基于“以人为本”理念的人事档案管理工作研究

摘 要：近年来，“以人为本”管理理念受到各领域广泛关注，人事档案管理工作也不例外。但结合实际人事档案管理工作发现，现行的企事业单位人事档案管理存在一些问题，如管理理念创新意识有待加强、缺乏“以人为本”的意识等。文章提出了一系列基于“以人为本”理念的人事档案管理策略，包括更新管理理念、树立“以人为本”的档案管理方针、开展档案职业生涯规划服务以及强化档案管理人员的培训力度等，以供参考。

关键词：“以人为本”理念；人事档案管理；企事业单位

中图分类号：G271 文献标识码：A

在现代管理环境下，人事档案管理是企事业单位管理的重要组成部分，不仅可以规范人事管理流程，还能够全面反映员工的发展和变化，是促进人力资源合理配置和优化利用的关键环节。但结合实际人事档案管理工作发现，部分企事业单位在人事档案管理工作方面仍需改进，管理模式有待创新，亟须提高管理水平。

一、企事业单位人事档案管理的重要性

1.规范人事管理

人事档案管理工作是企事业单位人事管理的重要组成部分，该工作需要遵循国家有关法律法规和政策规定，按照统一的标准、程序和方法，对人事档案展开收集、整理、归档、保管、利用和监督，确保人事档案的真实性、完整性和安全性。同时，企事业单位人事档案管理工作要与人事管理的其他环节相衔接，做到相互协调和相互制约，为人事管理的决策、执行、监督和评估提供可靠的依据和参考，保障人事管理的公正、合理、透明和有效。

2.反映人员的全面情况和发展变化

企事业单位人事档案是职工的历史记录和现实写照，可以被视作职工的第二身份证和个人档案。通过充分发挥人事档案的记载和反映功能，全面、准确、及时地收集、记录和更新人员的基本情况、学习经历、工作经历、思想品德、业绩表现和专长爱好等方面的信息，能够动态反映人员的全面情况和发展变化，为人员的培养、使用、考核、激励和保障等提供客观的依据和参考，促进人员的成长和发展。

3.促进人力资源的合理配置和优化利用

作为人力资源的重要组成部分，人事档案属于人力资源的信息资源，是人力资源的开发利用的重要手段。只有充分发挥人事档案的配置功能和利用功能，科学、合理地收集、整理、分析、评价和利用人事档案中的人力资源信息，才能更好地为人力资源规划、配置、开发和利用等提供依据和参考，实现人力资源的合理配置和优化利用，进而提高人力资源的质量和效益，满足企事业单位的核心竞争力提升和长期可持续发展的需要。

二、企事业单位人事档案管理常见问题

1.管理理念落后

当前，我国部分企事业单位人事档案管理还存在一些突出问题，人事档案管理理念有待改进。例如，缺乏规范意识、创新意识等。部分企事业单位人事档案管理工作人员没有充分认识到人事档案工作的重要性。此外，未能较好把握人事档案工作的新形势、新任务和新要求。人事档案管理工作人员的政治素质、专业能力和水平不高也属于常见问题，制约了人事档案的价值发挥和利用水平的提高，企事业单位的长期可持续发展也会受到一定负面影响。

2.档案管理缺乏人本意识

档案管理是一项技术服务的工作，其目的是更好地服务于档案的利用者和被利用者。因此，档案管理应该以人为本，从人的角度出发，满足人的合理需求，保护人的合法权益，促进人的全面发展。但是，现阶段部分企事业单位人事档案管理缺乏人本意识，对档案所有者的尊重和关怀不足、对档案使用者的服务和支持水平不高等。如果档案管理人员没有及时收集、整理、更新和核实档案所有者的基本信息、工作经历、业绩成果以及奖惩情况，就可能对职工的个人形象和职业发展造成负面影响。此外，对档案使用者的档案利用目的、方式和范围不够了解，无法提供个性化、差异化、多样化的档案服务也属于常见问题，直接影响了档案服务质量。

3.未能关注职工发展

企事业单位人事档案管理的一个重要目的是为职工的发展提供支持和服务，通过人事档案的收集、整理、保管和利用，可及时反映职工的工作表現、能力水平、成长轨迹以及培训需求。为职工的岗位调整、职称评定、培训教育和奖惩激励等提供依据和参考，促进职工的职业发展和个人成长。然而，很多企事业单位往往忽视了这方面的工作，没有充分发挥人事档案的服务功能，容易出现人事档案内容不全面、利用不充分，相关沟通不畅的情况。例如，企事业单位的人事档案管理工作未能对职工的工作业绩、专业技能、培训经历和奖惩情况等及时记录和更新，忽视对档案的利用和开发，导致人事档案成为一种“死”的资料也属于常见问题。上述问题使得职工的工作和发展状况无法通过档案及时准确反映，职工培训计划和发展规划制定也难以利用档案信息，对职工发展造成不良影响。

