大数据背景下人才档案高效管理路径研究

摘 要：新阶段的人才档案管理需要顺应大数据时代要求。本文以卫生健康系统为例，认为在大数据背景下人才档案管理面临着技术、共享、思维和安全困境，需要从健全支撑体系、优化数据赋能、加强深度开发、强化安全建设等方面予以改进。

关键词：大数据；人才档案；高效管理

大数据发展为数字中国建设注入了发展新动能、赋予了发展新内涵、开启了发展新时代。档案信息化作为数字中国建设的重要部分，主管部门要抓住历史发展的重大机遇，推动大数据与档案高效管理相融合，提升人才档案治理能力和效能提升。

1 大数据背景下人才档案高效管理的必要性

大数据技术是信息化发展的新阶段，推动着档案管理模式的变革创新，开启了档案信息化建设的新阶段。适应新形势的需要，必须转变传统管理方式，提升档案高效管理水平。

1.1 顺应时代发展的必然选择

大数据技术作为一种新的数据管理和处理方法，是人才档案管理智能化、轉型升级的重要工具。这一技术让人才档案管理进入数字化阶段，实现了革命性的管理方式转变。这些结构化、半结构化和非结构化的档案数据具有规模化、多样性的特点，将人才档案资源的利用更加精准、安全、智能化，提升档案服务社会效果。在数字化时代，档案管理者需要树立大数据思维，依托现代技术将静态档案转化为动态资源。同时，深入挖掘档案资源潜能，发挥大数据预测和识别功能，推动精准决策。

1.2 实现档案全生命周期管理的必然要求

传统静态化的档案管理模式存在管理与利用的两难困境：一是管理难度大，特别是人才档案中年龄核实、学历匹配、知识结构都是人工模式，效率低、错误率高；归档溯源难，人才数据是选人用人的重要参考，若出现档案造假问题难以查找根源；二是开发利用效率较低，高效地利用人才档案能够实现工作效果的最大化，但是传统台账和报表查询难以实现开发利用的规范化、科学化。数字技术实现了档案全周期管理，推动形成以人才电子档案为核心，查询利用业务协同为牵引，将云计算、大数据、区块链、人工智能等技术融合在一起管理体系，在云平台+大数据的有力支撑下，能够持续开展数据治理和数据挖掘，更好地应对海量档案数据的涌入和开发利用的需要。

1.3 发挥人才档案价值的应然要求

档案是人才求学、工作、思想、科研能力的最原始记录，是进行评价的第一手资料。对于政府而言，要做到人才“引得来”，更要做到人才“留得住”“用得好”。这就需要对档案进行数据挖掘，制定好合理的人才应用方案，及时了解人才需求和特长，提供针对性服务。卫生健康主管部门可依据医疗机构专业发展和人才急需情况，通过人才数据库合理配置医疗人才资源。大数据档案管理形成多元化和人性化的利用方式，能够及时更新人才信息，为政策制定提供精准完整信息，因此，档案信息资源优势促使管理方式的转型，构建互联互通的人才档案利用机制，推动人才治理模式现代化。

1.4 档案管理新模式的客观要求

数字化工作模式已成为档案管理方式主流。2022年我国新增12家全国示范数字档案馆、26家国家级数字档案馆。同时，开展电子文件归档与电子档案管理工作，确定65家机关业务系统和38家建设项目电子文件归档和电子档案管理试点单位。人才档案管理要紧跟时代发展趋势，着力破解数据资源分散、标准不统一、数据质量不高等问题，降低数据“物流”成本，畅通数据内外循环，将档案管理网络从线下覆盖到线上，推进人才数据资源管理模式由“量变”向“质变”升级。

2 大数据背景下人才档案高效管理的现实困境

2.1 技术困境

大数据技术为档案价值发挥拓展了新的空间，特别是分析和挖掘技术将大量零散的、不完全的、模糊的隐含在档案中具有潜在价值的数据挖掘出来，提炼更多有用的知识和信息。目前来看，卫生健康系统人才档案管理中大数据技术应用尚处于起步阶段，档案管理还停留在数据管理阶段，未能使大数据潜能释放出来。在大数据应用中还存在人员技能不足的困境，卫生人事管理部门利用新技术的能力较弱，主动学习的意识不足，大数据工具主义应用不到位，无法在海量数据中挖掘出档案的规律性，仅仅停留在查询阶段，未能实现数据资源优化配置。

