才资源开发，2023（19）：28-30.

[3]康婕.事业单位人事档案管理的必要性与优化策略探讨[J].办公室业务，2023（17）：125-127.

[4]刘岩.数字化背景下事业单位人事档案管理工作分析[J].黑龙江档案，2023（04）：210-212.

[5]凌霜.信息化背景下人事档案管理的创新研究[J].办公室业务，2023（17）：94-96.

[6]朱翠萍.大数据背景下事业单位干部人事档案管理探讨[J].黑龙江档案，2023（04）：153-155.

作者简介：杨翠蓉（1976— ），大学学历，韩城市人力资源档案管理中心馆员，主要从事人事档案管理和档案数字化。