三、“以人为本”视域下企事业单位人事档案管理策略

1.更新管理理念

管理理念是人事档案管理工作的灵魂和核心，决定着人事档案管理工作的方向和目标，并影响管理的效果和质量。为更新管理理念，可从以下几方面入手：

第一，树立政治化理念。在政治化理念下，需要将人事档案工作放在党的政治建设和组织建设的高度，将人事档案工作作为党的建设和事业发展的重要支撑。在具体实践中，企事业单位人事档案管理工作应坚持和加强党的全面领导，坚持党要管党、全面从严治党，坚持德才兼备、以德为先、任人唯贤，坚持科学管理、改革创新，服务广大干部人才，进而满足企事业单位的长期可持续发展需要。

第二，树立法治化理念。法治化理念的树立极为关键，这要求企事业单位将人事档案工作放在法治轨道上推进，严格遵循《档案法》《干部人事档案工作条例》等法律法规和规章制度。这一过程应按照统一的标准和要求，做好人事档案的建立、收集、整理、归档、保管和利用等工作。及时处理人事档案中的错误和矛盾，有效防范和化解人事档案风险。此外，企事业单位人事档案管理工作还应坚持依法管理、坚持公开透明、坚持权责一致、坚持规范有序，持续提高人事档案管理的规范性和法治化水平。

第三，推动管理理念创新。创新属于企事业单位人事档案管理的内在动力和重要手段，人事档案工作应与时俱进，把握人事档案工作的新形势、新任务和新要求，动态创新人事档案工作的理念、方法、模式，大力推进人事档案工作的信息化、数字化和智能化建设，人事档案的资源价值和文化价值才能够更好发挥，人事档案的开放利用和服务水平也才能够随之提高。为实现该目标，必须聚焦理念、方法、技术和软硬件方面的更新，同时做到因地制宜、坚持问题导向和坚持持续改进，以此持续提高人事档案管理水平。

2.树立“以人为本”档案管理方针

人事档案管理是企事业单位人力资源管理的重要组成部分，也是企事业单位改革发展的重要保障。为提高企事业单位人事档案管理的水平和质量，必须从“以人为本”视域出发，实现档案管理与人力资源管理的有机融合及协同发展，具体需要树立“以人为本”的档案管理方针，尊重人的价值和尊严，关注人的需求和发展，体现人的主体地位和作用，具体可从以下几方面入手：

第一，尊重档案所有者的权益。档案所有者是档案的主人，也是档案的第一责任人，其对档案的真实性、完整性、安全性和利用效率有着最直接的利益关系。因此，应该尊重档案所有者的权益，保障其知情权、参与权、监督权和反馈权等，让档案所有者对档案的收集、整理、更新、核实、提供、转递、借阅和复印等有所了解，且能够适时参与、监督和反馈，使其真正成为档案管理的主体和参与者，而不是被动的旁观者。在具体实践中，企事业单位应建立档案信息反馈机制、核实机制和更新机制。

第二，关注档案使用者的需求。档案使用者与档案的真实性、完整性、安全性和利用效率有着最直接的关系，只有关注其需求，才能更好地满足档案使用者的查询、借阅、复制和引用等需要。因此，应设法建立健全档案信息查询、借阅和引用等机制，根据档案使用者的不同查询需求，提供不同查询方式，包括线上查询、线下查询、电话查询和邮件查询等。同时，需要提供不同借阅条件并设置不同的权限，档案使用效率及安全性可由此得到更好的保障。

3.开展基于档案的职业生涯规划服务探索

职业生涯规划是指个人根据自身的兴趣、能力、价值观和职业目标，结合社会和组织的需求和机会，制订和实施的职业发展计划。企事业单位人事档案管理工作应该为职工的职业生涯规划提供高水平的服务和支持，帮助职工认识自己、优化决策、实施行动、评估效果和调整方向，促进职工的职业发展和个人成长。具体而言，应开展基于档案的职业生涯规划服务探索，可从以下几方面入手：