2.2 共享困境

卫健系统作为高度专业化的领域，人才档案合作共享机制不健全，各医疗机构的人才档案作为不同数据源存在，有的不能共享利用，形成档案数据孤岛。卫健管理部门缺乏数据开放动力，由于其掌握的数据有一定的敏感性而趋于保守态度。档案信息会涉及个人隐私，档案信息的共享和合作更是涉及个人的人身安全问题。与此同时，基础数据源的缺失也是重要阻碍，共享数据发展的前提条件是要有丰富的数据源，但卫健档案数据化程度还远远落后于大数据时代的需求。单从各级人才档案应用系统、数据模式角度考虑，如果将这些数据利用共享起来，就遇到数据源不全、数据格式不统一、隐私问题等。

2.3 思维困境

人才的竞争日益激烈，筑巢引凤、留好人才成为卫健系统做好工作的基本点。但是如何为人才营造良好的工作氛围，创造更优地环境、打造更优地高地，这就需要人才个性化出发，挖掘人才档案数据，为政策制定提供决策参考。目前，卫健系统档案处于数据采集阶段，数据利用和生产还未破题，主要原因是对数据资源的认识不足，只认识到大数据技术带来的查询便利，而未认识到通过档案数据生产，能够为人才中心工作提供更大的智力支持。卫健部门一直专注于挖掘已有数据，并发现和挖掘人才档案延伸的数据，管理部门需要进行数据战略转移，诸如分析人才生活方式和家庭条件信息，并以此为基础提供个性化服务，更有针对性为人才提供帮助和解决需要，实现打造最优人才环境的目标。

2.4 安全困境

档案数据的处理与安全一直是关注的焦点，尤其是人才档案的政治性、保密性、服务性决定了其对安全利用和处理需要更高的要求。人才档案管理不仅需要做好控制谁可以访问哪些数据，也需要知道数据的来源、谁在拥有或进行控制、档案数据是否已被修改和其他有关档案信息管理的可靠性和安全性。人才档案安全管理与大数据要求还有较大差距，主要表现在：访问机制不健全，账户管理审核机制不到位，产生传统的身份认证、数据加密手段适用性问题；数据公开、共享、传输等环节安全漏洞较多；在档案数据收集、存储、挖掘等应用时，面临着需要加强个人隐私保护的难题。

3 大数据背景下人才档案高效管理的路径

卫健系统人才档案管理部门要树立大数据思维，主动适应大数据时代要求，走出一条适应本领域档案高效管理的新路。

3.1 健全支撑体系

卫生人才始终处于一个动态流动、发展变化的状态。抓好人才档案管理体系建设，对于做好卫生人才总体估算、人才政策供给有效性评价、服务人民健康具有重要意义。一是理顺管理体制。卫健系统人才档案目前是行政管理部门和医院双管理体制，既有管理的优势，也存在人才使用不顺畅、统计利用难度大的问题。要着眼于推进卫健领域档案治理能力现代化要求，建立以行政管理部门为主导，各方共同参与的治理体制。管理部门要构建覆盖全域的专业人才档案管理系统，辖区内卫生人才档案信息进行统一信息汇总；医院在自主招聘人才中，要系统分析人才结构，释放治理效能。二是强化资金要素保障。卫健部门要始终把支持档案管理工作放在突出位置，更大力度向数据化管理倾斜，确保资金投入与数据化建设任务相适應。要坚持结果导向，建立全过程档案资金管理机制，在预算编制环节科学谋划资金流向，明确绩效目标，将资金的分配和使用管理与支持档案事业发展实际成效紧密结合。三是强化档案管理人才队伍建设。要深入把握新时代档案事业发展要求，全方位谋划档案人才培养体系建设，充分激发和释放档案人才对治理效能的关键性作用，聚焦档案数据化建设、档案开发利用等重点领域，培养一批高素质复合型的档案人才，提升档案服务水平。在保障条件上下功夫，在职称晋升、生活待遇方面充分保障；在能力提升创造条件，加大与高校人才培养力度，定期开展专题培训，提高专业本领。要在艰苦岗位上培养人历练人，将年轻同志在档案管理示范单位创建、数字档案室建设等工作上当先锋，培养行家里手。