第一，全面记录和反映职工的职业生涯发展状况。企事业单位应该根据职工的职业生涯规划的内容和流程，制定职工职业生涯规划档案收集范围和标准，不仅要收集职工的基本信息，还应聚焦职工的职业兴趣、职业能力、职业价值观和职业目标等，使档案能够全面、客观、准确地反映职工的职业生涯发展状况。同时，企事业单位还应该建立档案更新机制，定期對职工职业生涯规划档案进一步核查、补充和修订，及时消除和补充其中的错误和遗漏，保证档案的真实性和时效性。

第二，提供和推送职业生涯规划服务和信息。根据职工职业生涯规划档案的内容和特点，企事业单位应提供职工职业生涯规划的基本知识和方法以及个性化和定制化的服务与信息。例如，企事业单位可以利用档案分析职工的职业兴趣和能力，提供职业发展方向和岗位选择建议。同时，档案也可以用于职工的职业目标和计划评估、职业行动和效果监测，不仅可以为职工提供有针对性的培训资源和机会，还能够向职工提供价值较高的反馈和调整意见。

第三，强化基于档案的沟通。为满足职工的职业生涯规划参与和知情权，企事业单位在做好职工职业生涯规划档案保密工作的同时，还应积极与职工沟通及交流，在一定程度上保证职工的参与权和知情权，以此助力职工职业生涯规划。具体实践应结合企事业单位内部信息反馈机制，向职工及时传递职业生涯规划档案的收集、整理、变更和利用等情况。

4.强化档案管理人员的培训力度

在“以人为本”的档案管理探索中，还需要设法强化档案管理人员的培训力度，保证培训方式的多样化与实践性，具体可采用以下措施：

第一，线上和线下结合的培训模式。企事业单位可以设计一个多阶段的培训计划，初期通过线上平台提供基础知识的学习，随后在线下组织研讨会进一步深入学习和实践操作。具体实践可考虑实施“档案管理卓越计划”的培训项目，项目的第一阶段通过在线课程覆盖了基础的档案管理知识和最新的法规政策，第二阶段则是线下集中培训，包括模拟档案处理场景、专家互动和小组讨论，以增强实际操作能力和解决问题的技能。

第二，案例研讨和角色扮演。通过实际案例的分析和角色扮演，管理人员能够更好地理解理论知识在实际工作中的应用，这一过程中参与者需要分析真实或模拟的档案管理案例，并在角色扮演中模拟处理各种情景。例如，在某企事业单位针对中级档案管理人员的培训班中，组织者引入了一个关于数据被泄露的模拟案例。参与者被分配到不同的角色，如档案管理员、IT支持、法律顾问等，以模拟实际的危机响应过程。通过这种方式，参与者不仅学习到了危机管理的理论知识，还能够体验到在紧张情境下的决策过程。

第三，专家讲座和研讨会。企事业单位还应定期邀请行业专家举办讲座和研讨会，保证档案管理人员能够及时接触最新的行业动态和前沿技术。这种方式不仅提供了学习的机会，还促进了专业交流和思想碰撞。具体实践可考虑举办以“数字化档案管理”为主题的研讨会，邀请同类单位档案专家分享其在数字化转型过程中的经验和挑战，这一过程中档案管理人员不仅能够了解新技术的应用，还能够通过与专家的互动获得宝贵的建议。

第四，持续学习机制。应设法鼓励档案管理人员持续学习，如参加在线课程、订阅专业期刊等，保持其专业知识的更新和拓展。具体实践可基于人本理念，打造档案管理人员的学习社区，并提供在线学习资源，社区成员可以访问最新的在线课程、专业文章和研究报告，并在论坛上与同行交流经验和见解，辅以一定奖惩机制，可保证档案管理人员真正形成终身学习意识，更好地为企事业单位提供人事档案管理等服务。

四、结论

综上所述，企事业单位在人事档案管理工作中实施“以人为本”的管理理念具有重要的现实意义和深远的影响。通过更新管理理念，开展针对性的职业生涯规划服务，可以有效提升员工的满意度和职业发展水平。此外，强化档案管理人员的培训力度，不仅提升了管理效率，还增强了档案管理工作的专业性和系统性。未来，企事业单位应继续探索和实践“以人为本”的管理模式，不断适应社会发展的新趋势，进一步优化人事档案管理工作。

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（作者单位：水利部珠江水利委员会档案馆）

作者简介： 田侦 （1983—），女，汉族 ，广东梅州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。