3.2 优化数据赋能

人才档案工作趋向于大服务化、大档案化、大平台化，要对档案管理流程进行优化，运用现代化技术手段，促进档案管理工作的发展。一是树立“数字赋能、融合发展”的理念。积极探索卫健系统档案管理各部门间数据、技术、业务的协同工作机制，通过数据分析技术对人才队伍进行系统分析，建立人才专项数据库，对人才的基本情况、生活情况、专业特长等信息进行识别分类，精准掌握干部的发展情况，多维度、可视化展示干部风貌，为上级发挥引才优势、制定引才政策提供有力参考。二是人才档案数据互联互通。要打破部门间“数据壁垒”，建成贯通卫建系统人才“数据池”，依托档案数据挖掘建立人才识别入库模型，按照学科方向、专业特长、学历等自动形成人才信息分类“仓库”，根据分布式数据库服务架构及规模化存储支撑，动态呈现卫健系统人才总量、层次、分布等信息。要构建档案部门与组织、人社部门档案数据共享机制，对接重点人才项目政策，将档案数据人才库与其他部门专项人才数据库相连接，自动抓取政策规定的专业、地域、年龄、层次等关键信息，为人才发展提供更精准的信息服务。同时，档案管理部门也可以借助数字化管理系统，建设人才资本价值评估体系，构建衡量人才发展价值指数模型，以档案数据助力人才管理质变。

3.3 加强深度开发

人才档案重要的价值实现路径在于开发利用。卫健人才档案中蕴含着白衣天使守护生命的感人事迹，诠释着“敬佑生命、救死扶伤、甘于奉献、大爱无疆”的职业精神，是进行职业道德教育和爱国主义教育的重要素材。一是建立档案开发机制。以往人才档案的开发利用都是基于利用者的需要和诉求。大数据时代行政部门要转变档案服务理念，借助知识学习、机器学习等人工智能手段，变被动为主动，更好地为决策部门提供个性化服务。要加强信息整合和提取能力建设，拓展人才档案信息来源渠道，善于从海量档案信息中迅速捕捉到关键点，并进行深入分析。二是加强多类别文本的数据交换。卫健系统档案系统多样，要拓展档案数据应用覆盖范围，着力破解关键信息的跨类别文档交换，更有利于信息提取。三是加大编研开发力度。着力挖掘档案信息中的先进典型、优秀人物，在平凡中挖掘时代华章。安徽卫生系统编纂了《十大好医生集锦》《档案背后的大医者》等，从原始档案中挖掘优秀事迹，以档案的真实性使人物形象更加丰满。郑州市举办《档案中的好医生风采展》，用医生的荣誉表彰、个人事迹档案等，弘扬先进典型，展现医师风采。

3.4 强化安全建设

信息安全是人才档案管理的重中之重，所有数据的应用必须以安全为前提。一是加强源头规范化。档案利用和安全需要以真实性和可靠性为基础，人才档案在归档时必须做好档案原始性、真实性的审核工作，规范有序地档案收集准入环节，为构筑安全可靠的利用体系建立基础。二是加强存储介质安全保护。人才档案数据的长期保管，要充分考量存储媒介的容量、使用年限、可靠性，有针对性地加强备份工作；要根据人事档案管理有关规定，建立档案保管期限和安全分级措施。三是加强数据监测。对不同存储要求的数据资源建立网络安全监测预警，定期开展软硬件系统巡检，及时排查安全隐，强化关键信息基础设施防护，筑牢数字档案系统的“安全网”。四是构建人防物防技防“三位一体”档案安全体系。将信息化安全风险评估纳入常态化管理，推进档案基础设施设备和系统软件自主可控。加强档案管理创新能力建设，提升安全运维专业化水平。

结语

大数据时代人才档案管理能够预测人才发展趋势、可视化人才工作经历、高效配置人才资源，为党委政府决策提供有力支撑。面对新形势新任务，卫健人事管理部门要及时转变管理理念，突破思维定式，以数字技术为依托，树立社会化信息档案资源整合的总体思路、系统架构和技术工具，挖掘人才档案内在价值，提升档案管理的效率和质量，实现人才档案工作的现代化和智能化。

参考文献

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作者简介：姜璐璐（1978— ），大学学历，济南市卫生健康人才交流服务中心馆员，工作及研究方向：人事档案管理。